Zasad kontroli dokumentów księgowych nie znajdziemy w przepisach prawa. Ich sprecyzowanie powinno nastąpić na poziomie szkoły tj. w instrukcji obiegu kontroli i dokumentów księgowych. Sprawdź, jak w praktyce zorganizować kontrolę dokumentów księgowych w szkole.

Czym jest kontrola merytoryczna a czym formalna

Kontrola merytoryczna dokumentów księgowych polega na sprawdzeniu zgodności treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem opisywanej w nim operacji gospodarczej. Z kolei kontrola formalna dotyczy zgodności operacji gospodarczej i opisującego ją dokumentu z przepisami prawa.

Rola polityki rachunkowej w szkole

Jednostka taka jak szkoła czy placówka oświatowa powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości (instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych). Chodzi tu w szczególności o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym co najmniej:

zakładowy planu kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
wykaz ksiąg rachunkowych (a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych) z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
opis systemu przetwarzania danych (zaś przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych), w tym zwłaszcza metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych może stanowić załącznik do polityki rachunkowości w szkole.

Jak sprawdzać dokumenty księgowe

Natomiast z treści rozdziału III pkt 10 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika, że dokumenty (dowody) księgowe są sprawdzane i dekretowane. Ich sprawdzanie obejmuje:

kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową,
dekretację dowodów.

Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury przyjmuje szkoła. W ustaleniach tych musi uwzględnić:

specyfikę procesów gospodarczych,
rodzaj dokumentacji źródłowej,
wymagany cel i zakresu kontroli.

Sposób ten należy opisać dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych czyli instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Kto sprawdza dokumenty księgowe w szkole – w praktyce

Przepisy nie określają kto może dokonywać kontroli merytorycznej, a kto kontroli formalnej dokumentów księgowych. Dlatego informacje na temat zasad przeprowadzania kontroli i osób za nią odpowiedzialnych powinny się znaleźć w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. To dyrektor szkoły podejmuje decyzję, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w zakresie kontroli dokumentów.

Przykład Możliwe jest rozwiązanie, w którym: