Konieczność prowadzenie dokumentacji, potwierdzającej czas pracy dla każdego z pracowników, jest wymogiem jak musi spełnić każdy przedsiębiorca. Skrupulatne odnotowanie momentu wejścia i wyjścia do miejsca pełnienia obowiązków służbowych, pozwala na precyzyjne wyliczenie wynagrodzenia. Jest też sposobem na kontrolowanie tego, co dzieje się w firmie. Dzięki ewidencji można skuteczniej układać grafiki i dostosować je do aktualnych potrzeb.

Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Konieczność prowadzenia dokumentacji potwierdzającej ilość przepracowanych godzin wynika z Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Znajdują się w nim szczegółowe wytyczne dotyczące tego, co powinna zawierać prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy. Przedsiębiorca jest zobowiązany do dokumentowania:

liczby przepracowanych w danym dniu godzin;
momentu rozpoczęcia oraz zakończenia pracy;
ewentualnych nadgodzin;
dni wolnych od pracy;
ustawowych dni wolnych;
usprawiedliwionych nieobecnościach.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem tych wytycznych, naraża się na szereg przykrych konsekwencji. W razie jakiejkolwiek kontroli może zostać na niego nałożona kara grzywny, której wysokość wynosi od 1000 do 30 000 zł. Do tego zebraną ewidencję należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika. Po zakończeniu współpracy trzeba ją archiwizować przez 10 lat. Dopiero po tym czasie można ją zniszczyć.

Czy przedsiębiorca może wybrać sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników?

Osoba zarządzająca firmą lub odpowiedzialna za politykę kadrową ma możliwość, aby realizować obowiązek ewidencjonowania czasu pracy w dowolny, wybrany przez siebie sposób. Ważne jest jedynie, aby uwzględnić w niej określone informacje. Tradycyjnym sposobem, który często wykorzystują niewielkie firmy jest prowadzenie papierowych list. Jednak ten system ma wiele mankamentów. Trzeba pilnować, aby każdy pracownik został ujęty w harmonogramie. Dokumenty należy później archiwizować, co może oznaczać konieczność zagospodarowania osobnego pomieszczenia do ich składowania.

Skuteczniejszą i łatwiejszą w korzystaniu formą, jest wdrożenie programu, który pozwala na elektroniczne ewidencjonowanie. RCP, czyli Rejestr Czasu Pracy to system, który umożliwia kontrolę czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Ułatwia on nie tylko sprawdzanie tego, kiedy pracownik rozpoczął wykonywanie swoich obowiązków, ale także usprawnia poprawne naliczenie wynagrodzenia.

Przejrzysty układ tabel i raportów jest narzędziem, które można wykorzystać też do zarządzania personelem. Dzięki niemu można lepiej zaplanować grafik, czy wyłapać pojawiające się błędy. Wdrożenie RCP przyczynia się często do poprawy funkcjonowania firmy i jej lepszych wyników.

Najczęstsze błędy popełniane przy ewidencjonowaniu czasu pracy

Pierwszym i podstawowym błędem jest traktowanie list obecności jako alternatywy dla ewidencji czasu pracy. Prowadzenie list ma na celu jedynie potwierdzenie przez pracowników ich obecności w pracy. Nie może zatem zastąpić ewidencji. W przypadku ręcznego prowadzenia dokumentacji istnieje też spore ryzyko niewłaściwego zaznaczenia dni ustawowo wolnych, czy urlopów. Tych błędów można łatwo uniknąć, wdrażając w firmie zautomatyzowany system Rejestru Czasu Pracy.

Artykuł sponsorowany