Aby przyjąć ucznia z Ukrainy do szkoły lub przedszkola, konieczne jest przetwarzanie jego danych osobowych. To zaś rodzi konieczność ich ochrony zgodnie z RODO. Warto w tym zakresie skorzystać ze wskazówek Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przede wszystkim dane osobowe obywateli Ukrainy przetwarzane w Polsce podlegają ochronie RODO. Nie ma tu znaczenia obywatelstwo tych osób.

Wybierz właściwą podstawę przetwarzania danych ucznia

Dlatego w pierwszej kolejności zadaniem szkoły jako administratora danych osobowych jest wybór właściwej podstawy przetwarzania danych. W zdecydowanej większości przypadków podstawą tą będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązku prawnego).

W przypadku przyjmowania uczniów do szkoły należy powołać się na:

6 ust. 1 lit. c RODO,
art. 130 i n. Prawa oświatowego,
§ 3 rozporządzenia MEN z 23 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia osób niebędących obywatelami polskimi oraz osób będących obywatelami polskimi, które pobierały naukę w szkołach funkcjonujących w systemach oświaty innych państw.

Przekaż zrozumiałe informacje dla uczniów

Kolejnym istotnym zadaniem jest obowiązek informacyjny. Otóż szkoła w związku z przyjmowaniem uczniów z Ukrainy musi przekazać im informacje wymagane na podstawie art. 13 lub 14 RODO. W tym zakresie należy przede wszystkim zadbać o to, by klauzula była dostosowana do odbiorcy.

Klauzula informacyjna powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla ucznia z Ukrainy (w praktyce zwykle ukraińskim lub rosyjskim).

Poza tym sformułowania używane w klauzuli powinny być dostosowane do możliwości poznawczych ucznia. Należy przede wszystkim unikać skomplikowanych sformułowań prawnych.

Rejestruj czynności przetwarzania

Nie każda szkoła musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych. Jeśli go prowadzi, to takie czynności jak przyjmowanie uczniów z Ukrainy powinny być uwzględnione w tym rejestrze.

Korzystaj ze wsparcia IOD

W tych trudnych czasach zaleca się korzystanie ze wsparcia IOD. Inspektorzy ochrony danych może bowiem na bieżąco reagować na nowe potrzeby administratorów dotyczące ochrony danych osób z Ukrainy. Warto w szczególności zalecić przeprowadzenie szkoleń dla pracowników szkoły.

Źródło: