Szkoła musi chronić dane osobowe uczniów, ich rodziców, ale też swoich pracowników. W związku z wieloma procesami przetwarzania danych osobowych inspektorzy ochrony danych w placówkach oświatowych z pewnością mają co robić. Dużym ułatwieniem ich pracy może okazać się specjalne narzędzie pomagające w wykonywaniu obowiązków wynikających z RODO. Takim narzędziem jest „Wirtualny Inspektor Ochrony Danych” (WIOD). Prezentujemy wywiad z Grzegorzem Grabowskim, Prezesem Zarządu WIOD Sp. z o.o.

Dlaczego ochrona danych osobowych w szkole jest tak istotna?

Grzegorz Grabowski: W szkołach i placówkach oświatowych przetwarzane są różnego rodzaju dane osobowe. Są to przede wszystkim dane osobowe uczniów, ale także ich rodziców, jak i pracowników szkoły. Wśród nich znajdują się nie tylko dane zwykłe ale także tzw. dane wrażliwe czyli szczególnej kategorii np. dane o stanie zdrowia uczniów. Ochrona danych osobowych w szkole jest tak istotna, bowiem RODO odnosi się w sposób szczególny do ochrony dzieci

Kto odpowiada za ochronę danych w szkole?

Odpowiedzialność za zapewnienie zgodnego za prawem przetwarzania danych osobowych w szkole, w tym za bezpieczeństwo danych ponosi dyrektor, który reprezentuje szkołę - administratora danych. Na dyrektorze szkoły, spoczywa odpowiedzialność za działania wszystkich osób, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w jednostce.

Dlatego tak istotne jest systemowe podejście do ochrony danych i realizacji obowiązków wynikających z RODO, określenie ról i odpowiedzialności za realizację zadań, a także systematyczne szkolenia personelu i cykliczne działania związane z budową świadomości.

Czym zajmuje się inspektor ochrony danych w szkole?

Do zadań IOD w szkole należy m.in. monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych, informowanie i doradzanie pracownikom szkoły w różnych aspektach ochrony danych, ale też przeprowadzanie audytu czy szkoleń dla pracowników. Spektrum obowiązków inspektora ochrony danych osobowych w szkole jest bardzo szerokie, często to właśnie inspektorzy prowadzą rejestry i ewidencje jak np. rejestr czynności przetwarzania, rejestry upoważnień, rejestr umów powierzenia czy rejestr naruszeń Realizacja wszystkich zadań IOD może być dużym wyzwaniem, zwłaszcza w przypadku obsługi więcej niż jednej placówki oświatowej. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z narzędzi ułatwiających pracę IOD. Narzędziem takim jest „Wirtualny Inspektor Ochrony Danych” (WIOD).

Czym jest „Wirtualny Inspektor Ochrony Danych” (WIOD)?

WIOD to dedykowana platforma internetowa dla inspektorów ochrony danych i innych specjalistów służąca do kompleksowego zarządzania procesami ochrony danych. Mówiąc o WIOD mam na myśli kompleksowe narzędzie pracy dedykowane wszystkim osobom z branży ochrony danych.

Dziś żaden księgowy nie wyobraża sobie pracy bez systemu, tymczasem IOD/specjaliści ds. ochrony danych, korzystają głównie z narzędzie w postaci edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Oczywiście można i tak, ale przekonany jestem, że scentralizowanie i automatyzacja działań oraz procesów są niezbędne dla budowy efektywnego systemu ochrony danych.

W jaki sposób platforma WIOD wspiera IOD i szkoły w realizacji obowiązków wynikających z RODO?

Dzięki WIOD obsługa szkoły przez IOD jest znacznie tańsza, szybsza i wymaga mniej zasobów.

WIOD jest platformą umożliwiającą kompleksowe zarządzanie ochroną danych, umożliwia m.in. tworzenie i aktualizacje rejestrów, zarządzanie procesem nadawania i odwoływania upoważnień, tworzenie szkoleń dla pracowników, w tym np. szkoleń dedykowanych dla nauczycieli, a następnie przeprowadzanie testów wiedzy, platforma wspiera użytkowników w przeprowadzaniu analiz ryzyka, testu równowagi czy wreszcie DPIA. Warto wspomnieć także o modułach służących do obsługi wniosków podmiotów danych oraz zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych.

WIOD to nowoczesne narzędzie dające wsparcie i optymalizację pracy IOD a także umożliwiające monitorowanie przestrzegania przepisów.

Dla szkoły jako administratora danych, ważnym elementem wykazania zgodności z RODO jest rozliczalność

, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO. Platforma WIOD wielu obszarach ochrony danych, taką rozliczalność właśnie zapewnia, co kluczowe jest np. w przypadku kontroli UODO.

Niezaprzeczalną zaletą WIOD transfer wiedzy pomiędzy osobami zajmującymi się ochroną danych, szyba i sprawna organizacja zastępstw, a także rozbudowa zespołu lub wymiana członków zespołu.

W jaki sposób WIOD wspiera IOD, który realizują zadania w kilku placówkach?

Platforma WIOD jest doskonałym rozwiązaniem także dla inspektorów, którzy wykonują swoje czynności dla więcej niż jednej szkoły, placówki oświatowej lub innej organizacji. To bardzo często spotykane rozwiązanie, zwłaszcza w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

WIOD pozwala na zredukowanie pracy związanej z tymi samymi procesami w kilku, a nawet kilkunastu placówkach. Daje możliwość korzystania ze wspólnego repozytorium dokumentów, przypisywania zadań do pracowników poszczególnych szkół, weryfikacji działań w ramach onboardingu nowego pracownika np. zapoznanie się z wymaganymi politykami ochrony danych, realizacja szkolenia, wykonanie testu wiedzy czy nadanie upoważnienia do przetwarzania danych.

Czy trzeba znać się na RODO, żeby korzystać z WIOD?

WIOD to platforma przeznaczona dla osób zajmujących się ochroną danych osobowych w organizacji, w tym w placówce oświatowej. Narzędzie sprawdzi się nie tylko dla profesjonalistów, ale też dla osób początkujących w zawodzie inspektora ochrony danych. Poszczególne, tematyczne moduły wskażą i pomogą realizować poszczególne zadania np. uzupełnianie rejestrów, nadawanie upoważnień, przeprowadzenie analizy ryzyka.

Ważnym elementem Platformy jest sklep wewnętrzny, w którym dostępne są wzory dokumentacji, gotowe szkolenia, testy wiedzy, przykładowe rejestry czynności przetwarzania. Zakup i implementacja takich wzorców to istotna wartość edukacyjna dla początkujących IOD, a dla tych doświadczonych znaczna oszczędność czasu.

Jak wygląda bezpieczeństwo danych przetwarzanych na platformie?

Budując Platformę dedykowaną procesów związanych z ochroną danych, zapewnienie bezpieczeństwa dla danych osobowych i informacji zgromadzonych w systemie było kluczowym elementem całego projektu. Zapewniam, że poziom bezpieczeństwa na platformie WIOD jest bardzo wysoki. Poziom ten osiągnęliśmy dzięki wykorzystaniu innowacyjnego modelu hybrydowego SaaS oraz szyfrowania kluczem użytkownika. Innym zabezpieczeniem jest dwuetapowe logowanie do platformy.

Czy korzystanie z WIOD jest odpłatne?

Niekoniecznie. W ramach platformy WIOD oferujemy także konto darmowe (bezterminowe). Jest to konto o pełnej funkcjonalności, z którego korzystać może każda placówka oświatowa.

Jakie zalety ma konto bezpłatne w WIOD?

Darmowe konto pozwala organizować procesy ochrony danych w organizacjach o ograniczonym budżecie. Konto takie sprawdzi się zwłaszcza w mniejszych placówkach oświatowych.

Pamiętajmy, że dla osiągnięcia zgodności z RODO nie wystarczą same polityki i procedury, a ochrona danych to proces złożony, który dla swej skuteczności wymaga systemowego podejścia i licznych działań. Bezpłatne konto w WIOD do dobry krok w drodze do kompleksowego zarządzania ochroną danych osobowych w jednostce.

Artykuł sponsorowany