Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów nadal nie weszły w życie. Wydaje się jednak, że stanie się to w ciągu kilku najbliższych miesięcy. Kolejną wersję projektu ustawy opublikowano w lipcu 2023 r. Czy szkoły i placówki oświatowe muszą wdrożyć ochronę sygnalistów? Jakie rozwiązania przewidziano w nowym projekcie ustawy? Wyjaśniamy, jak będzie wyglądała ochrona sygnalistów w szkole i przedszkolu.

Ochrona sygnalistów – które szkoły nie muszą jej wdrażać

Obowiązek wprowadzenia ochrony sygnalistów według projektu ustawy z 12 lipca 2023 r. nie dotyczy wszystkich szkół i placówek. Obowiązek taki obejmie co do zasady szkoły i placówki zatrudniające co najmniej 50 osób – zarówno publiczne jak i niepubliczne. Szkoły te będą musiały wprowadzić wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń. Wyjątkiem będą szkoły i placówki prowadzone przez gminy liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców, dla których taka procedura będzie nieobowiązkowa.

Procedurę zgłaszania naruszeń w związku z ochroną sygnalistów:

muszą wprowadzić szkoły i placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające co najmniej 50 osób, z wyjątkiem prowadzonych przez gminy z mniej niż 10 tys. mieszkańców,
mogą wprowadzić szkoły i placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające mniej niż 50 osób, a także prowadzone przez gminy z mniej niż 10 tys. mieszkańców (bez względu na liczbę zatrudnionych).

Sygnalista według projektu ustawy

Kim będzie sygnalista? Wbrew częstemu mniemaniu nie będzie to osoba ustanawiana przez pracodawcą. Sygnalistą stanie się osoba, która zgłosiła naruszenie prawa w danej organizacji np. szkole. Sygnalista w szkole musi mieć w takim przypadku zapewnioną daleko posuniętą ochronę.

Ochrona sygnalisty wystąpi, gdy zgłaszający naruszenie prawa miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego:

dotyczy interesu publicznego,
jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia,
stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tylko w takim przypadku zgłoszenie naruszenia prawa będzie legalne i poskutkuje ochroną sygnalisty. Warto zauważyć, że dodatkową przesłanką jest tu związek naruszenia z interesem publicznym.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy: „Przez przesłankę „interesu publicznego” należy rozumieć, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 18 grudnia 2019 r. o sygn. VII SA/Wa 1697/19, respektowanie wartości wspólnych dla całego społeczeństwa.”

Sygnalistą będzie mógł zostać:

pracownik,
osoba świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. nauczyciel szkoły niepublicznej prowadzący zajęcia na podstawie umowy cywilnoprawnej),
stażysta,
wolontariusz,
praktykant,
kandydat do zatrudnienia i były pracownik (jeżeli zgłoszenie jest związane z pracą).

Co ciekawe, taką samą ochroną zostanie objęta osoba:

pomagająca w zgłoszeniu,
powiązana ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

Zgłoszenie naruszenia prawa w szkole – w jakim zakresie

Zgłoszenia naruszenia prawa mają dotyczyć następujących kwestii:

zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych skarbu państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE;
rynku wewnętrznego UE, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

W katalogu tym brak jest zagadnień dotyczących prawa pracy i prawa oświatowego. Naruszenia prawa zgłoszone w tym zakresie nie będą skutkowały ochroną sygnalisty i nie będą rozpoznawane w ramach przyjętej procedury zgłaszania naruszeń prawa.

W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie można rozszerzyć katalog zagadnień objętych zgłoszeniami.

Ochrona sygnalisty w placówce przed działaniami odwetowymi

Sygnalista, który dokonał legalnego zgłoszenia naruszenia prawa, ma być chroniony przed działaniami odwetowymi polegającymi zwłaszcza na:

odmowie nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
mobbingu;
dyskryminacji;
niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Jeżeli pracodawca podejmie takie działania wobec sygnalisty, wówczas będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami.

Przykład W wyniku zgłoszenia naruszenia prawa przez nauczyciela dyrektor w ramach działań odwetowych skierował go na badania kontrolne bez żadnego racjonalnego uzasadnienia (w trybie art. 23 ust. 5 Karty Nauczyciela). Za miesiąc ponownie skierował go na takie badania. Takie działania, choć teoretycznie są legalne, to jednak nie mają żadnego uzasadnienia i są uciążliwe dla nauczyciela. Mogą być więc kwalifikowane jako działania odwetowe wobec sygnalisty.

Co grozi za działania odwetowe wobec sygnalisty

Jeśli sygnalista dozna szkody wskutek działań odwetowych ze strony szkoły, będzie mógł żądać od tej szkoły odszkodowania w pełnej wysokości. Poza tym za podejmowanie działań odwetowych będzie groziła odpowiedzialność karna, włącznie z karą pozbawienia wolności do lat 2, a w przypadku uporczywych działań – nawet do lat 3.

