Wczasy pod gruszą z ZFŚŚ mogą być przeznaczone także na sfinansowanie zagranicznych wczasów. W takim przypadku uprawniony może przedłożyć fakturę sporządzoną w języku obcym, zawierającą walutę z innego kraju. Jak postąpić z taką fakturą? Czy można ją przyjąć? Czy wymaga ona tłumaczenia i przeliczenia?

Wczasy pod gruszą w regulaminie ZFŚS

Szczegółowe zasady przyznawania prawa do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być sprecyzowane w regulaminie ZFŚS. Dotyczy to także tzw. wczasów pod gruszą. Regulamin powinien określać:

jakie są warunki przyznania świadczenia,
ile wynosi świadczenie (z uwzględnieniem różnicowania w oparciu o kryterium socjalne),
kiedy świadczenie jest wypłacane,
jakie dokumenty muszą być złożone w celu przyznania świadczenia.

Faktura może być sporządzona w języku obcym

W praktyce najczęściej w regulaminie przewiduje się wymóg przedłożenia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego zapłatę za wczasy. Żaden przepis nie określa jednak, w jakim języku musi być sporządzona faktury.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106b i art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, jednakże przepisy te nie zawierają warunku, że faktura ma zostać sporządzona w języku polskim.

Również przepisy dotyczące rachunkowości nie określają, że uwzględniać należy w operacjach finansowych na terenie Polski wyłącznie faktury wystawione w języku polskim. Elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy określa art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Tłumaczenie tylko na żądanie

Jakie wymogi musi spełniać faktura w języku obcym? Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Poza tym zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości, na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

Konieczne przeliczenie waluty

Przy rozpatrywaniu wniosku pracownika o przyznanie świadczenia socjalnego z ZFŚS np. wczasów pod gruszą fakturę wystawioną w języku obcym należy:

przyjąć,
przetłumaczyć wyłącznie na żądanie uprawnionych organów,
przeliczyć kwotę transakcji widoczną na fakturze na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Dla przyznania świadczeń z ZFŚS można uwzględnić fakturę wystawionej w języku obcym, przy czym należy dokonać przeliczenia kwoty faktury zakupu w walucie obcej według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Joanna Swadźba