W pierwszym etapie stosowania nowej ustawy Pzp najbardziej racjonalnym rozwiązaniem dla szkół jest stosowanie trybu najbardziej zbliżonego do dotychczas obowiązującego, tj. trybu podstawowego bez negocjacji. Wydaje się bowiem, że sporządzenie nowej dokumentacji postępowania może odbyć się na bazie do tej pory użytkowanej na potrzeby przeprowadzenia przetargów.

Sposób udzielania zamówień o wartości powyżej 130.000 zł dla progów unijnych przeszedł znaczącą metamorfozę. Najbardziej wyrazistą jej oznaką jest zmiana dopuszczonych ustawą trybów udzielania takich zamówień. Zamiast przetargu nieograniczonego i ograniczonego, które dotychczas były najczęściej wybierane przez zamawiających, a ich zastosowanie nie wymagało spełnienia jakichkolwiek ustawowych przesłanek, pojawił się tryb podstawowy w trzech wersjach: bez negocjacji, z możliwością przeprowadzenia negocjacji oraz z negocjacjami.

Schemat działania dla zamawiającego

Tryb podstawowy bez negocjacji jako najbardziej zbliżony do stosowanego dotychczas przetargu powinien sprawić najmniej trudności, zarówno tych organizacyjnych, jak i interpretacyjnych. Zamawiający powinien postępować wedle następującego schematu działania:

1. Opisz przedmiot zamówienia (art. 99–103 ustawy Pzp).

2. Oszacuj wartość zamówienia (art. 28–36 ustawy Pzp).

3. Sporządź SWZ (art. 277 ust. 1 ustawy Pzp).

4. Przygotuj ogłoszenie o zamówieniu (art. 272 ustawy Pzp) i opublikuj ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 276 ust. 1 ustawy Pzp). Pamiętaj, że musisz najpierw zarejestrować konto podmiotu na platformie zakupowej e-zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl).

5. Udostępnij SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP i zapewnij, by nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia, dostęp do jej treści być bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony.

6. Wyznacz termin składania ofert, który nie będzie krótszy niż 7/14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia. Tak jak do tej pory, termin 7-dniowy dotyczy dostaw i usług, 14-dniowy zaś robót budowlanych.

7. Odpowiedz na zapytania do treści SIWZ w ustawowym terminie, tj. na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek ten wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert

8. Najpóźniej przed otwarciem ofert udostępnij na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierzasz przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

9. Otwórz oferty niezwłocznie po upływie terminu ich składania, ale nie później niż następnego dnia po dniu, w którym termin upłynął.

10. Opublikuj informację z otwarcia ofert, zawierającą dane wykonawcy i cenę/koszt zawarty w ofercie, na stronie internetowej.

11. Zbadaj oferty zgodnie z art. 223–226 ustawy Pzp (uzupełnij dokumenty, wyjaśnij treść oferty i przedmiotowych środków dowodowych, wyjaśnij rażąco niską cenę, zweryfikuj, czy zachodzą przesłanki odrzucenia oferty).

12. Oceń oferty z zastosowaniem kryteriów wskazanych w SWZ.

13. Wezwij wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia żądanych w SIWZ dokumentów podmiotowych w terminie nie krótszym niż 5 dni.

14. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania:

przekaż niezwłocznie wszystkim wykonawcom,

udostępnij niezwłocznie na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

15. Podpisz umowę nie wcześniej niż przed upływem 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni, jeżeli zostało przesłane w inny sposób.

16. Jeżeli żądałeś wadium, zwróć je na zasadach opisanych w art. 98 ustawy Pzp.

17. Zamieść ogłoszenie o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania w BZP w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania.