Już od lipca 2024 roku wejdzie w życie obowiązek zastąpienia papierowej legitymacji szkolnej wersją plastikową, co dla szkół i jednostek nadrzędnych oznacza szereg nowych wyzwań w obszarze administracyjnym. W odpowiedzi na nie firma OPTeam przygotowała system do wygodnego i bezpiecznego zarządzania cyklem życia legitymacji szkolnej, zgodnie z wprowadzonymi przepisami prawa.

Mimo że legitymacje plastikowe mają być wydawane tylko pierwszoklasistom i w przypadku konieczności wydania duplikatu, spełnienie wymogu ustawowego i tak będzie dużym przedsięwzięciem organizacyjnym dla edukacji.

Nowe wyzwania organizacyjne w obszarze edukacji

Zamówienie blankietów, a następnie personalizacja i wydruk legitymacji w okresie naboru może trwać nawet kilka tygodni. Już teraz pojawiają się obawy o możliwe opóźnienia w dostarczeniu wymaganych dokumentów. Co więcej, końcem rekrutacji zawsze jeszcze kilku uczniów zapisuje się do szkoły, a w trakcie trwania roku składane są wnioski o wydanie duplikatu. To wiąże się z wysyłaniem do wydruku jednej bądź kilku legitymacji poza wcześniej zaplanowaną partią. Do tego szkoły mają obowiązek zarządzania cyklem życia legitymacji, co oznacza konieczność prowadzenia rejestru wydanych dokumentów, duplikatów, hologramów i itp.

Dokument tożsamości ucznia i karta dostępu w jednym

Najprostszą wersją nowej legitymacji jest plastikowy blankiet z nadrukowanymi danymi personalnymi ucznia. Może on mieć opcjonalnie warstwę elektroniczną, dzięki któremu legitymacja pełni funkcję karty dostępu do biblioteki, stołówki, szafki czy też biletu miejskiego. Do niedawna wersja plastikowa była dobrowolna. Teraz staje się obowiązkową, otwierając drogę cyfryzacji, na którą już zdecydowało się kilka szkół, wdrażając System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej autorstwa OPTeam.

„System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej zbudowany na Platformie Multiportalowej web360, już wdrożyliśmy w Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Jarosławiu, Zespole Szkół Łączności w Krakowie oraz Szkole Mistrzostwa Sportowego Resovia w Rzeszowie – wyjaśnia Aleksander Maziarz, Dyrektor Sprzedaży Obszaru Public w OPTeam. – W każdej ze szkół uczniowie otrzymali dokument nie tylko do identyfikacji tożsamości, ale też dostępu do usług świadczonych przez daną placówkę edukacyjną.”

SELS składa się z aplikacji do samodzielnej personalizacji i zarządzania cyklem życia legitymacji, drukarki do wydruku graficznie opracowanych blankietów, a także czytnika identyfikującego zapisany w układzie elektronicznym unikalny numer rozszerzający funkcjonalnie dokument ucznia. Osadzony w prywatnej chmurze OPTeam dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej, więc nie wymaga inwestowania w infrastrukturę IT.

Bezpieczne i wygodne zarządzanie cyklem życia legitymacji

Z SELS szkoła może korzystać indywidualnie lub w ramach usługi realizowanej przez jednostkę nadrzędną – CUW, ZEAS czy wydział oświaty. W pierwszym przypadku szkoła samodzielnie dokonuje personalizacji i wydruku legitymacji. W drugim jednostka nadrzędna administruje systemem i obsługuje placówki w zakresie wydruku dokumentów opracowanych przez szkołę mającą dostęp do aplikacji.

„Wdrożyliśmy system, który zapewnia nam niezależność i swobodę personalizacji oraz wydruku legitymacji bez względu na ilość potrzebnych w danym momencie dokumentów – mówi Maciej Bajorek, Dyrektor Szkoły Mistrzostwa Sportowego Resovia w Rzeszowie. – I jak szybko się okazało, była to dobra decyzja, ponieważ w zaledwie dwa dni udało się nam samodzielnie przygotować aż 400 dokumentów. Dlatego nie tylko pierwszoklasistom wydaliśmy e-legitymacje, ale wszystkim uczniom, poszerzając jej funkcję o kartę dostępu do szafek ubraniowych.”

Z SELS szkoła zyskuje pewność wywiązania się z obowiązków ustawowych. System umożliwia zarządzanie cyklem życia legitymacji, które wymagają prowadzenia dokładnej ewidencji zawierającej dane i adnotacje z procedury obsługi. Do minimum skraca część administracyjną, a więc czas przygotowania dokumentów, które we właściwym terminie mogą zostać wydane uczniom. W dowolnym momencie może być drukowana pojedyncza legitymacja, jak i partia kilku, a nawet kilkudziesięciu blankietów. Fakt, że procedura w całości realizowana jest w ramach własnych struktur organizacyjnych i w jednym systemie zwiększa bezpieczeństwo danych wrażliwych. Nie muszą być już przesyłane, a dostęp do nich zyskuje wyłącznie osoba upoważniona, co eliminuje ryzyko nieuprawnionego wglądu lub udostępnienia. Niewątpliwą zaletą SELS jest możliwość wyboru modelu licencjonowania indywidualnego lub grupowego przekładającego się na oszczędność kosztów tej istotnej w kontekście wchodzących w życie przepisów prawa inwestycji, o której więcej można dowiedzieć się 1 marca 2024 podczas webinarium.

Artykuł sponsorowany