Skany świadectw pracy w aktach osobowych pracowników szkoły

Pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy).

Pracodawca ma prawo żądać okazania oryginałów świadectw pracy w celu zaliczenia do stażu pracy okresów z nich wynikających. Żaden jednak przepis nie zobowiązuje go wprost do wymagania od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów. Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Istnieją wątpliwości co do tego, czy kserokopia lub skan dokumentu jest w istocie dokumentem w rozumieniu ww. przepisu. Przez wiele lat w orzecznictwie sądów powszechnych dominował pogląd, że kserokopia dokumentu nie jest dokumentem. Aktualnie (szczególnie wobec wprowadzenia art. 77³ Kodeksu cywilnego) coraz częściej określa się kopie oraz skany dokumentów mianem dokumentu. Rozpatrując kwestię skanu dokumentu należy przy tym pomocniczo odnieść się do definicji dokumentu elektronicznego zawartej w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nią dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.