Wspólna obsługa szkół przez Centra Usług Wspólnych lub inne utworzone w tym celu jednostki samorządowe jest coraz częstszym rozwiązaniem. Obsługa taka wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, ale nie tylko. Czy w związku z tym szkoła powinna zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z CUW?

CUW – na czym polega wspólna obsługa szkół

Na czym polega istota funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych i innych tego typu jednostek samorządowych. Otóż gmina może zapewnić wspólną obsługę samorządowych jednostek organizacyjnych w tym szkół. Obsługa ta może dotyczyć w szczególności spraw:

administracyjnych,
finansowych,
organizacyjnych.

Zakres wspólnej obsługi według uchwały rady gminy

Szczegółowy zakres tej obsługi powinna precyzować uchwała rady gminy. Obowiązują tu jednak pewne ograniczenia.

Wspólna obsługa nie może obejmować kompetencji dyrektora do:

dysponowania środkami publicznymi,
zaciągania zobowiązań,
sporządzania i zatwierdzania planu finansowego,
przenoszenia wydatków w planie finansowym.

Poza tym obsługa obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości szkoły może być przekazana do wspólnego obsługi w całości albo wcale.

Na czym polega powierzenie przetwarzania danych

Centrum Usług Wspólnych lub inna tego typu jednostka ma więc w swoich kompetencjach obsługiwanie a inaczej świadczenie swoistych usług na rzecz szkół jako samorządowych jednostek organizacyjnych. Idealnie wpisuje się to w konstrukcję powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych osobowych powierza przetwarzanie danych innemu podmiotowi, jeżeli podmiot ten nie decyduje samodzielnie o celach i sposobach przetwarzania tych danych. Dane osobowe są wówczas powierzane w celu określanym przez administratora np. w celu świadczenia na jego rzecz usługi.

Powierzenie przetwarzania danych wymaga:

zawarcia pisemnej lub elektronicznej umowy powierzenia,
wprowadzenia postanowień dotyczących powierzenia do umowy głównej (art. 28 RODO).

CUW nie ma statusu administratora

Zgodnie z art. 10d ustawy o samorządzie gminnym CUW lub inna tego typu jednostka może przetwarzać dane osobowe przetwarzane przez jednostkę obsługiwaną. W przepisie podkreślono jednak, że chodzi tu wyłącznie o przetwarzanie w celu realizacji obsługi jednostki (np. szkoły). Z przepisu tego nie wynika również, że CUW jest odrębnym administratorem danych osobowych. Oznacza to, że CUW nie ma statusu administratora, lecz jest podmiotem przetwarzającym, z którym należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania.

Michał Kowalski