Nie wszystkie przepisy wskazują w sposób bezpośredni formy, w której dokument ma być prowadzony. O prowadzeniu ewidencji w wersji papierowej lub elektronicznej rozstrzygają przepisy rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r. Określono w nim, że dzienniki, księga ewidencji, księga uczniów mogą być prowadzona we wersji papierowej i elektronicznej lub wyłącznie w postaci elektronicznej.

Rejestry niewymagane przepisami, ale przydatne w pracy szkoły

Do niewymaganych przepisami prawa, ale przydatnych w pracy szkoły, mogą należeć takie rejestry jak np.:

rejestr uchwał rady pedagogicznej,
rejestr zarządzeń dyrektora szkoły,
rejestr wydanych zaświadczeń o przebiegu nauczania ucznia,
rejestr zgłoszeń rodziców wyrażających życzenie organizacji w szkole nauki religii i/lub etyki,
rejestr pisemnych rezygnacji rodziców z udziału dzieci w zajęciach wychowania do życia w rodzinie,
rejestr wydanych przez dyrektora zwolnień z realizacji niektórych obowiązkowych zajęć edukacyjnych,
rejestr wycieczek szkolnych,
rejestr złożonych w szkole orzeczeń i opinii, wydanych uczniom przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne,
rejestr kart charakterystyki substancji chemicznych niebezpiecznych i mieszanin niebezpiecznych, zgromadzonych w szkole,
rejestr wydanych świadectw pracy,
rejestr skierowań na badania lekarskie,
rejestr wniosków o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego,
rejestr aktów nadania stopnia nauczyciela kontraktowego,
rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
rejestr umów najmu,
rejestr umów na wykonanie usług,
inne prowadzone w szkole.

Rejestry wymagane przepisami prawa

Do obowiązkowych, wymaganych przepisami prawa rejestrów i ewidencji w szkole podstawowej, należą:

1. prowadzona w księdze ewidencji ewidencja dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu (§ 3 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.),
2. prowadzona w księdze uczniów ewidencja uczniów przyjętych do szkoły (§ 4 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.),
wykaz uczniów uczęszczających do poszczególnych oddziałów i ewidencja ich obecności na zajęciach edukacyjnych odnotowywana 3. w dziennikach zajęć (§ 8, 9, 11 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.),
4. wykaz uczniów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę wpisywany w księdze arkuszy ocen (§ 15 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.),
5. rejestr druków ścisłego zarachowania (§ 5 rozporządzenie MEN z 27 sierpnia 2019 r.),
6. imienna ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły (§ 5 ust. 2 rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2019 r.),
7. imienna ewidencja wydanych legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych i ich duplikatów (§ 5 ust. 2 rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2019 r.),
8. imienna ewidencja zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną (§ 5 ust. 2 rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2019 r.),
9. rejestr wydanych kart rowerowych i ich wtórników (art. 17 ust. 1 pkt 1 i art. 18 ust. 5 ustawy z 5 stycznia 2011 r. oraz § 22 rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z 12 kwietnia 2013 r.),
10. rejestr wyjść grupowych uczniów (§ 2a rozporządzenia MENiS z 31 grudnia 2002 r.)
11. rejestr skarg i wniosków (art. 254 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego),
12. rejestr wypadków uczniów (§ 50 rozporządzenie MENiS z 31 grudnia 2002 r.),
13. rejestr wypadków pracowników (§ 16 rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r.),
14. rejestr wydanych legitymacji służbowych nauczyciela (art. 11a KN oraz § 2 rozporządzenia MEN z 29 września 2006 r.),
15. ewidencje i rejestry w dokumentacji pracowniczej:

ewidencja czasu pracy (art. 149 Kp.),
ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁷ § 1 i art. 237⁹ Kp),
rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 Kp.).

16. rejestr czynności przetwarzania danych osobowych (art. 30 ust. 1 i 2 RODO),
17. rejestr pieczęci (§ 23 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 r.),

Wybrane elementy dokumentacji związanej z wypadkami, np. rejestry wypadków mogą być prowadzone w formie elektronicznej, ale nie powinna to być forma wyłączna. Rejestry i ewidencje, w których wymagane jest złożenie podpisu przez osobę odbierającą dany dokument powinny być prowadzone w formie papierowej lub stanowić postać papierowego wydruku dokumentu utworzonego i wypełnionego pierwotnie w postaci elektronicznej. Rejestry czynności przetwarzania danych osobowych mają formę pisemną, w tym formę elektroniczną (art. 30 ust. 5 RODO).