Rekrutacja do przedszkola wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów i ich rodziców. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, jakie dane mogą być legalnie pozyskiwane na etapie postępowania rekrutacyjnego i jednoznacznie wskazuje, że przepisy nie pozwalają na żądanie numeru PESEL rodziców. Wyjaśnienia te mają istotne znaczenie dla dyrektorów przedszkoli oraz organów prowadzących.

Jakie dane osobowe są dopuszczalne w rekrutacji do przedszkola

Zasady przetwarzania danych osobowych w rekrutacji do przedszkoli wynikają z przepisów ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe oraz z przepisów RODO. Zgodnie z art. 150 i 151 ustawy – Prawo oświatowe, ustawodawca precyzyjnie określił zakres danych, jakie mogą być zawarte we wniosku o przyjęcie dziecka do publicznego przedszkola lub szkoły.

Przepisy te dopuszczają przetwarzanie numeru PESEL dziecka, jako kandydata do placówki, natomiast nie przewidują pozyskiwania numeru PESEL rodziców.

Czy w rekrutacji do przedszkola można żądać numeru PESEL rodziców

W rekrutacji do publicznego przedszkola nie ma zatem podstawy prawnej do żądania numeru PESEL rodziców – legalne jest wyłącznie przetwarzanie numeru PESEL dziecka.

Jak podkreśla UODO, brak wyraźnej podstawy ustawowej oznacza, że przedszkola nie mogą samodzielnie rozszerzać katalogu danych wymaganych od rodziców.

Numer PESEL rodziców a stanowisko UODO

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał jednoznacznie, że organy prowadzące, ustalając wzory wniosków lub zgłoszeń rekrutacyjnych, nie mogą wykraczać poza zakres danych określonych w ustawie.

Takie działanie naruszałoby:

przepisy Prawa oświatowego,
zasady RODO, w szczególności zasadę legalizmu, proporcjonalności i minimalizacji danych.

Odpowiedzialność organu prowadzącego za zakres danych

Organ prowadzący nie ma kompetencji do modyfikowania:

zakresu danych osobowych wskazanych w przepisach,
celu, w jakim dane są pozyskiwane w postępowaniu rekrutacyjnym.

Każde rozszerzenie katalogu danych osobowych na etapie rekrutacji do przedszkola należy uznać za działanie niezgodne z prawem.

Kiedy możliwe jest legalne pozyskanie numeru PESEL rodzica

UODO zwraca uwagę, że sytuacja prawna zmienia się dopiero w przypadku niewywiązywania się przez rodziców z obowiązku uiszczania należności, np. za wyżywienie dziecka. Wówczas rozpoczyna się odrębna procedura – postępowanie egzekucyjne w administracji. Na tym etapie legalne staje się przetwarzanie numeru PESEL rodzica, zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Pozyskanie danych z rejestru PESEL

Jeżeli występują trudności w pozyskaniu numeru PESEL bezpośrednio od rodziców, przepisy ustawy o ewidencji ludności umożliwiają jego uzyskanie w trybie administracyjnym.

Dane z rejestru PESEL mogą być udostępniane m.in. organom administracji publicznej oraz jednostkom samorządowym w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.