Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe zasady organizacji pracy zdalnej w szkole. W związku z tym resort rodziny i polityki społecznej przygotował wskazówki dotyczące organizacji tej pracy.

Praca zdalna w więcej niż jednym miejscu pracy

Praca zdalna nie musi być wykonywana wyłącznie w domu pracownika. Istnieje również możliwość uzgodnienia, że będzie ona wykonywana także w innym miejscu. Możliwe jest także wykonywanie takiej pracy w więcej niż jednym miejscu. Każdorazowo musi być to jednak uzgodnione z dyrektorem szkoły.

Miejsce pracy zdalnej wybrane przez pracownika szkoły musi być zawsze zaakceptowane przez dyrektora. Pracownik nie może wybrać miejsca pracy zdalnej samodzielnie.

Wniosek o pracę zdalną czasami wiążący

W niektórych przypadkach wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej jest wiążący. Prawo takie przysługuje:

pracownicy w ciąży,
pracownikowi wychowującemu dziecko w wieku do lat 4,
pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie przewidziane w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem",
rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
rodzicowi dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Co to znaczy? Otóż odmowa uwzględnienia tego wniosku jest możliwa tylko ze względu na:

organizację pracy,
rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O odmowie należy poinformować pracownika na piśmie lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

Przykład Dyrektor co do zasady może odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną nauczyciela. Nauczyciel mógłby bowiem pracować zdalnie jedynie w przypadku, gdy doszłoby do przejścia na nauczanie zdalne zgodnie z art. 125a Prawa oświatowego. W innych przypadkach praca zdalna nauczyciela wykluczałaby możliwość sprawowania opieki nad nimi i dbania o ich bezpieczeństwo.

Pobierz wzór wniosku o pracę zdalną>>

Praca zdalna na polecenie dyrektora

W niektórych przypadkach dyrektor może polecić wykonywanie pracy zdalnej bez względu na zgodę pracownika. Jest to możliwe:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (na wzór rozwiązań z okresu pandemii COVID-19),
w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu tych stanów,
w okresie, w którym zapewnienie przez szkołę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika będzie czasowo niemożliwe możliwe z powodu siły wyższej.

Nie w każdym przypadku można jednak wydać takie polecenie. Pracownik musi bowiem najpierw złożyć oświadczenie, że dysponuje warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie może zweryfikować ani podważać tego oświadczenia.

Pobierz wzór polecenia pracy zdalnej>>

Praca zdalna bez regulaminu i porozumienia

Istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej przez pracownika szkoły mimo niezawarcia porozumienia w sprawie pracy zdalnej ani regulaminu pracy zdalnej. W takim przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej są indywidualnie uzgadniane z pracownikiem.

Zauważmy przy tym, że podpisanie porozumienia (regulaminu) w sprawie pracy zdalnej jest obowiązkowe. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj>>

Cofnięcie pracy zdalnej – w jakich przypadkach

Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Przy czym wymagane jest tu co najmniej 2-dniowe wyprzedzenia. Dyrektor nie może natomiast żądać cofnięcia pracy zdalnej w przypadku, gdy jest ona wykonywana na wiążący wniosek pracownika. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe z uwagi na organizację lub rodzaj pracy.

Z kolei jeżeli wykonywanie pracy zdalnej było uzgodnione, wówczas zarówno dyrektor jak i pracownik szkoły może zażądać zaprzestania wykonywania pracy zdalnej. W takim przypadku strony uzgadniają termin powrotu do pracy stacjonarnej. Następuje to:

nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku o cofnięcie pracy zdalnej,
w braku uzgodnienia - po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli z pracownikiem szkoły uzgodniono wykonywanie pracy zdalnej już w umowie o pracę, wówczas co do zasady cofnięcie pracy zdalnej nie jest możliwe.

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej

Kwestie pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) muszą być ujęte w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, a w razie ich braku – w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Uzgodnienia te muszą uwzględniać:

normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,

ich udokumentowane ceny rynkowe,
ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
ceny rynkowe tego materiału,
normy zużycia energii elektrycznej,
koszty usług telekomunikacyjnych.

W przypadku kosztów zużycia mediów pracodawca musi pokryć wyłącznie koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Nie musi więc pokrywać kosztów zużycia np. wody.

Okazjonalna praca zdalna – konieczna zgoda dyrektora

Pracownik szkoły może wnioskować o 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Jest to tzw. okazjonalna praca zdalna, niezależna od wyżej opisanych rozwiązań. Co istotne, wniosek pracownika dotyczący okazjonalnej pracy zdalnej nie jest wiążący dla dyrektora szkoły.

Dyrektor może odmówić uwzględnienia wniosku o okazjonalną pracę zdalną.

24 dni okazjonalnej pracy zdalnej – niezależnie od wymiaru etatu

Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej może wynosić maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Jest on niezależny od wymiaru czasu pracy (zajęć). Nie powiązano go także z liczbą godzin wynikającą z rozkładu czasu pracy.

Liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej nie przelicza się na godziny.

Kontrola trzeźwości a praca zdalna

W ocenie resortu zwykle nie jest możliwa kontrola trzeźwości pracownika wykonującego pracę zdalną. Kontrola taka może być przeprowadzona jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia: