Kontrola wykorzystania oraz pobrania dotacji oświatowej

Zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 27 października 2017 r. ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. 2022 r., poz. 2082 ze zm.), organ dotujący może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania udzielonych dotacji oświatowych.

Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki– także do wglądu do list obecności oraz ich weryfikacji.

Należy również pamiętać, iż kontrola ta może obejmować okres 5 lat budżetowych poprzedzających rok budżetowy, w którym jest ona przeprowadzana.

W ustawie o finansowaniu zadań oświatowych znalazły się również nowe przepisy, które dają możliwość kontrolerom w zakresie przetwarzania danych osobowych zatrudnionych pracowników.

Doprecyzowano również, iż placówka udostępnia dokumentację (organizacyjną, finansową i przebiegu nauczania) oraz listy obecności (szkoły dla dorosłych), w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji. Przepisy wyraźnie również podkreślają, iż sama kontrola może być prowadzona w siedzibie placówki oświatowej, a nie w siedzibie gminy czy powiatu.

Oznacza to również, iż samo zawiadomienie o kontroli musi pochodzić od osoby/osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli. Najpierw organ dotujący udziela upoważnienia, a następnie osoba/osoby upoważnione zwracają się do podmiotu kontrolowanego o przygotowanie oraz okazanie niezbędnej dokumentacji w ustawowym terminie.

Odmowa udostępniania dokumentacji może zostać potraktowana jako brak dokumentów, a co za tym idzie wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem oraz dalszy obowiązek zwrotu dotacji.

Istotne znaczenie ma również art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, z którego wynika, iż organ stanowiący JST w drodze uchwały ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli. Z regulacji tej  wynika, że organ stanowiący został upoważniony do ustalenia trybu przeprowadzania kontroli. Z przepisu tego nie wynika natomiast, ażeby organ ten został upoważniony do stanowienia prawa w zakresie wyposażenia organu kontrolującego w inne uprawnienia kontrolne niż przewidziane w art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych oraz nałożenia na podmioty kontrolowane innych obowiązków niż wynikające z tego przepisu.

Przykładowo, wiele uchwał zakłada, iż kontrolujący mogą żądać od kontrolowanego sporządzania niezbędnych kserokopii dowodów źródłowych potwierdzających wykorzystanie dotacji, żądanie od kontrolowanego zestawień i obliczeń opartych na dowodach źródłowych i innych dokumentach. Takie uprawnienia kontrolujących nie znajdują podstawy prawnej w ustawie.

Należy zwrócić uwagę, iż nałożenie na kontrolowanego obowiązku sporządzenia zestawień i obliczeń opartych na dowodach źródłowych stanowi formę działania administracji publicznej, charakterystyczną właśnie procedurom kontrolnym.

W toku kontroli to kontrolujący bazują na materiałach źródłowych, analizują tę dokumentację i – co do zasady – we własnym zakresie sporządzają zestawienia i różnego rodzaju obliczenia. W przeciwnym wypadku będziemy mieć do czynienia z odmianą autokontroli.

Bardzo ważną kwestią jest również fakt, iż kontrolujący posiadają ograniczenia zakresu kontroli do dokumentacji wyłącznie związanej z pobraniem dotacji oraz jej wykorzystaniem, a to oznacza, że np. wydatki dokonywanego z czesnego i innych źródeł nie są przedmiotem tej kontroli, ponieważ nie dotyczą pobrania i wykorzystania dotacji.

Należy również pamiętać, iż wydatkowanie dotacji oznacza dokonanie wydatków związanych z realizacją zadań określonych w art. 35 ust. 1, poniesionych w roku budżetowym, na który dotacja została udzielona, niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania.

Podczas kontroli, placówka nie ma również obowiązku okazywania całej historii rachunku bankowego i są dokonywane inne płatności, niepokrywane z dotacji. Te zagadnienia były przedmiotem także orzecznictwa sądowego, np. wyroku NSA z dnia 3 listopada 2015 r. (II GSK 2097/14), wyroku WSA w Rzeszowie z dnia 21 sierpnia 2013 r. (II SA/Rz 211/13), wyroków WSA w Białymstoku z dnia 20 lutego 2019 r. (I SA/Bk 688/18) oraz z dnia 13 czerwca 2018 r. (I SA/Bk 209/18).

Autor: Agnieszka Pessel - pracownik samorządowy z dwudziestoletnim stażem, na stanowiskach głównego specjalisty ds. analizy i kontroli finansowej oraz głównego specjalisty ds. oświaty. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego i Wydziału Zarządzania, kierunków Administracja i Finanse i Rachunkowość. Specjalizuje się w prawie oświatowym, prawie finansowym oraz rachunkowości budżetowej.