Polityka Prywatności Calendesk

Polityka Prywatności dla Systemu Rezerwacji Calendesk
Definicje
Administrator – Wiedza i Praktyka sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie ul. Łotewska 9a, 03-918
Warszawa, NIP: 526-19-92-256, REGON 012725225, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV
Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000098264; kapitał
zakładowy 200 000 zł, nr rejestrowy BDO: 000008579.
Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania
poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną,
psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, imię, nazwisko,
adres e-mail, nr telefonu, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za
pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
Dostawca Systemu – podmiot trzeci (Calendesk Inc. lub podmioty powiązane) dostarczający
oprogramowanie Systemu Rezerwacji.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności i plików cookies dla Systemu Rezerwacji Calendesk.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
System Rezerwacji – system teleinformatyczny pod nazwą Calendesk, dostarczany przez Dostawcę
Systemu i udostępniany Usługobiorcy przez Administratora za pośrednictwem Strony Internetowej lub
dedykowanej Aplikacji Mobilnej, za pośrednictwem którego Administrator świadczy Usługę
Elektroniczną, umożliwiającą dokonywanie Rezerwacji.
Umowa – umowa zawarta drogą elektroniczną pomiędzy Administratorem a Usługobiorcą dotycząca
świadczenia Usług Prawniczych.
Usługa Elektroniczna – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Administratora na rzecz
Usługobiorcy, polegająca na umożliwieniu Usługobiorcy korzystania z Systemu Rezerwacji w celu
zawarcia Umowy o świadczenie Usług Prawniczych.
Usługi Prawnicze – odpłatne usługi prawnicze (konsultacje) świadczone przez Administratora na rzecz
Usługobiorcy, których rezerwacja jest możliwa poprzez System Rezerwacji.
Usługobiorca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości
prawnej, która korzysta z Systemu Rezerwacji na zasadach określonych w Regulaminie świadczenia
usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji Calendesk.
ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania
plików cookies w związku z korzystaniem przez Usługobiorców z Systemu Rezerwacji
Calendesk, udostępnianego przez Administratora w celu elektronicznej rezerwacji Usług
Prawniczych.
2. Polityka ma charakter informacyjny i stanowi uzupełnienie Regulaminu świadczenia usług drogą
elektroniczną w ramach aplikacji Calendesk.
ROZDZIAŁ II. ADMINISTRATOR DANYCH I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
3. Administratorem danych osobowych Usługobiorców przetwarzanych w Systemie Rezerwacji jest
Wiedza i Praktyka Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a, 03-918 Warszawa.
Dane kontaktowe: adres do korespondencji: ul. Paderewskiego 167, 05-070 Sulejówek, adres e-
mail: [email protected], telefon: 22 518 29 29.
4. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Piotr Glen.
5. Usługobiorcy mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach
związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw
przysługujących im zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Kontakt możliwy jest
listownie na adres: ul. Paderewskiego 167, 05-070 Sulejówek, lub mailowo na adres:
[email protected].
ROZDZIAŁ III. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
6. Dane osobowe Usługobiorców korzystających z Systemu Rezerwacji przetwarzane są przez
Administratora w następujących celach:
a. świadczenia Usługi Elektronicznej, w tym umożliwienia dokonania Rezerwacji terminu
Usługi Prawniczej oraz obsługi funkcjonalności Systemu Rezerwacji (np. założenie
i obsługa Konta Użytkownika, jeśli dotyczy) – podstawą prawną przetwarzania jest
niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b. zawarcia i wykonania Umowy o świadczenie Usług Prawniczych (konsultacji) – podstawą
prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c. obsługi płatności za Usługi Prawnicze – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność
do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
d. kontaktu z Usługobiorcą w sprawach związanych z dokonaną lub niedokończoną
Rezerwacją, w tym przypomnienia o terminie lub płatności – podstawą prawną
przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub
prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na
zapewnieniu sprawnej obsługi rezerwacji;
e. celach analitycznych i statystycznych związanych z funkcjonowaniem Systemu
Rezerwacji – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes
Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności
Usługobiorców w celu poprawy funkcjonalności systemu;
f. ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą
prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO), polegający na ochronie jego praw.
7. W celu dokonania Rezerwacji Usługi Prawniczej Usługobiorca podaje dane niezbędne do jej
realizacji, tj. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz opcjonalnie wstępny opis
zagadnienia prawnego.
8. Podanie danych wskazanych jako obowiązkowe (imię, nazwisko, telefon, e-mail) jest
dobrowolne, ale niezbędne do dokonania Rezerwacji i zawarcia Umowy. Ich niepodanie skutkuje
brakiem możliwości skorzystania z Usługi Prawniczej za pośrednictwem Systemu Rezerwacji.
Podanie opisu zagadnienia jest dobrowolne.
9. Aktywność Usługobiorcy w Systemie Rezerwacji, w tym jego dane osobowe takie jak np.adres
IP, mogą być rejestrowane w logach systemowych w celach technicznych, administracyjnych,
zapewnienia bezpieczeństwa oraz analitycznych. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony
interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
ROZDZIAŁ IV. ODBIORCY DANYCH I DOSTAWCA SYSTEMU
10. System Rezerwacji Calendesk jest dostarczany przez podmiot trzeci – Dostawcę Systemu
(Calendesk Inc. lub podmioty powiązane).
11. W związku z korzystaniem z Systemu Rezerwacji, Administrator może powierzyć przetwarzanie
danych osobowych Usługobiorców Dostawcy Systemu na podstawie stosownej umowy
powierzenia przetwarzania danych, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi
Elektronicznej.
12. Dane osobowe Usługobiorców mogą być również ujawniane podmiotom obsługującym płatności
elektroniczne (operatorzy płatności) w celu realizacji płatności za Usługi Prawnicze.
13. Ponadto dane mogą być ujawniane innym podmiotom zewnętrznym wspierającym
Administratora w jego działalności (np. dostawcy usług IT, podmioty świadczące usługi
księgowe, prawne), ale tylko na podstawie odpowiednich umów i w zakresie niezbędnym do
realizacji określonych celów.
14. Administrator może mieć obowiązek ujawnienia informacji dotyczących Usługobiorcy
właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji,
opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego
prawa.
ROZDZIAŁ V. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
15. Dane osobowe Usługobiorców są przetwarzane przez Administratora wyłącznie przez okres
niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z zasadą ograniczenia
przechowywania określoną w RODO,
16. Dane przetwarzane w celu świadczenia Usługi Elektronicznej (pkt 6a), zawarcia i wykonania
Umowy o świadczenie Usług Prawniczych (pkt 6b), obsługi płatności (pkt 6c) oraz kontaktu
związanego z Rezerwacją na podstawie umowy (pkt 6d) są przetwarzane przez czas niezbędny
do realizacji tych Usług oraz obsługi danej Rezerwacji.
17. Dane przetwarzane dla celów analitycznych i statystycznych (pkt 6e) oraz w celu kontaktu
związanego z Rezerwacją na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (pkt 6 d)
są przetwarzane do czasu wniesienia przez Usługobiorcę skutecznego sprzeciwu wobec
przetwarzania lub do czasu ustania celu przetwarzania (np. utraty przydatności danych do analizy)
18. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (pkt 6f) są
przechowywane przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń, wynikającemu z
przepisów Kodeksu cywilnego lub innych właściwych przepisów prawa. Okres ten może być
różny w zależności od rodzaju roszczenia i statusu Usługobiorcy.
19. Okres przetwarzania danych zebranych na potrzeby realizacji Umowy może zostać odpowiednio
przedłużony, jeżeli przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub
obrony przed nimi. Ponadto, okres przechowywania danych, zwłaszcza tych dotyczących
płatności może wynikać z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. przepisów
podatkowych lub rachunkowych), które nakładają na Administratora obowiązek przechowywania
określonych danych przez wskazany czas.
20. Po upływie okresu przetwarzania, dane osobowe są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane,
chyba że dalsze ich przetwarzanie jest wymagane na podstawie obowiązujących przepisów
prawa.
ROZDZIAŁ VI. UPRAWNIENIA USŁUGOBIORCY
21. Usługobiorcy przysługują określone prawa w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych
przez Administratora.
22. Usługobiorca ma prawo do:
a. dostępu do treści swoich danych;
b. żądania sprostowania danych;
c. żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
d. żądania ograniczenia przetwarzania danych;
e. przenoszenia danych;
f. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym
interesie Administratora (np. dla celów analitycznych);
g. wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj.
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
23. Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z Administratorem lub Inspektorem
Ochrony Danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w Rozdziale II niniejszej
Polityki.
ROZDZIAŁ VII. PLIKI COOKIES
24. System Rezerwacji Calendesk może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie
w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania usługi oraz w celach analitycznych.
25. Mogą być wykorzystywane pliki cookies niezbędne do świadczenia Usługi Elektronicznej (np.
utrzymanie sesji, obsługa procesu rezerwacji), których stosowanie opiera się na niezbędności do
wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadnionym interesie Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
26. Mogą być również wykorzystywane pliki cookies analityczne lub funkcjonalne, jeśli Dostawca
Systemu je udostępnia, w celu ulepszania działania Systemu Rezerwacji. Ich stosowanie może
wymagać zgody Usługobiorcy.
ROZDZIAŁ VIII. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
27. Administrator dokłada starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych Usługobiorców
przetwarzanych w Systemie Rezerwacji.
28. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed
nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub zmianą. Dostęp do danych mają jedynie
osoby upoważnione i w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań.
29. Administrator wymaga również od podmiotów współpracujących, w tym Dostawcy Systemu,
stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych na jego zlecenie.
ROZDZIAŁ IX. ODWOŁANIE DO POLITYKI OGÓLNEJ
30. Niniejsza Polityka dotyczy wyłącznie przetwarzania danych osobowych w związku
z korzystaniem z Systemu Rezerwacji Calendesk. We wszystkich pozostałych aspektach
przetwarzania danych osobowych przez Administratora, w tym w zakresie pełnego opisu praw
Usługobiorców, szczegółowych informacji o odbiorcach danych, profilowaniu, przekazywaniu
danych poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz szczegółów dotyczących plików cookies,
zastosowanie ma ogólna Polityka Prywatności Administratora, dostępna pod adresem:
https://www.wip.pl/polityka-prywatnosci.
ROZDZIAŁ X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
31. Niniejsza Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
32. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia 02.11.2025 r.