Centralny Rejestr Umów w szkołach i placówkach oświatowych – MF odpowiada na najczęściej zadawane pytania

Czy szkoła ponadpodstawowa, której organem prowadzącym jest powiat ma obowiązek prowadzenia CRU JSFP od 1 lipca 2026 r.?

Tak, jeżeli szkoła:

• jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych,

• ma plan finansowy (budżet), który będzie obciążany zobowiązaniami wynikającymi z zawierania umów, których dotyczy obowiązek wynikający z Centralnego Rejestru Umów JSFP.

Czy jednostka podległa gminie np. szkoła jako samorządowa jednostka budżetowa składa sama wniosek czy robi to gmina?

O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Powyższe wynika z zakresu obowiązku dotyczącego Centralnego Rejestru Umów JSFP (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych), który został nałożony na kierownika jednostki, a nie kierownika jednostki nadzorującej. W ramach obowiązku dotyczącego Centralnego Rejestru Umów nie jest istotna hierarchia jednostek względem siebie. Dla realizacji tego obowiązku istotne jest tylko czy plan finansowy/budżet danej jednostki jest obciążany zaciągniętymi zobowiązania w wyniku zawarcia umowy, objętej tym obowiązkiem.

Czy szkoła samorządowa zakłada w systemie CRU JSFP własne konto czy będzie działać jako użytkownik w CRU JSFP samorządu?

Każda jednostka, której plan finansowy/budżet jest obciążany zobowiązaniami wynikającymi z zawartych umów podlegających obowiązkowi Centralnego Rejestru Umów JSFP powinna założyć własne konto w systemie CRU JSFP.

Czyli jeżeli jesteśmy Zespołem Szkół i w ramach działalności Zespołu Szkół działa 5 typów szkół i każdy ma REGON to rozumiem, że tylko konto zgłaszamy na Zespół ?

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli umowy objęte obowiązkiem Centralnego Rejestru Umów JSFP są zawierane i w ramach jednostki jaką jest zespół szkół, i w ramach jednostek jakimi są każda ze szkół wchodzących w ramy danego zespołu szkół, to jest możliwe utworzenia konta jednostki dla każdej z tych jednostek.

Dokonując analizy czy w danej jednostce konto w systemie CRU JSFP będzie potrzebne, warto wziąć pod uwagę fakt, że w ramach konta jednostki w systemie CRU JSFP muszą być udostępniane informacje o umowach, które obciążają plan finansowy/budżet danej jednostki niezależnie od tego czy zostały zawarte w ramach danej jednostki, czy umowa została zawarta przez przedstawiciela innej jednostki, ale na podstawie upoważnienia kierownika danej jednostki.

Jeżeli Gmina jest Centrum Usług Publicznych dla placówek oświaty to obowiązek założenia konta dla tych jednostek ciąży na Gminie czy Dyrektorach Szkół?

Jeżeli Gmina zawiera umowy, z których zobowiązania obciążają plany finansowe różnych jednostek sektora finansów publicznych, to każda z tych jednostek zobowiązana jest założyć konto w systemie CRU JSFP, aby w jego ramach wykazywać tę część umowy zawartej przez gminę, która obciąży plan finansowy danej jednostki. 

Z punktu widzenia realizacji obowiązku dotyczącego Centralnego Rejestru Umów JSFP nie ma znaczenia który podmiot zawiera umowę, ale to, który plan finansowy/budżet będzie obciążany zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy.

Czy w przypadku CUW obsługującego 6 jednostek oświatowych, 3 jednostek budżetowych oraz instytucję kultury kierownicy tych jednostek powinni sami składać wnioski o utworzenie konta? Czy koniecznym jest aby dyrektor CUW złożył taki wniosek za wszystkie jednostki? Czy konto dla szkoły zakłada wójt/burmistrz/prezydent miasta/starosta?

O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Innymi słowy czynności tej nie wykonuje kierownik innej jednostki.

Powyższe wynika z zakresu obowiązku dotyczącego Centralnego Rejestru Umów JSFP (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych), który został nałożony na kierownika jednostki, a nie kierownika jednostki realizującej zadania centrum usług wspólnych.

Co powinno być w treści upoważnienia reprezentanta kierownika jednostki (w tym przypadku dyrektora szkoły?

