Urlop opiekuńczy i zwolnienie z powodu siły wyższej a RODO

Urlop opiekuńczy jest udzielany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia:

• członkowi rodziny pracownika (dzieciom, rodzicom, małżonkowi)
• domownikowi (czyli każdemu zamieszkującemu w tym samym gospodarstwie domowym co pracownik).

Aby skorzystać z urlopu opiekuńczego, pracownik musi złożyć pisemny lub elektroniczny wniosek. Ten zaś zawiera dane osobowe i to nie tylko wnioskodawcy. We wniosku znajdą się następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczyna konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika
• stopień pokrewieństwa z pracownikiem - w przypadku członka rodziny
• adres zamieszkania domownika – w przypadku innej osoby niż członek rodziny.

Podstawą przetwarzania takich danych osobowych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 173¹ Kodeksu pracy lub art. 68b Karty Nauczyciela (realizacja obowiązku prawnego) – w przypadku zwykłych danych osobowych,
• art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z art. 173¹ Kodeksu pracy lub art. 68b Karty Nauczyciela (wypełnienie obowiązków i wykonywanie szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy) – w przypadku danych wrażliwych np. o stanie zdrowia.

Dane osobowe są przetwarzane także w celu udzielenia zwolnienia z powodu siły wyższej. Zwolnienie to udzielane jest w przypadku:

• wystąpienia siły wyższej,
• pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą i wypadkiem,
• konieczności natychmiastowej obecności pracownika.

Inaczej niż w przypadku urlopu opiekuńczego, przepisy nie określają zawartości wniosku o udzielenie takiego zwolnienia. Niemniej jednak nie ma wątpliwości, że taki wniosek będzie zawierał:

• imię i nazwisko pracownika,
• uzasadnienie okoliczności, ze względu na które zwolnienie powinno być udzielone (czyli wystąpienie siły wyższej, pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą i wypadkiem oraz konieczność natychmiastowej obecności pracownika).

W tym przypadku konieczne będzie przetwarzanie danych osobowych zwykłych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 148¹ Kodeksu pracy lub art. 68a Karty Nauczyciela. Niewykluczone jest także przetwarzanie danych wrażliwych o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z art. 148¹ Kodeksu pracy lub art. 68a Karty Nauczyciela). Także w tym przypadku zgoda pracownika nie jest wymagana.

Czy dyrektor w celu udzielenia urlopu opiekuńczego lub zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem może zażądać dodatkowych informacji lub dokumentów np.:

• zaświadczenia lekarskiego dotyczącego schorzenia członka rodziny,
• karty informacyjnej ze szpitala
• aktu stanu cywilnego w celu potwierdzenia pokrewieństwa,
• potwierdzenia adresu zameldowania domownika.

Takie działania byłyby niedopuszczalne, ponieważ naruszałyby podstawową regułę RODO – zasadę minimalizacji. Zgodnie z nią przetwarzanie danych osobowych ma być:

• adekwatne,
• stosowne,
• ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Pracodawca powinien ograniczyć się wyłącznie do danych podanych przez pracownika we wniosku, niezbędnych do udzielenia urlopu czy zwolnienia. Nie ma żadnych podstaw prawnych do pozyskiwania dodatkowych danych osobowych w różnego rodzaju zaświadczeniach czy innych dokumentach. Takich dokumentów nie można żądać nawet do wglądu.