Z tego artykułu dowiesz się, w jakim paragrafie należy zaklasyfikować wydatek na zakup licencji programu „Opiekun” dla nowych stanowisk komputerowych oraz przedłużenia licencji do tego programu.

Każdorazowe zaklasyfikowanie wydatku wymaga przeprowadzenia szczegółowej analizy charakteru wydatku i określenia przesłanek służących jego zaklasyfikowania do konkretnego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków.

Właściwa klasyfikacja wydatku zależy m.in. od:

opisu na fakturze;

merytorycznego opisu faktury przez upoważnionego do tego pracownika szkoły;

zaklasyfikowania pod względem formalno-prawnym.

Inaczej klasyfikujemy zakup licencji po raz pierwszy a inaczej jej przedłużenie

W przypadku zakupu po raz pierwszy licencji do programu Opiekun w szkole, wydatek taki jednostka powinna zaklasyfikować w paragrafie 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia” jako wartości niematerialne i prawne.

Natomiast jeżeli faktura dotyczy usługi przedłużenia licencji na użytkowanie programu Opiekun, to wydatek taki należy zaklasyfikować w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”.

Przy prawidłowej klasyfikacji wydatków istotne znaczenie ma treść ewentualnej umowy zawartej z kontrahentem, na rzecz którego płacony jest abonament za możliwość korzystania przez jednostkę z programu komputerowego.

Zakup licencji – na jakim koncie ująć koszty?

Wydatek dotyczący zakupu programu Opiekun powinien być ujęty na koncie 020 jako wartości niematerialne i prawne, tylko w sytuacji, gdy licencja na użytkowanie programu została zakupiona na okres dłuższy niż rok.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 14 ustawy o rachunkowości, za wartości niematerialne i prawne uznaje się m.in.: nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności m.in.: autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne, licencje.

Umowy licencyjne (i inne wartości) o okresie ważności nieprzekraczającym 12 miesięcy nie powinny być rozliczane jako wartości niematerialne i prawne. Jednym z ustawowych warunków takiej klasyfikacji jest bowiem przekroczenie rocznego okresu ekonomicznej użyteczności.

Powyższe oznacza, że jeżeli jednostka kupiła licencję na okres krótszy niż rok, nakłady poniesione na jej nabycie należy ująć w ciężar kosztów bieżącego okresu bez ujmowania na koncie 020 jako wartości niematerialne i prawne. Jeżeli jednak jednostka nabędzie aktualizację oprogramowania komputerowego w sytuacji, gdy ma już licencję na czas nieokreślony, zakup taki nie będzie miał wpływu na stan posiadanych wartości niematerialnych i prawnych.

Zwiększy natomiast koszty działalności.

Faktura za aktualizację Wn 402, Ma 130,

Zapłata faktury Wn 201, Ma 130.

Jeżeli jednostka dokonuje zakupu programu do komputera, powinna taki wydatek ująć w paragrafie 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, natomiast jeżeli jednostka płaci za przedłużenie abonamentu za używanie programu komputerowego, który już został zakupiony wcześniej, wydatek ten należy ująć w paragrafie 4300 „Zakup usług pozostałych”.