Ministerstwo Finansów rekomenduje, aby w podstawie wydania upoważnianie uwzględnić art. 34b ust. 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483, z późn. zm.). Jednocześnie zaproponowano, by treści upoważnienia zostało zawarte sformułowanie:

„Upoważniam (Imię Nazwisko – stanowisko służbowe) do złożenia wniosku o założenie dla (Nazwa Jednostki) konta jednostki sektora finansów publicznych w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, aktualizacji danych zawartych w tym wniosku i zarządzania tym kontem, w tym do wyznaczania użytkowników tego konta oraz udostępniania informacji o umowach zawartych od dnia 1 lipca 2026 r. i ich aktualizacji.”

Czy wystarczy skan powołania dyrektora?

Tak. Jak wskazuje resort, wystarczająca jest kopia (skan) powołania dyrektora szkoły, ale musi ona być potwierdzona za zgodność z oryginałem za pomocą jednego z trzech podpisów:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo

• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Wprawdzie potwierdzenia za zgodność z oryginałem może dokonać każda osoba, niemniej jednak rekomendowane jest, by potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokonywała osoba występująca z wnioskiem o założenie konta szkoły.

Do wniosku wysyłamy skany dokumentów potwierdzających powołanie na dyrektora szkoły lub pełnomocnictwa?

Do wniosku o założenie konta jednostki można dołączyć oryginały dokumentów (dotyczy dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej albo potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów (dotyczy dokumentów sporządzonych w formie pisemnej).

Jak uwierzytelnić skan dokumentu?

Aby potwierdzić za zgodność skan dokumentu, wystarczający jest plik zawierających skan dokumentu podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo

• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Czy dokument posiadany tylko w wersji papierowej (uchwała) należy zeskanować i potwierdzić za zgodność z oryginałem podpisem kwalifikowanym?

Tak. Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo

• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Czy dokumenty dołączane do wniosku o założenie konta jednostki może potwierdzić za zgodność dyrektor szkoły?

Tak, dyrektor szkoły może potwierdzić za zgodność kopie elektroniczne dokumentów dołączanych do wniosku o konto szkoły. Przy czym taką czynność może wykonać również każda inna osoba w szkole, która może wykonywać takie czynności na podstawie np. regulacji wewnętrznych.

Co zrobić w przypadku, gdy dyrektor szkoły zmienił nazwisko po dacie powołania?

W przypadku zmiany nazwiska po dacie powołania na kierownika jednostki, do dokumentu powołania należy dołączyć pisemną informację wyjaśniającą, że nastąpiła zmiana nazwiska. Informacja taka powinna być w tym samym pliku pdf, w którym jest dokument powołania.

Jeżeli w akcie powołania jest jedno imię kierownika a w rzeczywistości posiada dwa imiona, czy należy dosłać jeszcze jakiś dokument?

Na potrzeby założenia konta jednostki w systemie CRU JSFP wystarczające jest podanie pierwszego imienia kierownika jednostki, zgodnego z danymi wskazanymi w dowodzie osobistym kierownika jednostki.

A co jeżeli dokumenty nie są w wersji elektronicznej?

Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki należy podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo

• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Podpis na takim dokumencie traktowany jest jako poświadczenie za zgodność z oryginałem.

Czy załączniki muszą być z adnotacja „za zgodność z oryginałem”?

Nie ma potrzeby oznaczenia dokumentów dołączanych do wniosku o założenia konta jednostki adnotacją „za zgodność z oryginałem”. Wystarczające jest podpisanie pliku jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo

• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Czy w pełnomocnictwie dyrektora szkoły dla pracownika wystarczy tylko imię i nazwisko i stanowisko służbowe, czy wymagane są może inne dane jak np. pesel?

W treści upoważnienia do reprezentowania dyrektora szkoły w zakresie realizacji obowiązku odnoszącego się do CRU JSFP wystarczy wpisać imię i nazwisko osoby upoważnianej, z ewentualnym wskazaniem stanowiska służbowego. Nie ma konieczności wskazywania w upoważnieniu numeru PESEL. Ewentualnie rekomendowana jest anonimizacja nr PESEL przed dołączeniem do systemu CRU JSFP pliku z odwzorowaniem takiego upoważnienia.

Co w przypadku gdy pełnomocnictwo nie spełnia wymogów rejestracji?

W przypadku gdy upoważnienie nie będzie potwierdzało możliwości działania reprezentant kierownika do realizacji obowiązków kierownika jednostki w kontekście Centralnego Rejestru Umów JSFP, to wniosek o założenie konta jednostki zostanie rozpatrzony negatywnie ze wskazaniem uzasadnienia negatywnej oceny wniosku.