Jakie dokumenty wewnątrzszkolne wymagają aktualizacji po zmianie przepisów

Bożena Winczewska

Bożena Winczewska

W latach 1995-2007 dyrektor Wydziału Wychowania i Kształcenia Specjalnego KO
Data publikacji: 22 sierpnia 2016 r.
Poleć znajomemu
Jakie dokumenty wewnątrzszkolne wymagają aktualizacji po zmianie przepisów
Dokument archiwalny

Inicjatorem wprowadzania zmian w dokumentacji wewnątrzszkolnej powinien być dyrektor szkoły, ponieważ to on jest odpowiedzialny za jej właściwe prowadzenie. Od początku roku szkolnego 2016/2017 wchodzi w życie kilka istotnych zmian, w związku z tym trzeba je uwzględnić w dokumentacji. Podpowiadamy, jakie dokumenty wymagają aktualizacji lub zmiany.

Zmiany w przepisach i ich konsekwencje w dokumentacji szkolnej

Wszystkie dokumenty powinny być systematycznie weryfikowane w aspekcie ich aktualności i przydatności, ale przede wszystkim sprawdzane pod względem ich zgodności z przepisami prawa. Częste nowelizacje aktów prawnych lub zastępowanie dotychczasowych nowymi wymaga śledzenia na bieżąco wprowadzanych zmian i dostosowywania do nich wewnątrzszkolnych dokumentów. Działania w tym zakresie polegać będą na wprowadzeniu zmian w istniejących dokumentach lub zastąpieniu starych dokumentów nowymi.

Obowiązek aktualizowania dokumentacji wewnątrzszkolnej i dostosowania jej do obowiązujących przepisów dotyczy zarówno szkół publicznych, jak i niepublicznych.

Zakres zmian

Dokumenty wymagające aktualizacji lub zmiany

Sposób dokonywania aktualizacji lub zmiany

Obowiązek szkolny dla 7-latków i odraczanie rozpoczęcia spełniania obowiązku szkolnego od 1 września 2016 r. (ustawa z 29 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw)

  • księga ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania

przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły,

  • księga uczniów,

  • arkusz ocen ucznia

W roku szkolnym 2016/2017, prawidłowo prowadzona księga ewidencji powinna:

  1. obejmować dane i informacje dot. wszystkich dzieci z roczników objętych rocznym przygotowaniem przedszkolnym i obowiązkiem szkolnym od roku szkolnego 2016/2017, wpisane do księgi na podstawie informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży przekazanej przez wójta gminy (burmistrza, prezydenta miasta), zgodnie z art. 14 ust. 3 i 3a, art. 15 ust. 2 oraz art. 19 ust. 2 ustawy o systemie oświaty,

  2. zawierać aktualne informacje o:

a) miejscu spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego i obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, w tym w oddziale przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej lub poza tym oddziałem, w związku z wydłużeniem terminu ich funkcjonowania w szkołach podstawowych. W okresie od 1 września 2016 r. do 31 sierpnia 2019 r. informacje o spełnianiu obowiązku przedszkolnego w oddziałach przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych powinny być uzupełniane w księdze na bieżąco (powstanie tego obowiązku ma potwierdzić odpowiedni zapis w zapowiadanej zmianie rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji szkolnej),

 

b) zwolnieniu z obowiązku odbycia rocznego przygotowania przedszkolnego, jeśli dziecko rozpoczęło naukę w szkole podstawowej w wieku 6 lat (art. 16 ust. 1, 1a i 2 ustawy o systemie oświaty),

 

c) odroczeniu rozpoczęcia spełniania obowiązku szkolnego, dla którego podstawą wpisu w roku szkolnym 2016/2017 może być przygotowana przez dyrektora szkoły po 31 sierpnia lista dzieci mieszkających w obwodzie szkoły, którym odroczył rozpoczęcie spełniania obowiązku szkolnego (art. 16 ust. 3 i 4 ustawy o systemie oświaty),

 

d) miejscu kontynuowania przygotowania przedszkolnego przez dziecko z odroczonym obowiązkiem szkolnym (art. 16 ust. 4c ustawy o systemie oświaty),

 

e) kontynuowaniu nauki w klasie I lub II przez uczniów szkoły podstawowej (odnosi się wyłącznie do roku szkolnego 2016/2017 i dotyczy tylko dzieci, które w wieku 6 lat zobowiązane były rozpocząć spełnianie obowiązku szkolnego) (art. 9 i art. 11 ustawy z 29 grudnia 2015 r.).


