Zasady aktualizacji danych w przypadku zmiany nazwy lub siedziby szkoły

Zasady nadawania i aktualizacji numerów NIP określa ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z art. 3 tej ustawy identyfikatorem podatkowym jest m.in. NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera:

• pełną i skróconą nazwę,

• formę organizacyjno-prawną,

• adres siedziby,

• numer identyfikacyjny REGON,

• organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ,

• wykaz rachunków bankowych,

• adresy miejsc prowadzenia działalności,

• dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP,

• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,

• przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Terminy określone zostały w art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z tym przepisem aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym należy dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych – w tym przypadku termin liczy się od dnia, w którym dokonano zmiany nazwy szkoły.

Natomiast odnośnie numeru REGON wskazać należy, że zasady prowadzenia rejestru urzędowego REGON określa rozporządzenie RM w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia rejestr REGON jest aktualizowany w zakresie wpisu, zmiany informacji objętych wpisem oraz skreślenia informacji, na podstawie danych przekazywanych z bazy danych Systemu Informacji Oświatowej (SIO) – w przypadku przedszkoli, szkół i placówek i innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy o systemie oświaty, i ich zespołów.

Do rejestru REGON wpisywane są informacje o jednostkach nieposiadających osobowości prawnej określone w art. 42 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej. Są to następujące dane:

1) nazwa i adres siedziby, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - dodatkowo nazwisko i imiona oraz miejsce zamieszkania i identyfikator systemu ewidencji ludności (PESEL), o ile taki posiada;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu;

2a) numery identyfikacyjne wspólników spółki cywilnej, o ile takie posiadają, nazwisko i imiona albo firma wspólników spółki cywilnej wraz z numerem PESEL osoby fizycznej prowadzącej działalność, o ile taki posiada;

3) forma prawna i forma własności;

4) wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności;

5) daty: powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości, zakończenia postępowania upadłościowego, zakończenia działalności albo trwałego zakończenia działalności w przypadku osób fizycznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, skreślenia z ewidencji lub rejestru, wpisu oraz skreślenia z rejestru podmiotów;

6) nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwa rejestru (ewidencji) i nadany przez ten organ numer;

7) przewidywana liczba pracujących;

8) w przypadku gospodarstw rolnych powierzchnia ogólna i użytków rolnych;

9) o ich jednostkach lokalnych w zakresie informacji określonych w pkt 1 i 4-8;

10) numer telefonu i faksu siedziby, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada i poda je do rejestru podmiotów.

Odnośnie zmiany pieczątek to wskazać należy, że należy dokonać zmiany pieczątek niezwłocznie. Szkoła ma obowiązek posługiwać się aktualną nazwą, a więc po zmianie nazwy szkoły należy wymienić pieczątki, ponieważ dotychczasowe pieczątki zawierają nieaktualną nazwę, którą to nazwą szkoła nie może się już posługiwać.