Pytania o księgi uczniów i arkusze ocen od roku szkolnego 2017/2018

Data publikacji: 7 lipca 2017 r.
Poleć znajomemu
Pytania o księgi uczniów i arkusze ocen od roku szkolnego 2017/2018

Wskutek przejścia uczniów do innych szkół, przekształcania i likwidacji placówek dyrektorzy mogą mieć problem z prawidłowym kontynuowaniem prowadzenia ksiąg uczniów i arkuszy ocen. Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej zadawanych pytań, które ułatwią prowadzenie dokumentacji nauczania w nowym roku szkolnym.

PYTANIE 1. Nowa księga dla uczniów szkoły branżowej

Czy dla uczniów klas I branżowej szkoły I stopnia, którzy rozpoczną naukę 1 września 2017 r., należy założyć nową księgę uczniów, czy można wpisywać ich do obecnej księgi uczniów ZSZ?

Z dniem 1 września 2017 r. dotychczasowa zasadnicza szkoła zawodowa staje się branżową szkołą I stopnia. W latach szkolnych 2017/2018-2019/2020 w branżowej szkole I stopnia prowadzi się klasy dotychczasowej zasadniczej szkoły zawodowej aż do czasu likwidacji tych klas. Tylko do wymienionych klas stosuje się przepisy dotyczące dotychczasowych zasadniczych szkół zawodowych. Dla uczniów klasy I branżowej szkoły I stopnia należy założyć nową księgę uczniów, ponieważ powstaje nowy typ szkoły określony ustawą Prawo oświatowe.

Szkoła prowadzi księgę uczniów. Do księgi wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole oraz oddział, do którego ucznia przyjęto. W księdze uczniów odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Wpisów w księdze uczniów dokonuje się chronologicznie według dat rozpoczęcia nauki w danej szkole (§ 6 ust. 1-3 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania…).

PYTANIE 2. Brak miejsca w arkuszach ocen do wpisania klasyfikacji

W klasie VI szkoły podstawowej, do zakończenia nauki w klasie VIII, obowiązują arkusze ocen uczniów założone na drukach wg dotychczasowych wzorów (nr 53, 53a). Co robić w sytuacji, gdy zabraknie kolumn (stron) do wpisywania wyników klasyfikacji rocznej lub końcowej?

Rzeczywiście, kontynuowanie prowadzenia arkuszy ocen dla przyszłorocznych uczniów klas VII, a następnie VIII, na rozpoczętych obowiązujących drukach arkuszy może skutkować brakiem wystarczającej liczby kolumn na wyniki klasyfikacji rocznej i końcowej.  Wychowawcy klas wypełniając arkusze ocen dla uczniów starszych klas, powinni zachować czujność i nie wypełniać ostatniej (ósmej strony), jeśli klasyfikacja nie oznacza ukończenia szkoły. Ostatnia strona przeznaczona jest na ostatnią klasyfikację roczną (dającą uczniowi ukończenie szkoły) oraz klasyfikację końcową.

Jeśli okaże się, że uczeń jeszcze nie kończy szkoły, a strona siódma (przedostatnia) jest zapełniona, należy:
  • dołączyć do arkusza dodatkową kartkę o numerach 5 i 6 (kartka środkowa arkuszy),
  • stronę nr 6 przenumerować na 7a (zgodnie z obowiązującą procedurą usuwania błędów, czyli czerwonym kolorem przekreślić i nad nim wpisać nowy numer strony, z datą i podpisem osoby wypełniającej arkusz), a stronę piątą wyzetować,
  • na pierwszej stronie nad skalą ocen wpisać informację, że do arkusza ocen dodano stronę 7a.
PYTANIE 3. Przejście ucznia do innej szkoły a zakładanie nowego arkusza ocen

Do klasy V doszedł nowy uczeń. W szkole używa się od roku dziennika elektronicznego. Czy dla tego ucznia zakłada się elektroniczny arkusz ocen czy papierowy?

Decyzja co do formy arkusza ocen tego ucznia jest wewnętrzną decyzją szkoły. Pytanie prawdopodobnie bierze się stąd, że pozostali uczniowie klasy V mają arkusze ocen założone w formie papierowej, ale nie stanowi to przeszkody do tego, by nowemu uczniowi założyć arkusz ocen w postaci elektronicznej.

