Wynajem pomieszczeń szkolnych – refakturowanie opłat za media

Zgodnie z przepisami nieruchomość stanowiąca własność jednostki samorządu terytorialnego może zostać oddana w trwały zarząd odpowiedniej samorządowej jednostce organizacyjnej, np. szkole reprezentowanej przez dyrektora (art. 18 i art. 43 ust. 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami).

W praktyce, wynajmowanie pomieszczeń szkolnych dotyczy głównie sal gimnastycznych, sal lekcyjnych, hal sportowych, pracowni komputerowych, pomieszczeń z przeznaczeniem sklepiki szkolne lub gabinety stomatologiczne, itp.

Uprawnienie do zawarcia umowy najmu wynika wprost z ustawy o gospodarce nieruchomościami i wydanej na jej podstawie decyzji w sprawie trwałego zarządu, przy czym stroną umowy najmu nie będzie bezpośrednio szkoła, ponieważ to nie ona jest właścicielem nieruchomości, lecz dana jednostka samorządu terytorialnego – reprezentowana przez dyrektora szkoły. Umowy najmu w szkole zawierane są na podstawie Kodeksu cywilnego, z uwzględnieniem wymogów wynikających z ustawy o samorządzie gminnym/samorządzie powiatowym oraz ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Określając strony umowy, należy w sposób prawidłowy i jednoznaczny określić wynajmującego powierzchnię szkolną, a także najemcę.

Odpowiednio sporządzona umowa najmu powierzchni szkolnych powinna określać m.in.:

• datę i miejsce zawarcia umowy,

• szczegółowe określenie przedmiotu najmu (np. metraż, stan prawny, adres czy dane wynikające z księgi wieczystej), a także celu, w jakim będzie on wykorzystywany (np. określenie, że wynajęta powierzchnia będzie służyć np. do prowadzenia sklepiku szkolnego lub gabinetu stomatologicznego itp.),

• prawa i obowiązki stron umowy,

• określenie czynszu i opłat dodatkowych (np. za media), a także zasad ich ponoszenia,

• określenie sposobu i terminu dokonywania opłat (w tym wskazanie numeru rachunku bankowego, na który powinien być uiszczany czynsz najmu) – jeżeli termin płatności czynszu nie zostanie określony w umowie, powinien być płacony z góry do 10. dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 kc),

• wskazanie sposobu postępowania w przypadku, gdy najemca nie wpłaci w terminie czynszu, w tym możliwość naliczania odsetek,

• czas trwania umowy, przy zachowaniu powyżej wskazanych reguł,

• zasady rozwiązywania umowy za wypowiedzeniem (zwłaszcza w przypadku umów terminowych) bądź bez wypowiedzenia – w przypadku naruszenia zapisów umowy przez najemcę lub wynajmującego (zgodnie z przepisami, jeżeli strony umowy nie postanowią inaczej, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności).

Środki uzyskiwane z tytułu najmu pomieszczeń stanowią dochód budżetu organu (gminy). Szkoły zobowiązane są odprowadzić pobrane dochody na rachunek budżetu gminy. Rada gminy może podjąć decyzję o utworzeniu w szkołach wydzielonego rachunku dochodów, jednocześnie określając źródła dochodów, jakie szkoła może otrzymywać na wydzielony rachunek dochodów oraz jakie wydatki może finansować otrzymanymi środkami.

W przypadku opłat za media (woda, ścieki, gaz, prąd, śmieci itp.) w kontekście wynajmu pomieszczeń przez szkołę występuje refakturowanie. Umowę z dostawcą mediów zawiera dyrektor danej szkoły i to on opłaca faktury wystawione przez dostawcę. Jednocześnie refakturuje zakupione media na wynajmującego.

W praktyce transakcje refakturowania warto uregulować we wzajemnych umowach. Tym bardziej że od postanowień zawartych w umowie zależeć może stawka podatku VAT na fakturze VAT przy tej transakcji.

Wszystkie odpłatne czynności jednostek na rzecz własnej gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy tymi samymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów) są świadczeniami wewnętrznymi, które powinny być dokumentowane notą księgową.

Zapis ten nie dotyczy odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji jest inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina). Wówczas taka transakcja dokumentowana jest fakturą. 

W przypadku świadczenia usług na rzecz podatników podatku VAT lub osób prawnych niebędących podatnikami, a także osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą powstaje obowiązek wystawienia faktury.

Po centralizacji podatku VAT faktury VAT wystawiane przez jednostki (np. szkoły) powinny zawierać dane gminy i jej NIP oraz dane szkoły.

*dotyczy NIP organu – gminy