Skutki przekształcenia szkoły i zmiany jej nazwy w dokumentacji szkolnej

Przepisy nie rozstrzygają, jak w przypadku zmiany nazwy szkoły postąpić z dokumentacją przebiegu nauczania prowadzoną przed zmianą. W związku z tym, że w przepisach znajdują się wskazania do:

• prowadzenia w ośmioletniej szkole podstawowej dotychczasowych ksiąg uczniów założonych w sześcioletniej szkole podstawowej (art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy – Prawo oświatowe oraz § 27 ust. 2 projektu rozporządzenia z 19 czerwca 2017 r.),
• kontynuowania dokumentacji przebiegu nauczania dla klas gimnazjum prowadzonych w szkole powstałej w wyniku jego przekształcenia (art. 129 ust. 9, art. 308 ust. 2 i 10 oraz art. 363 ww. ustawy),
• prowadzenie arkuszy ocen uczniów szkoły podstawowej i gimnazjum założonych na drukach według dotychczasowych wzorów do czasu zakończenia przez ucznia nauki w danej szkole (§ 29 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r.).

rozwiązaniem dostosowującym księgi uczniów i arkusze ocen do wprowadzonych zmian mogłoby być opieczętowanie dokumentów dodatkowo nową pieczęcią, z adnotacją, od kiedy nastąpiła zmiana nazwy szkoły.

Przesłana do innej szkoły lub wydana rodzicom ucznia kopia arkusza ocen ucznia, który zmienia szkołę po 1 września, kiedy obowiązuje już zmieniona nazwa szkoły, powinna zawierać taką datę, z jaką rzeczywiście uczeń opuścił szkołę. W ten sposób będzie widać, jak długo uczeń uczęszczał do szkoły, która wystawiła mu kopię arkusza (§ 15 ust. 6 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r.).

Po zmianie nazwy szkoły przestaje obowiązywać dotychczasowa nazwa i w związku z tym szkoła musi zmienić pieczęcie. Pieczęcią szczególnego rodzaju używaną w szkole jest pieczęć urzędowa, której wygląd, wymiary, sposób używania, przechowywania, zamawiania i wyrobu określają przepisy ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Zgodnie z art. 16c ust. 1 ustawy pieczęć ta zawiera pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania. Do takich podmiotów należą m. in. szkoły publiczne i szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych (art. 2a ustawy). Zobowiązane są one do używania pieczęci urzędowej zgodnie z określonymi w tym zakresie przepisami.

Po zmianie nazwy szkoły w otoku pieczęci urzędowej szkoły powinien być napis odpowiadający aktualnej nazwie szkoły. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, w tym na świadectwach i legitymacji szkolnej.

Uczniowie przyjęci do szkoły od 1 września 2017 r. powinni otrzymać legitymacje szkolne opatrzone odciskiem pieczęci urzędowej szkoły z nową nazwą. Pozostałym uczniom należy wymienić legitymacje, bo nie można dokonywać w nich skreśleń i poprawek. Te, które zawierają błędy lub omyłki, podlegają wymianie. Ich ważność w roku szkolnym 2017/2018 i kolejnych latach szkolnych potwierdzać będzie umieszczona na nich data ważności i aktualna pieczęć urzędowa szkoły. Tylko ważna legitymacja – zawierająca dane zgodne ze stanem faktycznym, prawidłowo wypełniona i z aktualnym okresem ważności pozwala korzystać z uprawnień przysługujących uczniowi na podstawie legitymacji szkolnej.

Szkoła utworzona w wyniku przekształcenia gimnazjum nie musi zakładać nowej księgę uczniów ani wydawać wszystkim uczniom nowych arkuszy ocen. Wydaje się, że w przypadku zmiany nazwy szkoły możliwe jest opieczętowanie dokumentów szkolnych nową pieczęcią podłużną, z adnotacją, od kiedy nastąpiła zmiana nazwy szkoły. Za przyjęciem takiego rozwiązania przemawiają:

1) wprowadzony w projekcie rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji zapis mówiący, że z dniem 1 września 2017 r. dotychczasowa księga uczniów prowadzona na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. staje się księgą uczniów prowadzoną przez ośmioletnią szkołę podstawową na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia (§ 27 ust. 2 projektu rozporządzenia z 19 czerwca 2017 r.),

2) obowiązek stosowania dotychczasowych przepisów dotyczących gimnazjów wobec klas gimnazjum prowadzonych w szkole powstałej w wyniku jego przekształcenia, w tym rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji oraz wydawania uczniom tych klas świadectw ustalonych dla dotychczasowych gimnazjów, opatrzonych pieczęcią gimnazjum,

3) przepis wskazujący, że arkusze ocen uczniów szkoły podstawowej, gimnazjum i szkoły ponadgimnazjalnej, założone na drukach według dotychczasowych wzorów, są prowadzone na tych drukach do czasu zakończenia przez ucznia nauki w danej szkole (§ 29 rozporządzenia MEN z 18 stycznia 2017 r.).