Potwierdzenie prawa do zwolnień od pracy w szkole takich jak urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop ojcowski czy tzw. urlop okolicznościowy wymaga potwierdzenia faktu narodzin dziecka, ślubu pracownika czy zgonu osoby bliskiej dla pracownika. Sprawdź, kiedy w aktach osobowych pracowników szkoły można przechowywać odpisy (kopie) aktów stanu cywilnego, a kiedy możliwe jest wyłącznie sporządzenie notatki z przedłożonego dokumentu.

A aktach osobowych można przechowywać odpisy (kopie) aktów urodzenia dzieci pracowników

Przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej przewidują, że w części B akt osobowych pracodawca przechowuje m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z:

urlopu macierzyńskiego,
urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
urlopu rodzicielskiego,
urlopu ojcowskiego lub
urlopu wychowawczego
(§ 3 pkt 2 lit. m rozporządzenia MRPiS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej)

Z kolei dokumenty dołączane do wniosków o wymienione urlopy precyzuje rozporządzenie MRPiPS z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Przykładowo, do wniosku o udzielenie pracownicy urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów, albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, określającego przewidywaną datę porodu (§ 2 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z 8 grudnia 2015 r.).

Przepisy rozporządzenia MPRiPS z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem stanowią podstawę prawną dla gromadzenia w aktach osobowych pracownika korzystającego z ww. urlopów odpisów (kopii odpisu) aktu urodzenia dziecka.

Akty stanu cywilnego potwierdzające prawo do tzw. urlopu okolicznościowego nie mogą być gromadzone w aktach osobowych

Z inną sytuacją mamy do czynienia w przypadku korzystania przez pracownika z tzw. urlopu okolicznościowego, czyli zwolnienia od pracy w związku z określonymi zdarzeniami rodzinnymi i osobistymi (tj. ślub pracownika, narodziny dziecka, zgon i pogrzeb bliskiej osoby). W przypadku udzielania urlopu okolicznościowego pracodawca może wystąpić do pracownika o udokumentowanie wystąpienia zdarzenia uzasadniającego udzielenie zwolnienia od pracy (np. odpisu aktu małżeństwa – w przypadku ślubu, odpisu aktu zgonu – w przypadku śmierci bliskiej osoby). Dokumenty te mogą być przedstawione pracodawcy do wglądu, a pracodawca może odnotować numer przedstawionego mu odpisu. Przepisy nie przewidują natomiast przechowywania tego typu dokumentów w aktach osobowych.