Osoba zobowiązana przez dyrektora do prowadzenia księgi ewidencji powinna na początku września dokonywać wpisów i aktualizować znajdujące się tam dane i informacje o dzieciach mieszkających w obwodzie szkoły i spełniających w niej ustawowe obowiązki. Informacje podlegające wpisowi dotyczące dzieci/uczniów spełniających obowiązki poza szkołą obwodową powinny być uzupełniane i aktualizowane w księdze niezwłocznie po otrzymaniu powiadomień od innych dyrektorów o przyjęciu dziecka/ucznia, spełnianiu obowiązku przedszkolnego lub szkolnego oraz o zmianach w tym zakresie, z uwzględnieniem nowych regulacji prawnych (art. 14b ust. 3 oraz art. 16 ust. 6 i 6a ustawy o systemie oświaty). Przepisy nie określają, w jakim czasie dyrektorzy powinni wywiązać się z tego obowiązku. Należy przyjąć, że informacje powinny być przekazane nie później niż do końca września, ponieważ w tym czasie większość spraw związanych ze spełnianiem obowiązków przez dzieci powinna być już rozstrzygnięta.

Informacje o dzieciach przyjętych w trakcie roku szkolnego powinny być przekazywane niezwłocznie i wpisywane do księgi na bieżąco. Uczniowie przyjęci do szkoły powinni być wpisami w księdze uczniów chronologicznie według dat rozpoczęcia nauki w danej szkole. Należy do niej wpisywać także uczniów, którzy:

  • realizują w danej szkole obowiązek szkolny, ale nie mieszkają w jej obwodzie, w takim przypadku powinna być wysłane do dyrektora szkoły obwodowej powiadomienie o spełnianiu obowiązku szkolnego w tej szkole,

  • realizują obowiązek szkolny jako 6-latki.

Arkusz ocen ucznia zakłada się bezpośrednio po przyjęciu ucznia do szkoły i prowadzi przez okres jego nauki w danej szkole. W arkuszu ocen ucznia kontynuującego naukę w klasie I lub II powinna znajdować się adnotacja informująca o tym fakcie, np. o treści: „Na podstawie wniosku rodzica z dnia …, zgodnie z art. 9 (klasa I) lub art. 11 (klasa II) ustawy z 29 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r., poz. 35) uczeń nie podlega klasyfikacji rocznej i promowaniu do klasy II (klasy III) szkoły podstawowej oraz nie otrzymuje świadectwa szkolnego promocyjnego. W roku szkolnym 2016/2017 uczeń będzie kontynuował naukę w klasie I (w klasie II) szkoły podstawowej”. Do arkusza należy dołączyć wniosek rodziców lub jego kserokopię. 6-latek zapisany do klasy I jako uczeń będzie podlegał przepisom dot. oceniania, klasyfikowania i promowania.

Nowe regulacje w przepisach rozdziału 3a Ocenianie, klasyfikowanie i promowanie uczniów w szkołach publicznych, w zakresie dotyczącym oceniania uczniów uczęszczających do szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy (ustawa z 23 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw)

  • wewnątrzszkolny system oceniania określony w statucie szkoły,

  • dziennik lekcyjny,

  • arkusz ocen ucznia

Oceny bieżące i oceny klasyfikacyjne sporządzane komputerowo w postaci wydruku podpisanego przez wychowawcę klasy, mogą być dołączane do dziennika lekcyjnego i arkusza ocen ucznia, co jest równoznaczne z wpisem do nich (§ 10 ust. 4 i § 15 ust. 3 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r.).

Od 1 września 2016 r zniesiony został obowiązek realizowania przez nauczycieli w ramach 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy (zatrudnionych w pełnym wymiarze), tzw. godzin karcianych w wymiarze określonym w art. 42 ust. 2 pkt 2 lit. a i b Karty Nauczyciela (ustawa z 18 marca 2016 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw)

  • przydział nauczycielom stałych prac i zajęć w ramach wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatkowo płatnych zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych,

  • dzienniki: lekcyjny, zajęć w świetlicy, innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy.

Dyrektor będzie mógł przydzielić nauczycielom dowolną liczbę godzin ponad obowiązkowe pensum, z zastrzeżeniem, że uwzględni również czas poświęcony na przygotowanie się do zajęć, samokształcenie i doskonaleniem zawodowe i nie przekroczy limitu 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy obowiązującego nauczyciela (np. nauczyciel, który realizuje 18 godzin pensum i 5 godzin ponadwymiarowych tygodniowo, ma jeszcze 17 godziny na realizację innych zadań i czynności w ramach 40-godzinnego tygodnia pracy). W realizacji tego zadania może być pomocne:

  • sporządzenie listy zajęć i czynności wynikających z zadań statutowych szkoły, obejmującej zajęcia opiekuńcze i wychowawcze uwzględniające potrzeby i zainteresowania uczniów,

  • sprawdzenie, czy dotychczas wykonywane przez nauczycieli zadania i obowiązki w ramach pensum wyczerpują tę listę,

  • przeanalizowanie, czy dotychczas prowadzone zajęcia dodatkowe realizujące potrzeby i zainteresowania uczniów zgodne są z ich rzeczywistymi potrzebami i zainteresowaniami.