Z drugiej strony odszkodowanie będzie przysługiwało także szkole, jeżeli dozna szkody wskutek świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji. W takim przypadku szkoła będzie mogła żądać odszkodowania. Będzie ono nie niższe niż przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw, obowiązujące w dniu zgłoszenia.

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń według nowych przepisów

Podstawowym zadaniem szkoły będzie opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Jej celem będzie uporządkowanie procesu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów. W procedurze tej powinny być uregulowane następujące zagadnienia.

Procedura zgłaszania naruszeń
Elementy obligatoryjne	Elementy fakultatywne
wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej szkoły lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń	wskazanie dodatkowych zagadnień objętych zgłaszaniem naruszeń
sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej	wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności szkoły sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji
bezstronna, wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej szkoły, upoważniona do podejmowania działań następczych (w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji ze zgłaszającym, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej)	informacja, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem wewnętrznej procedury
obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia	określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłaszania naruszeń, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej szkoły, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych
obowiązek podjęcia działań następczych
maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE

Przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze - terminy

Podstawowym obowiązkiem będzie więc przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych. Działania te to

ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
przeciwdziałanie naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie (w tym postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych).

Przyjmowanie zgłoszeń będzie można powierzyć osobie lub jednostce wewnątrz szkoły (np. sekretarzowi szkoły) ale też podmiotowi zewnętrznemu. Z kolei działania następcze będzie można realizować jedynie przez osoby lub jednostki wewnętrzne.

Procedura zgłaszania naruszeń w szkole będzie musiała zawierać następujące terminy:

7 dni od otrzymania zgłoszenia – na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia (a w razie niepotwierdzenia – licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia) – na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej dotyczącej działań następczych.

Przyjęcie procedury zgłaszania naruszeń w 3 krokach

Aby przyjąć procedurę zgłaszania naruszeń, szkoła będzie musiała podjąć następujące kroki.

1.	Projekt	Szkołą przygotowuje projekt procedury i przedstawia go organizacjom związkowym działającym w tej szkole.
2.	Konsultacja związkowa	Szkoła będzie musiała przeprowadzić konsultację z: organizacjami związkowymi działającymi w szkole, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz szkoły, wyłonionymi w trybie przyjętym w tej szkole (jeżeli w szkole nie działa organizacja związkowa). Opinie organizacji związkowych i przedstawicieli nie będą wiążące. Konsultacje mają trwać od 7 do 14 dni od dnia przedstawienia projektu.
3.	Notyfikacja	Szkoła podaje procedurę do wiadomości osób świadczących pracę na rzecz szkoły. Sposób zawiadomienia wybiera szkoła.
4.	Wejście w życie	Procedura wchodzi po minimum 14 dniach od dnia notyfikacji.

Informacja o procedurze będzie przekazywana kandydatom do zatrudnienia wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

3 kanały przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa

Ważnym elementem zgłaszania naruszeń prawa będą kanały przyjmowania zgłoszeń. Procedura będzie musiała określać możliwość zgłoszeń:

ustnych (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej), oraz
papierowych lub elektronicznych.

Zgłaszający będzie mógł zażądać zorganizowania spotkania w celu dokonania zgłoszenia. W takim przypadku trzeba będzie je zorganizować w terminie 14 dni.

Szkoła z rejestrem zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłaszania naruszeń to nie wszystko. Szkoła będzie miała także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr taki będzie zawierał:

numer zgłoszenia;
przedmiot naruszenia;
dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
adres do kontaktu zgłaszającego;
datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
informację o podjętych działaniach następczych;
datę zakończenia sprawy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych będzie mógł prowadzić także podmiot zewnętrzny.

Dane osobowe i inne informacje w rejestrze mają być przechowywane przez 3 lata, po zakończeniu:

roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub
postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ochrona sygnalistów w szkole – od kiedy

Nie wiemy oczywiście, kiedy ustawa dotycząca sygnalistów wejdzie w życie. Tym bardziej, że od dnia, w którym przepisy te powinny zostać wdrożone zgodnie z dyrektywą unijną, miną niebawem 2 lata.

W nowym projekcie przewidziano co do zasady 2-miesięczny termin wejścia w życie ustawy. Niemniej jednak procedurę zgłaszania naruszeń w szkole trzeba będzie przyjąć już w ciągu 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Na wdrożenie nowych rozwiązań pozostanie więc niewiele czasu i warto rozpocząć przygotowania do wprowadzenia takiej procedury.

Z drugiej strony obowiązek przyjmowania zgłoszeń naruszeń i ochrony sygnalistów nadal nie jest obowiązuje. Dlatego warto zachować ostrożność w korzystaniu z aplikacji oferujących obsługę zgłaszania naruszeń, a zwłaszcza takich, które zostały opisane jako zgodne z obowiązującymi przepisami. Takie przepisy póki co nie weszły bowiem w życie.

Źródło: