Co do zasady w aktach osobowych pracodawca przechowuje kopie i odpisy dokumentów. Część dokumentacji pracowniczej może być jednak gromadzona w oryginale. Sprawdź, które dokumenty w aktach osobowych pracowników szkoły nie muszą być kopią.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Czy dyrektor szkoły może przechowywać w oryginale każdy dokument dostarczony przez swoich pracowników?
Które dokumenty w aktach osobowych pracowników szkoły mogą być przechowywane w oryginale?
W jakich sytuacjach pracodawca może przechowywać oryginały dokumentów?
Czym są kwestionariusze osobowe i dlaczego mogą być one przechowywane w oryginale w aktach osobowych?
Które wnioski pracowników mogą być przechowywane w aktach osobowych w oryginale?

Lista dokumentów zamieszczanych w aktach osobowych w oryginale

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). W niektórych przypadkach dokumenty zamieszczane w aktach osobowych mogą być przechowywane w oryginale. Dotyczy to:

dokumentów sporządzanych przez pracodawcę (np. umowy o pracę lub umowy innego rodzaju zawierane z pracownikiem) lub wytworzonych na jego zamówienie (np. w związku z przeprowadzeniem szkoleń wstępnych bhp pracowników),
kwestionariuszy osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów),
dokumentów wytwarzanych w toku postępowania o nałożenie kary porządkowej,
wniosków pracowników (np. o wydanie świadectwa pracy, o udzielenie urlopu bezpłatnego, o udzielenie urlopów związanych z rodzicielstwem, np. urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego itp.),
dokumentów stanowiących potwierdzenie zapoznanie się przez pracownika z określonymi dokumentami pracodawcy (np. z regulaminem pracy i wynagradzania, oceną ryzyka zawodowego itp.).

Przeczytaj również: