Pakiet przepisów podatkowych nazwanych Polski Ład ma wpływ także na wynagrodzenie pracowników szkoły. W związku z nim wytwarzane są nowe dokumenty tj. wnioski i oświadczenia dotyczące ulgi dla klasy średniej, dla emerytów czy ulgi na powrót. Sprawdź, czy dokumentację dotyczącą Polskiego Ładu w szkole należy przechowywać w aktach osobowych, czy odrębnym zbiorze dokumentów płacowych.

Dokumentacja pracowników szkoły – akta osobowe oraz inne dokumenty kadrowe

Każdy pracodawca musi założyć i prowadzić dla każdego swojego pracownika dokumentację pracowniczą w zakresie obejmującym:

akta osobowe i
dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Zakres dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, jak i szczegółową zawartość akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracowników szkoły – co w nich zamieszczać

Akta osobowe powinny składać się z 4 części, a w poszczególnych częściach pracodawca powinien gromadzić i przechowywać odpowiednio:

część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² kp),
część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumentacja pracownicza w szkole – bez dokumentów podatkowych

Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

Wśród wskazanych w nim dokumentów znajdują się jedynie te, które wynikają z przepisów prawa pracy, nie ma natomiast m.in. dokumentów podatkowych. Dotyczy to także nowych wniosków i oświadczeń związanych ze stosowaniem przepisów Polskiego Ładu.

Dokumenty dotyczące Polskiego Ładu mają wprawdzie związek z zatrudnieniem, jednak – w ocenie resortu pracy – nie powinny być częścią akt osobowych pracownika. Należy je więc przechowywać oddzielnie – poza aktami osobowymi.

Przeczytaj także: