Obowiązki placówek oświatowych wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów

Zgodnie z ustawą do dnia 24 września, dyrekcja szkoły lub przedszkola ma obowiązek:

1. opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych,

2. przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi,

3. wyznaczenie bezpiecznego, poufnego kanału zgłoszeń wewnętrznych poprzez ustanowienie technicznych środków umożliwiających złożenie zgłoszenia, które zapewniają:

• łatwy dostęp przez stronę internetową i urządzenia mobilne,

• miały prosty i czytelny formularz do zgłaszania naruszeń,

• pozwalały na podgląd aktualnego statusu zgłoszenia,

• zapewniały całkowitą poufność zgłaszającemu,

• dawały możliwość poufnej komunikacji ze zgłaszającym.

4. prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych,

5. zapoznanie pracowników z procedurami,

6. wyznaczenie kompetentnej i niezależnej osoby bądź podmiotu zewnętrznego do obsługi zgłoszeń.

W kontekście szkół i przedszkoli, sygnaliści mogą zgłaszać różnorodne naruszenia, które mogą obejmować:

1. Naruszenia praw uczniów lub przedszkolaków - mogą to być zgłoszenia dotyczące niewłaściwego traktowania uczniów przez nauczycieli, mobbingu, czy naruszeń praw dziecka.

2. Nadużycia finansowe lub nieprawidłowości w zarządzaniu placówką - zgłoszenia dotyczące nieprawidłowego zarządzania funduszami szkoły lub przedszkola, np. niewłaściwe wykorzystanie dotacji czy nieprawidłowości w przetargach publicznych.

3. Naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych - jak nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych uczniów i ich rodzin, co może narazić placówkę na odpowiedzialność prawną.

4. Korupcja w placówkach oświatowych - może obejmować sytuacje, w których osoby odpowiedzialne za zarządzanie placówką dopuszczają się nadużyć finansowych. Przykłady to przyjmowanie łapówek w zamian za przyjęcie dziecka do przedszkola lub szkoły, manipulowanie wynikami przetargów, lub zawyżanie kosztów w celu uzyskania korzyści majątkowych.

5. Zamówienia publiczne - naruszenia mogą obejmować manipulowanie przetargami, faworyzowanie określonych dostawców lub dzielenie zamówień na mniejsze, aby uniknąć stosowania procedur przetargowych.

Zgodnie z ustawą, pracodawca musi wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie, analizowanie i odpowiednie reagowanie na zgłoszenia o potencjalnych naruszeniach. Osoby te muszą posiadać odpowiednie kompetencje oraz być niezależne od osób, które mogą być przedmiotem zgłoszeń. Aby spełnić wymogi ustawy oraz zapewnić najwyższe standardy pracy, konieczne jest, pracownicy odbyli merytoryczne szkolenia w dwóch kluczowych obszarach:

1. Prowadzenie postępowań wyjaśniających: Szkolenie z tego zakresu powinno obejmować techniki zbierania dowodów, metody prowadzenia wywiadów oraz analizę zgromadzonego materiału. Pracownicy muszą być w stanie prowadzić postępowania w sposób rzetelny, zgodny z przepisami prawa, a jednocześnie efektywny i transparentny. Ważne jest, aby szkolenie uwzględniało także aspekty związane z minimalizowaniem ryzyka dla sygnalisty oraz utrzymaniem integralności procesu.

2. Ochrona danych osobowych: Z uwagi na delikatną naturę informacji przekazywanych przez sygnalistów, pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie przepisów RODO oraz innych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Szkolenie powinno dotyczyć zarówno teorii, jak i praktycznych aspektów zarządzania danymi, w tym bezpiecznego przechowywania, przetwarzania oraz przekazywania informacji.

Ponadto każdy pracodawca przy powierzeniu wykonywania w/w obowiązków pracownikowi powinien wsiąść pod uwagę:

1. Wyjścia pracownika z pracy na spotkanie z sygnalistą: Pracodawca powinien wprowadzić procedury, które umożliwią pracownikowi opuszczenie miejsca pracy na czas trwania spotkania, bez uszczerbku na wynagrodzeniu, traktując ten czas jako pełnoprawne wykonywanie obowiązków służbowych.

2. Obowiązki w trakcie pracy i poza godzinami pracy: Pracownicy mogą być zobowiązani do odbywania spotkań z sygnalistami także poza standardowymi godzinami pracy. W takim przypadku, pracodawca powinien jasno określić, że czas spędzony na takich spotkaniach jest traktowany jako czas pracy, co może wiązać się z dodatkowymi wynagrodzeniami, na przykład w formie nadgodzin lub ryczałtu.

3. Rozliczenie spotkań oraz dojazdów: Pracodawca powinien wprowadzić zasady rozliczania czasu poświęconego na spotkania z sygnalistami oraz dojazd na miejsce spotkania. W przypadku, gdy spotkanie odbywa się poza miejscem pracy, czas dojazdu powinien być traktowany jako czas pracy i odpowiednio rozliczany. Pracodawca może również rozważyć pokrycie kosztów transportu, jeśli spotkanie wymaga podróży służbowej.

Wybór narzędzi informatycznych jako element wsparcia w ustanowieniu bezpiecznych i poufnych kanałów zgłoszeń.

Wybór odpowiednich narzędzi do zgłaszania naruszeń przynosi kilka istotnych korzyści. Przede wszystkim zapewnia skuteczną ochronę przed ujawnieniem tożsamości sygnalistów, co minimalizuje ryzyko konfliktów wewnętrznych i pozwala na szybkie wykrywanie nieprawidłowości. Dzięki temu pracodawca może unikać konsekwencji prawnych, takich jak grzywny czy odpowiedzialność karna oraz budować kulturę zaufania i przejrzystości w organizacji. Jednym z rozwiązań jest wdrożenie specjalistycznego systemu informatycznego, takiego jak Gwizdek (www.gwizdek.legal). System oferuje szereg zalet, które znacząco podnoszą poziom bezpieczeństwa i efektywności obsługi zgłoszeń sygnalistów:

1. Poufność i bezpieczeństwo danych: System Gwizdek umożliwia sygnalistom składanie zgłoszeń w sposób całkowicie poufny, co minimalizuje ryzyko ujawnienia ich tożsamości i zapewnia ochronę przed ewentualnymi represjami.

2. Zabezpieczenie danych: Gwizdek oferuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania danych, które chronią zgłoszenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz utratą danych, co jest kluczowe z perspektywy ochrony zarówno sygnalistów, jak i pracowników obsługujących zgłoszenia.

3. Zgodność z przepisami: Gwizdek jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o ochronie sygnalistów oraz przepisami RODO, co stanowi dodatkową gwarancję, że organizacja nie narazi się na sankcje prawne związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych.

4. Automatyczne prowadzenie rejestrów: System „Gwizdek” oferuje funkcję automatycznego prowadzenia rejestrów zgłoszeń, co jest dużą korzyścią dla pracodawcy. Dzięki tej funkcji każde zgłoszenie jest automatycznie rejestrowane i archiwizowane w bezpieczny sposób, co pozwala na zachowanie pełnej dokumentacji procesów i działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenia. To nie tylko ułatwia przestrzeganie wymogów prawnych, ale także usprawnia zarządzanie zgłoszeniami, umożliwiając szybki dostęp do historii zgłoszeń i przejrzyste raportowanie.

Wybór odpowiedniego systemu jest kluczowy dla skutecznego wdrożenia procedur związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów. Dzięki temu pracodawca nie tylko spełnia wymogi ustawowe, ale także chroni swoich pracowników przed ryzykiem związanym
z odpowiedzialnością karną. Na uwadze należy mieć fakt, iż wykorzystanie skrzynki email jako kanał zgłoszeń może nie zapewnić: bezpieczeństwa przetwarzania danych, poufności, szyfrowania oraz skutecznej ochrony sygnalisty.

Wdrożenie ustawy o sygnalistach w placówkach oświatowych wymaga odpowiedzialnego podejścia do organizacji pracy, szkolenia pracowników oraz stworzenia bezpiecznych
i poufnych kanałów zgłoszeń. Kluczowe jest zapewnienie, że zgłoszenia dotyczące naruszeń będą traktowane poważnie, a sygnaliści oraz osoby obsługujące zgłoszenia będą odpowiednio chronieni.

Autorem artykułu jest Prezes bydgoskiej firmy SIMPLE7 Sp. z o.o. dostawca systemu Gwizdek (www.gwizdek.legal) służącego do obsługi zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów

Potrzebujesz więcej informacji, wsparcia merytorycznego, skontaktuj się z ekspertami:

[email protected]

+48 800 806 600