Ochrona sygnalistów w szkole i przedszkolu - nowy projekt ustawy

Unijna dyrektywa o sygnalistach obligowała do jej wdrożenia do krajowego porządku prawnego w dniu 17 grudnia 2021 r. Tak się nie stało i do dziś przepisy unijne nie są wdrożone w Polsce. Opublikowany został jednak nowy projekt ustawy o sygnalistach, który w szerszym stopniu niż pierwotnie zakładano może dotyczyć szkół i placówek oświatowych. Być może dojdzie więc do przyspieszenia prac legislacyjnych nad projektem ustawy i doczekamy się jej wejścia w życie w najbliższych miesiącach.

Obowiązek wprowadzenia ochrony sygnalistów według projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (wersja ze marca 2024 r.) nie obejmuje każdej szkoły i placówki. Otóż ochronę sygnalistów będą musiały wprowadzić co do zasady szkoły i placówki zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku – zarówno publiczne jak i niepubliczne. Uwzględniani będą tu pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty (a nie "na głowę") ale też współpracownicy np. na umowach cywilnoprawnych. Szkoły te jako tzw. podmioty prawne będą musiały wprowadzić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zwaną także procedurą zgłoszeń wewnętrznych). Wyjątkiem będą szkoły i placówki prowadzone przez gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców, dla których taka procedura nie będzie wymagana.

Kto będzie miał status sygnalisty? Przede wszystkim wbrew częstemu mniemaniu nie będzie to osoba ustanawiana przez pracodawcą. Sygnalistą stanie się osoba, która dokona zgłoszenia naruszenie prawa w danej organizacji np. szkole. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie wówczas objęta daleko idącą ochroną, o ile spełni określone warunki.

Tylko w takim przypadku zgłoszenie naruszenia prawa będzie legalne i poskutkuje ochroną sygnalisty od momentu zgłoszenia.

Sygnalistą będzie mógł zostać m.in.:

• pracownik,
• osoba świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. nauczyciel szkoły niepublicznej prowadzący zajęcia na podstawie umowy cywilnoprawnej),
• stażysta,
• wolontariusz,
• praktykant,
• kandydat do zatrudnienia i były pracownik (jeżeli zgłoszenie naruszenia, o którym informację uzyskano w kontekście związanym z pracą).

Co ciekawe, sygnalista to osoba także pomagająca w zgłoszeniu lub powiązana ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

Według projektu przepisów o ochronie sygnalistów zgłoszenia naruszenia prawa mają dotyczyć następujących kwestii:

• wolności i praw człowieka i obywatela;
• korupcji;
• handlu ludźmi;
• prawa pracy;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i ochrony danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Do katalogu dodano jednak naruszenia w zakresie prawa pracy. Projekt ustawy przewiduje, że ochroną będą więc obejmowani sygnaliści, którzy zgłosili w szkole naruszenia przepisów Kodeksu pracy, ale nie tylko. W grę wchodzą naruszenia Karty Nauczyciela, rozporządzeń do tych przepisów, ale też regulacji wewnętrznych np. regulaminu wynagradzania nauczycieli.

Z drugiej strony w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie można rozszerzyć katalog zagadnień objętych zgłoszeniami np. na kwestie objęte ustawą - Prawo oświatowe.

Sygnalista, który dokonał legalnego zgłoszenia naruszenia prawa, ma być chroniony przed działaniami odwetowymi polegającymi zwłaszcza na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy; 
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
• niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; 
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• naruszeniu dóbr osobistych;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Jeżeli pracodawca podejmie takie działania wobec sygnalisty, wówczas będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami.

Gdy sygnalista dozna szkody wskutek działań odwetowych ze strony szkoły, będzie mógł żądać od tej szkoły odszkodowania i to w pełnej wysokości. Będzie ono nie niższe niż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, stosowanego od drugiego kwartału każdego roku przez okres jednego roku. Poza tym sygnalista będzie mógł kierować względem szkoły roszczenia o zadośćuczynienie.

Z drugiej strony odszkodowanie będzie przysługiwało także szkole, jeżeli dozna ona szkody wskutek świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. W takim przypadku szkoła również będzie mogła żądać odszkodowania bądź zadośćuczynienia.

Podstawowym zadaniem szkoły w związku z ochroną sygnalistów będzie opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń. Celem tego dokumentu będzie uporządkowanie procesu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.

Ochrona danych osobowych sygnalisty i nie tylko

W procedurze należy uwzględnić także wątek poufności sygnalisty. Otóż szkoła będzie musiała:

• uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem
• zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Podstawowym obowiązkiem będzie więc przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych. Do działań następczych zalicza się:

• ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
• przeciwdziałanie naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie (w tym postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych bądź zamknięcie procedury).

Przyjmowanie zgłoszeń będzie można powierzyć osobie lub jednostce wewnątrz szkoły (np. sekretarzowi szkoły) ale też podmiotowi zewnętrznemu. Z kolei działania następcze będzie można realizować jedynie przez osoby lub jednostki wewnętrzne.

Aby przyjąć procedurę zgłaszania naruszeń, szkoła będzie musiała podjąć następujące kroki.

Ważnym elementem zgłaszania naruszeń prawa będą kanały przyjmowania zgłoszeń. Procedura będzie musiała określać możliwość zgłoszeń:

• ustnych (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej), oraz
• papierowych lub elektronicznych.

Procedura zgłaszania naruszeń to nie wszystko. Szkoła będzie miała także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr taki będzie zawierał:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych; 
• datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe i inne informacje w rejestrze mają być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu:

• roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub
• postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

W nowym projekcie przewidziano 3-miesięczny termin wejścia w życie ustawy. Szkoły objęte obowiązkami wynikającymi z ustawy będą więc musiały wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych właśnie w tym terminie.

Z drugiej strony obowiązek przyjmowania zgłoszeń naruszeń i ochrony sygnalistów nadal nie jest obowiązuje. Dlatego warto zachować ostrożność w korzystaniu z aplikacji oferujących obsługę zgłaszania naruszeń, a zwłaszcza takich, które zostały opisane jako zgodne z obowiązującymi przepisami. Takie przepisy póki co nie weszły bowiem w życie.