Praca zdalna po epidemii – poznajemy projekt nowelizacji Kodeksu pracy

Definicja pracy zdalnej

Pracą zdalną ma być praca:

• wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (w tym w miejscu zamieszkania pracownika),

• w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W tej definicji mieści się więc praca wykonywana całkowicie zdalnie, ale też hybrydowo (np. przez część godzin dnia pracy albo w niektórych dniach pracy).

To pracownik będzie wskazywał miejsce pracy zdalnej, ale będzie wymagało to uzgodnienia z pracodawcą. Oznacza to, że pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeśli jego miejsce świadczenia pracy zostało wskazane przez pracodawcę i uzgodnione z pracownikiem (w umowie o pracę) lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej).

Uzgodnienie konieczne do wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienie co do pracy zdalnej będzie mogło nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia,

• w formie pisemnej lub elektronicznej.

Treść uzgodnienia powinna obejmować:

• fakt wykonywania pracy zdalnej,

• ustalenie czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita,

• miejsce świadczenia takiej pracy zdalnej.

Uzgodnienie nie będzie konieczne:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii

• w okresie 3 miesięcy po odwołaniu ww. stanów,

• gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (np. z uwagi na pożar, zalanie zakładu pracy), o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

W takich przypadkach wystarczy polecenie pracodawcy (w dowolnej formie). Pracownik będzie jednak musiał złożyć uprzednio – w postaci papierowej lub elektronicznej – oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Moc wiążąca wniosku pracownika

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady wiążący dla pracodawcy, z wyjątkiem wniosków:

• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,

• pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,

• pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

• pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W takich przypadkach pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku tych pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie

5 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Regulacja zasad pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być sprecyzowane:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),

• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Brak porozumienia lub regulaminu nie wykluczy jednak wykonywania pracy zdalnej.

Porozumienie (regulamin) powinny określać w szczególności:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu);

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;

• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;

• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

• zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Informacje dla pracownika

Nowelizacja reguluje zakres dodatkowego obowiązku informacyjnego dla pracownika, który będzie wykonywał pracę zdalną.

Informację trzeba będzie przekazać:

• nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (w przypadku uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej przez pracownika przy zawieraniu umowy o pracę),

• najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej (w przypadku zmiany formy wykonywania pracy na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia).

Zaprzestanie pracy zdalnej

Każda ze stron stosunku pracy będzie mogła wycofać się z wykonywania pracy zdalnej (w przypadku, gdy do uzgodnienia pracy zdalnej dojdzie w trakcie zatrudnienia) w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia takiej pracy.

Po upływie tego terminu zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić:

• w drodze porozumienia stron,

• w drodze wypowiedzenia zmieniającego wręczonego przez pracodawcę.

Wniosek pracownika nie będzie już na tym etapie wiążący, choć pracodawca powinien go w miarę możliwości uwzględnić.

Ochrona stosunku pracy

Odmowa przejścia na pracę zdalną jak i rezygnacji z pracy zdalnej ze strony pracownika nie będzie mogła stanowić przyczyny wypowiedzenia stosunku pracy.

Obowiązki pracodawcy podczas pracy zdalnej

W związku z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika pracodawca będzie miał obowiązek:

• dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie także zobowiązany pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony
w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu –
w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem).

Możliwe będzie przy tym używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Uprawnienia pracownika podczas pracy zdalnej

Pracownik wykonujący pracę zdalną będzie miał prawo:

• dostępu do zakładu pracy,

• kontaktu z innymi pracownikami

na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Wyłączenie z opodatkowania

Dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie będzie stanowić przychodu w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca będzie musiał:

• określić zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną,

• przeprowadzić – w miarę potrzeb – instruktaż i szkolenie w tym zakresie (pracownik będzie obowiązany potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi zasadami oraz będzie obowiązany do ich przestrzegania).

Kontakt między pracodawcą a pracownikiem

Strony stosunku pracy będą zobowiązane do wzajemnego przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się w trakcie świadczenia pracy zdalnej.

Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej

Pracodawca będzie mógł kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu jej wykonywania. Szczegółowa regulacja dotycząca takiej kontroli, jak również kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy będzie określana w ww. porozumieniu (regulaminie) - a w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zakaz dyskryminacji

Zostanie wprowadzony zakaz dyskryminacji:

• pracownika wykonującego pracę zdalną,

• pracownika, który odmówił wykonywania pracy zdalnej

z uwzględnieniem odrębności związanych z wykonywaniem pracy przez pracownika poza zakładem pracy.

BHP

Pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu pracy zdalnej, z wyłączeniem następujących obowiązków:

• obowiązku określonego w art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy (dotyczącego organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),

• obowiązków określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy (dotyczącego obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy),

• obowiązku określonego w art. 233 Kodeksu pracy (dotyczącego zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej).

Ze względu na BHP nie będzie można powierzyć pracownikowi w ramach pracy zdalnej następujących czynności:

• szczególnie niebezpiecznych,

• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,

• z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina,

• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Pracodawca będzie zobligowany do oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną. Na tej podstawie pracownik będzie składał oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym i oceniał, czy będzie w stanie spełnić wymagania niezbędne do wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami BHP.

To pracownik będzie organizował miejsce pracy zdalnej. Pracodawca powinien jedynie wyposażyć go w wiedzę, jak to miejsce zorganizować.

Szkolenie okresowe pracownika będzie wymagane także w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Zgłoszenie wypadku przez pracownika będzie równoznaczne z z wyrażeniem zgody na dokonanie oględzin miejsca wypadku, z zastrzeżeniem konieczności uzgodnienia z pracownikiem terminu dokonania tych oględzin. Jednakże gdy zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej. W takim przypadku zespół będzie zobowiązany do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy zdalnej w oparciu o posiadane informacje (zawarte w zgłoszeniu) oraz własną wiedzę i doświadczenie zawodowe oraz pozyskaną dokumentację.

Wnioski pracownika

Pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł przekazywać wszelkie wnioski, dla których Kodeks pracy przewiduje formę pisemną, w postaci elektronicznej. W szczególności chodzi tu o wnioski dotyczące:

• czasu pracy (np. wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracownika),

• uprawnień rodzicielskich (np. wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego),

• udzielenia urlopu bezpłatnego.

Formą elektroniczną w rozumieniu tego przepisu będzie np. wiadomość e-mai zakończona wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość.

Definicja pracy okazjonalnej

Będzie to odmiana pracy zdalnej, która ma cechować się tym, że będzie wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym. Wniosek ten powinien być uwzględniony przez pracodawcę – w miarę możliwości.

Uregulowanie pracy okazjonalnej

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika.

Wymiar pracy okazjonalnej zostanie ograniczony do 12 dni w roku kalendarzowym.

W zakresie pracy okazjonalnej nie będą stosowane przepisy dotyczące:

• ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie,

• przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,

• możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia takiej pracy,

• obowiązku pracodawcy dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,

• przeprowadzania przez pracodawcę kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,

• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.