Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik pokrył z własnej kieszeni zakup materiałów dydaktycznych na rzecz szkoły. Sprawdź, na jakich zasadach pokryć wydatki poniesione przez pracownika szkoły.

Wydatki w szkole muszą być celowe

Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych). Istotnym jest zatem, aby każdy wydatek był dokonywany w ramach posiadanych przez jednostkę środków i był wydatkiem celowym.

Wydatek celowy to inaczej wydatek uzasadniony w świetle realizowanych przez jednostkę zadań.

Od wypłaty do rozliczenia zaliczki

Oczywistym jest również to, że pracownik nie może samowolnie, bez uzgodnienia tego z przełożonym, dokonywać zakupów na rzecz szkoły. Jeżeli jednak dojdzie do takiego uzgodnienia, wówczas powinny być podjęte następujące kroki:

udzielenie pracownikowi zaliczkę,
dokonanie zakupu przez pracownika,
zapłata środkami z zaliczki,
przekazanie przez pracownika do księgowości stosownej faktury wraz z rozliczeniem zaliczki

Możliwy wydatek ze środków własnych pracownika

W pilnych sytuacjach nie jest jednak wykluczone, że pracownik dokona zakupu ze środków własnych. W takiej sytuacji oczywiście należy mu ten zakup rozliczyć.

Konieczne zaksięgowanie wydatku

W księgach szkoły winno znaleźć odzwierciedlenie przeprowadzenie każdej operacji gospodarczej składającej się na dany zakup. W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie:

osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody,
obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Zaksięgowane na poszczególnych kontach muszą zostać wszystkie operacje związane z zakupem dokonanym przez pracownika (odpowiednio na konta Winien i Ma - nabycie towaru jako rozrachunek z dostawcą , rozliczenie podatku VAT, rozliczenie z pracownikami, rozliczenie kasowe lub bezgotówkowe z rachunku bieżącego itp.).

Reasumując, każdy zrealizowany przez szkolę wydatek powinien być dokonywany zgodnie z planem finansowym i należycie udokumentowany księgowo. Dotyczy to także wydatku dokonywanego przez jednostkę za pośrednictwem pracownika. Pracownik powinien wówczas dostarczyć fakturę, w której jako nabywca towaru lub usługi będzie wskazana szkoła.

Wioletta Wołek-Sarek