Dodatkowe funkcje dzienników elektronicznych, takie jak możliwość drukowania arkuszy ocen, stanowią duże ułatwienie w pracy nauczyciela. Wypełnienie danych osobowych i innych ucznia w dzienniku elektronicznym daje możliwość ich łatwego i szybkiego przeniesienia do arkusza ocen, ma założenie wersji papierowej będzie wymagało ponownego nanoszenia tych wszystkich danych ręcznie.

W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły po co najmniej jednym roku nauki, a w przypadku szkoły policealnej dla młodzieży i szkoły dla dorosłych – po co najmniej jednym semestrze nauki, przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia, pełnoletniemu uczniowi albo słuchaczowi kopię arkusza ocen ucznia albo słuchacza poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły, a rodzice ucznia, pełnoletni uczeń albo słuchacz potwierdzają podpisem otrzymanie kopii tego arkusza ocen (§ 15 ust. 6 rozporządzenia z 29 sierpnia 2014 r.).

Należy pamiętać, że odpis arkusza ocen tego ucznia z poprzedniej szkoły jest nierozerwalną częścią arkusza zakładanego w nowej szkole. Bez arkusza z pierwszej szkoły – arkusz założony w drugiej jest niekompletny.
PYTANIE 4. Księgi i arkusze ocen dla uczniów gimnazjum włączanego do podstawówki

Czy po włączeniu gimnazjum do szkoły podstawowej 31 sierpnia 2017 r. należy zamknąć Księgę uczniów gimnazjum, a uczniów klas II i III przepisać do księgi uczniów szkoły podstawowej i nadać im nowe numery i założyć nowe arkusze ocen? Czy kontynuować zapisy w księgach i arkuszach włączonego gimnazjum? Czy zakładać nowe księgi uczniów dla szkół podstawowych czy kontynuować zapisy w księgach dotychczasowych szkół sześcioletnich?

Zgodnie z ustawą Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe:

  • art. 129 ust. 9 – „ „Do klas, o których mowa w ust. 8, stosuje się dotychczasowe przepisy dotyczące gimnazjów.” [czyli do klas dotychczasowego gimnazjum w przypadku przekształcenia gimnazjum w szkołę podstawową oraz do klas dotychczasowego gimnazjum w szkole podstawowej, do której włączono gimnazjum];
  • art. 308 ust. 2 Do uczniów i słuchaczy dotychczasowego gimnazjum stosuje się przepisy dotychczasowe
  • art. 308 ust. 10 „Uczniowie klas, o których mowa w ust. 8 [patrz wyżej], otrzymują świadectwa ustalone dla dotychczasowych gimnazjów, opatrzone pieczęcią gimnazjum,
  • art. 363 „Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie (…) art. 22 ust. 2 pkt 5 (…) ustawy z mienianej w art. 15 zachowują moc do czasu zakończenia kształcenia odpowiednio w dotychczasowym gimnazjum (…)” [czyli przepisy rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r.].

Ponieważ w przepisach przejściowych nie ma szczegółowych zapisów odnoszących się wprost do kwestii prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania w gimnazjum po reformie, należy rozumieć, że wymienione wyżej przepisy obejmują, m.in. prowadzenie księgi uczniów gimnazjum oraz arkuszy ocen, czyli obowiązuje kontynuacja dotychczas prowadzonej dokumentacji przebiegu nauczania.

Za takim tokiem myślenia przemawia również § 29 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych brzmiący: „Arkusze ocen uczniów szkoły podstawowej, gimnazjum i szkoły ponadgimnazjalnej, założone na drukach według dotychczasowych wzorów, są prowadzone na tych drukach do czasu zakończenia przez ucznia nauki w danej szkole”.

PYTANIE 5. Przejście uczniów klas VI do innej szkoły – co z arkuszami ocen

Jesteśmy szkołą podstawową. Od 1 września kl. VI mają przejść do gimnazjum. Co z arkuszami ocen, czy postępujemy z nimi jak w przypadku uczniów, którzy zmieniają szkołę (odpisy arkuszy), czy przekazujemy oryginały protokołem przekazania?

Jeśli obie szkoły będą funkcjonowały jako oddzielne placówki, to uczniowie obecnych klas VI kontynuując w przyszłym roku szkolnym naukę w klasie VII szkoły podstawowej – dokonają tym samym zmiany szkoły. Należy więc z ich arkuszami ocen postąpić tak, jak przy przechodzeniu ucznia z jednej szkoły do innej w trakcie cyklu kształcenia.

