Skutki przekształcenia szkoły i zmiany jej nazwy w dokumentacji szkolnej

Bożena Winczewska

Bożena Winczewska

W latach 1995-2007 dyrektor Wydziału Wychowania i Kształcenia Specjalnego KO
Data publikacji: 17 sierpnia 2017 r.
Poleć znajomemu
Pytanie: Od 1 września 2017 r. szkoła zmienia nazwę, do nazwy dołączony zostaje „Nr 2”. Czy przekształcenie szkoły oraz zmiana nazwy skutkują zmianami w dokumentacji szkolnej, tzn. czy uczniom wymieniane są legitymacje szkolne na nowe, zakłada się nową księgę uczniów oraz wydaje wszystkim uczniom nowe arkusze ocen z aktualnymi pieczęciami urzędowymi i szkolnymi?
Odpowiedź: Uzupełnienie nazwy szkoły o ustalony przez organ prowadzący numer porządkowy oznacza zmianę nazwy szkoły i konieczność:
  • dokonania zmiany pieczęci, której odciskiem opatruje się szkolne dokumenty, świadectwa i inne druki szkolne – w otoku pieczęci urzędowej powinien być napis odpowiadający aktualnej nazwie szkoły (art. 16c ust. 1 ustawy z 31 stycznia 1980 r.),
  • wymiany legitymacji szkolnych wydanych uczniom przed zmianą nazwy szkoły – legitymacje szkolne zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie (§ 25 ust. 4 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r.).
Zmiana nazwy szkoły – co z dokumentacją nauczania

Przepisy nie rozstrzygają, jak w przypadku zmiany nazwy szkoły postąpić z dokumentacją przebiegu nauczania prowadzoną przed zmianą. W związku z tym, że w przepisach znajdują się wskazania do:

  • prowadzenia w ośmioletniej szkole podstawowej dotychczasowych ksiąg uczniów założonych w sześcioletniej szkole podstawowej (art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy – Prawo oświatowe oraz § 27 ust. 2 projektu rozporządzenia z 19 czerwca 2017 r.),
  • kontynuowania dokumentacji przebiegu nauczania dla klas gimnazjum prowadzonych w szkole powstałej w wyniku jego przekształcenia (art. 129 ust. 9, art. 308 ust. 2 i 10 oraz art. 363 ww. ustawy),
  • prowadzenie arkuszy ocen uczniów szkoły podstawowej i gimnazjum założonych na drukach według dotychczasowych wzorów do czasu zakończenia przez ucznia nauki w danej szkole (§ 29 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r.).

rozwiązaniem dostosowującym księgi uczniów i arkusze ocen do wprowadzonych zmian mogłoby być opieczętowanie dokumentów dodatkowo nową pieczęcią, z adnotacją, od kiedy nastąpiła zmiana nazwy szkoły.

Przesłana do innej szkoły lub wydana rodzicom ucznia kopia arkusza ocen ucznia, który zmienia szkołę po 1 września, kiedy obowiązuje już zmieniona nazwa szkoły, powinna zawierać taką datę, z jaką rzeczywiście uczeń opuścił szkołę. W ten sposób będzie widać, jak długo uczeń uczęszczał do szkoły, która wystawiła mu kopię arkusza (§ 15 ust. 6 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r.).

Konieczna wymiana pieczęci szkolnych

Po zmianie nazwy szkoły przestaje obowiązywać dotychczasowa nazwa i w związku z tym szkoła musi zmienić pieczęcie. Pieczęcią szczególnego rodzaju używaną w szkole jest pieczęć urzędowa, której wygląd, wymiary, sposób używania, przechowywania, zamawiania i wyrobu określają przepisy ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Zgodnie z art. 16c ust. 1 ustawy pieczęć ta zawiera pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania. Do takich podmiotów należą m. in. szkoły publiczne i szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych (art. 2a ustawy). Zobowiązane są one do używania pieczęci urzędowej zgodnie z określonymi w tym zakresie przepisami.

Zasady używania pieczęci urzędowej powinny być zawarte w statucie szkoły, która zobowiązana jest do:
  • zapisania w nim wszystkich elementów tworzących nazwę szkoły ustaloną w akcie założycielskim,
  • określenia warunków i sposobu używania nazwy na tablicy urzędowej, sztandarze oraz świadectwach i pieczęciach, którymi opatruje się świadectwa i legitymacje szkolne (art. 88 ustawy – Prawo oświatowe oraz § 1 ust. 1-9 oraz § 3 rozporządzenia MEN z 17 marca 2017 r.).

Po zmianie nazwy szkoły w otoku pieczęci urzędowej szkoły powinien być napis odpowiadający aktualnej nazwie szkoły. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, w tym na świadectwach i legitymacji szkolnej.

Co z legitymacjami szkolnymi…

Uczniowie przyjęci do szkoły od 1 września 2017 r. powinni otrzymać legitymacje szkolne opatrzone odciskiem pieczęci urzędowej szkoły z nową nazwą. Pozostałym uczniom należy wymienić legitymacje, bo nie można dokonywać w nich skreśleń i poprawek. Te, które zawierają błędy lub omyłki, podlegają wymianie. Ich ważność w roku szkolnym 2017/2018 i kolejnych latach szkolnych potwierdzać będzie umieszczona na nich data ważności i aktualna pieczęć urzędowa szkoły. Tylko ważna legitymacja – zawierająca dane zgodne ze stanem faktycznym, prawidłowo wypełniona i z aktualnym okresem ważności pozwala korzystać z uprawnień przysługujących uczniowi na podstawie legitymacji szkolnej.

… i księgami uczniów

Szkoła utworzona w wyniku przekształcenia gimnazjum nie musi zakładać nowej księgę uczniów ani wydawać wszystkim uczniom nowych arkuszy ocen. Wydaje się, że w przypadku zmiany nazwy szkoły możliwe jest opieczętowanie dokumentów szkolnych nową pieczęcią podłużną, z adnotacją, od kiedy nastąpiła zmiana nazwy szkoły. Za przyjęciem takiego rozwiązania przemawiają:

1) wprowadzony w projekcie rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji zapis mówiący, że z dniem 1 września 2017 r. dotychczasowa księga uczniów prowadzona na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. staje się księgą uczniów prowadzoną przez ośmioletnią szkołę podstawową na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia (§ 27 ust. 2 projektu rozporządzenia z 19 czerwca 2017 r.),

2) obowiązek stosowania dotychczasowych przepisów dotyczących gimnazjów wobec klas gimnazjum prowadzonych w szkole powstałej w wyniku jego przekształcenia, w tym rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji oraz wydawania uczniom tych klas świadectw ustalonych dla dotychczasowych gimnazjów, opatrzonych pieczęcią gimnazjum,

3) przepis wskazujący, że arkusze ocen uczniów szkoły podstawowej, gimnazjum i szkoły ponadgimnazjalnej, założone na drukach według dotychczasowych wzorów, są prowadzone na tych drukach do czasu zakończenia przez ucznia nauki w danej szkole (§ 29 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r.).

Na pewno dokumentacja szkolna zakładana po 1 września 2017 r. musi zostać opatrzona już nową pieczęcią z aktualną nazwą szkoły.
Bożena Winczewska

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.
wiper-pixel