Jak oszacować wartość zamówienia związanego z żywieniem uczniów od września 2022

Świadczenia powtarzające się lub podlegające wznowieniu, powinny być szacowane w oparciu o 12-miesięczne zapotrzebowanie zamawiającego, np. od września 2022 do sierpnia 2023. Przy szacowaniu wartości, należy wziąć pod uwagę:

• rzeczywistą łączną wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
• łączną wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

W przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw/tożsamych usług, wartością zamówienia jest ich  łączna wartość. Dzieje się tak, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Nie ma w przepisach określonego jedynego właściwego sposobu szacowania. Można więc szacować „na przyszłość”, lub w oparciu o dane „z przeszłości”. Dane te muszą zostać zaktualizowane pod kątem ich ilości i wartości. O tym, który sposób jest właściwy i odpowiedni w danej sytuacji decyduje zamawiający.

Szacowanie wartości dostawy artykułów spożywczych lub usług cateringowych może odbyć się w następujący sposób:

• zamawiający ustala stawkę za żywienie dziecka (3 posiłki) - stawka ta powinna uwzględniać aktualne ceny żywności lub usług cateringowych,
• uzyskaną stawkę mnożymy przez liczbę dzieci, które mogą korzystać z żywienia oraz liczbę dni funkcjonowania stołówki lub szkoły w przypadku usług cateringowych.

Istnieje potrzeba łącznego szacowania wszystkich kategorii asortymentowych artykułów spożywczych. Nie majednoznacznych wytycznych. Dotychczas, bez względu na rodzaj zamówienia, obowiązkowi łącznego szacowania podlegały zamówienia tożsame. Tożsamość była rozpoznawana w trzech obszarach – przedmiotu, czasu i wykonawcy.

Jeśli zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw. Nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych (art. 30 ust. 2 ustawy Pzp). Nastąpiła więc modyfikacja zasad szacowania zamówień, których przedmiotem są dostawy.

Jako przykład dostaw podobnych ustawodawca europejski wskazuje wprost dostawy różnych rodzajów żywności. Dodatkowo wskazuje, że zazwyczaj wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostawą takich artykułów jako części swojego normalnego asortymentu. Dostawy podobne to produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu, co zazwyczaj (nie zawsze) znajduje odzwierciedlenie w specyfice działalności wykonawców danego rynku. Zaleca się więc łączne szacowanie artykułów spożywczych.

W przypadku artykułów spożywczych istotne jest doprecyzowanie wszelkich wymogów odnośnie do zamawianego świadczenia. Tak w zakresie smaku (np. jabłka słodkie lub słodko-kwaśne), składu (ilość mikro- i makroskładników) czy terminu przydatności do spożycia.  Wymagania zamawiającego muszą być uzasadnione jego potrzebami.

Należy mieć w szczególności na uwadze regulacje zawarte w:

• ustawie z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (art. 52c),
• rozporządzeniu Ministra Zdrowia  z 26 lipca 2016 roku w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach.

Akty te wskazują sposób doboru środków spożywczych stosowanych w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w jednostkach systemu oświaty. Muszą one spełniać nie tylko odpowiednie wymagania dla danej grupy wiekowej, wynikające z aktualnych norm żywienia, ale także szereg specjalnych wytycznych dotyczących ich właściwego „dawkowania”.

Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający nie jest upoważniony do posługiwania się znakami towarowymi, w tym także marką czy nazwą producenta z uwagi na istnienie możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń.

Nie ma przeciwskazań, aby określać widełki makroskładników w danym produkcie. Należy jednak pamiętać, że wymagania zamawiającego muszą być uzasadnione jego potrzebami.

Dla opisu przedmiotu zamówienia na sukcesywne świadczenia znaczenie ma również treść art. 433 pkt 4 ustawy Pzp. Zgodnie z jego brzmieniem, projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać m.in. możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron. Tym samym, zamawiający jest wciąż uprawniony do zastrzeżenia w opisie, że ilości zamawianych artykułów spożywczych wskazane w formularzu są orientacyjne, nie wiążą zamawiającego i służą jedynie do porównania ofert. 

W katalogu usług społecznych zostały umiejscowione m.in. usługi dostarczania posiłków do szkół, czyli catering. Taka kwalifikacja sprawia, że wielu zamawiających decyduje się na zlecanie usług w zakresie cateringu na innych zasadach niż wynika to z ustawy Pzp. Takie postępowanie jest jednak błędem.

Od 1 stycznia 2021 r. zamawiający nie ma już takiej swobody w ustanawianiu procedury wyboru wykonawcy usługi społecznej, jaką dawała dotychczasowa ustawa Pzp z 2004 r. To zamawiający ustalał wszelkie szczegóły przebiegu procedury zmierzającej do wyboru wykonawcy. Jedyne wytyczne, które stawiały granice swobodzie zamawiającego polegały na obowiązku udzielenia zamówienia w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminujący oraz na uregulowaniu w ogłoszeniu co najmniej terminu składania ofert.

Takie działanie jest już jednak niedopuszczalne. Przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne - jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż 130 000 zł. Tym samym zamawiający jest zobowiązany do postępowania analogicznie jak przy udzielaniu zamówień klasycznych o wartości poniżej progów unijnych. Powyższe wynika z art. 359 pkt 2 ustawy Pzp.