Oznacza to, że arkusze tych uczniów pozostają w szkole i podlegają archiwizacji po zakończeniu ich wypełniania, a do szkoły podstawowej, do której przechodzą, przekazać odpisy tych arkuszy. Zgodnie z zapisami § 15 ust. 6 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. w przypadku przejścia ucznia do innej szkoły po co najmniej jednym roku nauki przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia, pełnoletniemu uczniowi albo słuchaczowi kopię arkusza ocen ucznia albo słuchacza poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły. Rodzice ucznia, pełnoletni uczeń albo słuchacz potwierdzają podpisem otrzymanie kopii tego arkusza ocen.

PYTANIE 6. Czy na arkuszu wypełnionym pismem komputerowym może znaleźć się zapis odręczny

W szkole uczniom klasy III gimnazjum trzeba dopisać tytuł projektu edukacyjnego, który poprzednio realizowali. Arkusz jest wypełniony komputerowo. Technicznie trudno będzie dopisać wspomniany zapis komputerowo. Przepisy stanowią, że dokumenty mogą być wypełniane pismem komputerowym albo odręcznym. Czy na arkuszu może pojawić się jednocześnie zapis komputerowy i odręczny?

Na podstawie § 15 ust. 1 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. szkoła prowadzi dla każdego ucznia oraz słuchacza przez okres jego nauki w danej szkole arkusz ocen ucznia albo słuchacza. Oznacza to, że arkusze ocen zakładane są każdemu uczniowi tuż po przyjęciu ucznia do szkoły i prowadzone systematycznie aż do ukończenia nauki w danej szkole.

Każdą informację, którą zobowiązani jesteśmy dopisywać do wydrukowanych arkuszy ocen (informacja o dacie i przyczynie opuszczenia szkoły, o realizacji projektu gimnazjalnego, o poziomie rozszerzonym zajęć edukacyjnych, o zajęciach praktycznych) można dodać w następujący sposób:

  • przy użyciu programu komputerowego dokonujemy wpisu danych czarną czcionką, które chcemy dodać/dopisać do arkusza,
  • wszystkie inne (dotychczasowe) wpisy zaznaczamy i usuwamy (dbając, aby dopisywany tekst znajdował się na właściwym miejscu) lub zmieniamy ich kolor czcionki na biały (aby były niewidoczne przy ponownym drukowaniu),
  • wkładamy do drukarki odpowiednią stroną poprzednio wydrukowany arkusz i drukujemy daną stronę  - wówczas w odpowiednim miejscu zostaną „dodrukowane” żądane wpisy (wykonując tą czynność po raz pierwszy przed punktem trzecim warto dokonać wydruku próbnego na zwykłej pustej kartce papieru).
Gdyby taka możliwość nie istniała, to pozostałoby tylko ręczne dopisywanie danych lub ponowny wydruk stron wymagających dopisania informacji. Ważniejsze od formy jest wpisanie i odpowiednie poświadczenie danych.

Zgodnie z treścią punktu 23 załącznika nr 1 do rozporządzenia MEN z 17 marca 2017 r. arkusze ocen ucznia (słuchacza) mają format A4 (210 × 297 mm), z tym że w przypadku arkuszy ocen założonych na drukach według wzorów nr 63h i 63i określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia strony pierwsza i ostatnia mają format A4 (210 × 297 mm), a kolejne strony mają format A3 (420 × 297 mm). Arkusze ocen wypełniane pismem komputerowym są drukowane jednostronnie.

Należy zwrócić uwagę, że stronom nadajemy numery podczas drukowania, gdyż numer nadany ma tylko pierwsza strona. Nadanie numerów zadrukowanym stronom powoduje, że nie ma konieczności wykreskowywania pustych stron stanowiących tył stron zadrukowanych, gdyż puste strony nie są numerowane i nie ma możliwości zapisania na nich czegokolwiek (nie stanowią treści arkusza ocen).

Podczas drukowania arkuszy ocen dla całej klasy lub kilku klas trzeba zachować ostrożność, bo nazwiska uczniów znajdują się tylko na pierwszych stronach, a na pozostałych jedynie numery uczniów przypisane im w dzienniku lekcyjnym. Łatwo więc pomylić poszczególne kartki poszczególnym uczniom. Dlatego dobrze jest dla każdego ucznia przechowywać wszystkie kartki, z których będzie się składał kompletny arkusz, np. w koszulkach foliowych.
Opracowanie: Monika Fidler Na podstawie odpowiedzi ekspertów: Małgorzata Celuch, Wanda Pakulniewicz, Leszek Zaleśny

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.
wiper-pixel