W praktyce samochody służbowe w szkołach należą do rzadkości. Na szczęście na wniosek pracownika szkoły dyrektor może zgodzić się użycie jego prywatnego pojazdu w podróży służbowej. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje tzw. kilometrówka. Sprawdź, jak rozliczyć kilometrówkę pracownika szkoły?

Pracownik nie może decydować sam o kilometrówce

Wykorzystanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy przez pracownika szkoły nie może nastąpić samowolnie. Wymagana jest tu zgoda dyrektora reprezentującego szkołę czyli pracodawcę.

Jeśli pracownik wykorzysta własny pojazd w podróży służbowej bez zgody dyrektora, wówczas można odmówić mu wypłaty kilometrówki.

Co istotne, zgoda dyrektora jest niezbędna do wykorzystania każdego pojazdu niebędącego własnością pracodawcy a nie więc nie tylko własności pracownika.

Przykład

Pracownik chce udać się w delegację samochodem swojego znajomego, z uwagi na to, że sam nie ma prawa jazdy. Potrzebuje do tego zgody dyrektora.

Dyrektor ustala stawkę za kilometr

Jeśli jednak zgoda dyrektora została udzielona, wówczas rozliczenie kilometrówki jest niezbędne. Jak to zrobić? W pierwszej kolejności dyrektor musi ustalić wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Nie mogą być one wyższe niż stawki wskazane w przepisach. Prezentujemy je poniżej.

samochód osobowy	pojemność skokowa silnika do 900 cm³	0,5214 zł
	pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm³	0,8358 zł
motorower		0,1382 zł
motocykl		0,2302 zł

Stawki za kilometr w szkole mogą być niższe niż wskazana w tabeli, ale nie mogą być wyższe. Dyrektor ustala je np. w drodze zarządzenia.

W kilometrówce liczy się przebieg

Następnie w celu wyliczenia kilometrówki należy pomnożyć ustaloną stawkę przez liczbę kilometrów przejechanych w ramach podróży służbowej. Uwzględnia się tu zarówno dojazd jak i powrót z miejsca podróży służbowej.

Dla rozliczenia kilometrówki nie ma znaczenia:

okres zatrudnienia pracownika,
wymiar zajęć,
rodzaj umowy o pracę.

Ewidencja przebiegu pojazdu w celu udokumentowania kilometrówki

Do rozliczania kilometrówki niezbędna jest ewidencja przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej:

imię i nazwisko osoby używającej pojazdu,
adres zamieszkania tej osoby
numer rejestracyjny pojazdu,
pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd - dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 km przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
podpis dyrektora,
dane szkoły.