Kto odpowiada za spis z natury

Michał Łyszczarz

Ekspert prawa oświatowego i samorządu terytorialnego. Współautor komentarzy do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego i s
Data publikacji: 14 września 2020 r.
Poleć znajomemu
Kto odpowiada za spis z natury

Na szkołach i placówkach oświatowych spoczywa obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Generalnie odpowiedzialność w tym zakresie ponosi dyrektor. Nie jest jednak wykluczone przekazanie zadań w tym zakresie Centrum Usług Wspólnych.

3 metody inwentaryzacji

Konieczność przeprowadzania okresowej inwentaryzacji w szkołach, przedszkolach i placówkach systemu oświaty wynika z regulacji ustawy o rachunkowości. Akt ten w art. 4 ust. 3 pkt 3 wymaga bowiem okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji określa natomiast art. 26 przywołanej ustawy, zgodnie z którą  jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

  • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
  • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji:
  • metoda spisu z natury;
  • metoda potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – czyli tzw. uzgadnianie sald
  • metoda porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – czyli tzw. weryfikacja sald.

Odpowiedzialność dyrektora – w jakim zakresie

Kierownik jednostki, czyli dyrektor szkoły (przedszkola lub placówki), ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Czy można powierzyć spis CUW

Co do zasady księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę i w siedzibie tej jednostki, ale zgodnie z przywołanym art. 11 ust. 2 jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych m. in:

  • przedsiębiorcy, czyli np. biurom rachunkowym, co jednak nie dotyczy szkół, przedszkoli i placówek samorządowych,
  • w przypadku jednostek sektora finansów publicznych - innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych – np. Centrom Usług Wspólnych
Do obowiązków z zakresu rachunkowości wchodzi m.in. sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, W tym w drodze spisu z natury. Powierzenie w drodze uchwały wspólnej obsługi z zakresu rachunkowości oznacza powierzenie w jej ramach również zadań związanych z inwentaryzacją.

Jeżeli zatem uchwała w sprawie CUW przewiduje przekazanie zadań związanych z rachunkowością do CUW, to wówczas dyrektor CUW odpowiada za inwentaryzację. 

Michał Łyszczarz

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

wiper-pixel