Przygotowane zestawienie obejmujące zajęcia prowadzone bezpośrednio z uczniami lub na ich rzecz oraz inne zajęcia i czynności wynikające z zadań statutowych szkoły, dyrektor powinien przedstawić radzie pedagogicznej jako swoją propozycję i umożliwić jej zajęcie stanowiska w ramach jej kompetencji opiniujących (art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy o systemie oświaty). Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej wymaga, by dyrektor szkoły:

  1. przygotował nauczycieli do dokonania zmiany w sposobie prowadzenia dzienników zajęć – na zebraniu rady pedagogicznej rozpoczynającym nowy rok szkolny powinien poinformować ich:

a) zmianach w przepisach prawa,

 

b) wpływie tych zmian na działalność szkoły,

 

c) zadaniach dyrektora i nauczycieli w związku z tym zmianami,

 

d) sposobie dokumentowania zajęć prowadzonych z uczniami na nowych zasadach (bez konieczności rejestrowania wymiaru godzin karcianych),

  1. monitorował wprowadzanie zmian – zaplanował i przeprowadził, w trybie nadzoru pedagogicznego, kontrolę prawidłowości prowadzenia dzienników zajęć przez nauczycieli (§ 25 rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2015 r.).

Wpisywanie ocen z religii i etyki na świadectwa szkolne oraz wydawanie legitymacji uczniom

  • świadectwo szkolne promocyjne i ukończenia szkoły,

  • arkusz ocen ucznia,

  • ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły,

  • legitymacja szkolna

Od 1 września 2016 r. na świadectwie szkolnym promocyjnym i na świadectwie ukończenia szkoły, w miejscu przeznaczonym na wpisanie ocen klasyfikacyjnych z religii/etyki, nauczyciel powinien wpisywać:

  • poziomą kreskę, jeżeli uczeń nie uczęszczał na żadne z tych zajęć,

  • ocenę z religii albo etyki, jeżeli uczeń uczęszczał na jedne z tych zajęć, bez wskazywania, z jakich zajęć jest to ocena,

ocenę z religii i ocenę z etyki, jeżeli uczeń uczęszczał zarówno na zajęcia z religii, jak i zajęcia z etyki (§ 1 pkt 13d rozporządzenie MEN z 1 czerwca 2016 r.). Szkoły uprawnione do wydawania świadectw (publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych), wydają je na podstawie prowadzonej dokumentacji przebiegu nauczania. Przepis dotyczący wypełniania świadectw powinien być więc wprowadzony od początku roku szkolnego, ponieważ pomiędzy świadectwem a dziennikiem lekcyjnym i arkuszem ocen ucznia powinna być zachowana spójność. Zanim nauczyciele wypiszą świadectwa, muszą nauczyć się właściwie wypełniać arkusze ocen, by nie było konieczności dokonywania sprostowań błędów i omyłek na świadectwach. Świadectwa ukończenia szkoły zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie.

Od roku szkolnego 2016/2017 dla uczniów szkół policealnych dla młodzieży i słuchaczy szkół dla dorosłych zostaje wprowadzony odrębny wzór legitymacji szkolnej (§ 1 pkt 14 lit. a rozporządzenia MEN z 1 czerwca 2016 r.). Dyrektorzy powinni zlecić sekretarzom szkół:

  • zamówienie nowych legitymacji szkolnych dla uczniów i słuchaczy tych szkół o symbolu 66b MEN-I/50b/2,

  • dokonanie wymiany legitymacji wydanych uczniom/słuchaczom na drukach według dotychczasowych wzorów nr 66 i 66a, na nowe legitymacje wydane na druku według wzoru nr 66b w terminie do 30 września, nieodpłatnie, za zwrotem starych legitymacji,

  • wpisanie do prowadzonej w szkole imiennej ewidencji legitymacji szkolnych: imienia (imion) i nazwiska ucznia/słuchacza, numeru PESEL, numer wydanej legitymacji, daty odbioru legitymacji,

oraz uzyskania podpisu ucznia/słuchacza.

Jakie zapisy statutu należy zaktualizować wraz z nowym rokiem szkolnym

Wraz z nowym rokiem szkolnym wchodzi w życie kilka zmian wprowadzonych nowymi przepisami. W związku z tym w zapisach statutu należy zaktualizować poniższe zapisy:

  1. Usunięcie zapisów dotyczących obowiązku prowadzenia zajęć wynikających z art. 42 Karty Nauczyciela (powinien to być jeden z punktów wśród obowiązków nauczyciela). Forma dokonania zmiany:

  • w § … uchyla się pkt …

  1. Usunięcie zapisów dotyczących sprawdzianu szóstoklasisty, w każdym miejscu, w którym się znajdują. Forma dokonania zmiany:

  • usuwa się § …

  • w § … usuwa się pkt …

  • w § … usuwa się zdanie: „ …………………………………”.

  1. Od roku szkolnego 2016/2017 możliwe będzie dostosowanie form i metod kształcenia do potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych uczniów mających trudności adaptacyjne i komunikacyjne związane z wcześniejszym kształceniem za granicą. Forma dokonania zmiany:

  • w § … po punkcie … dodaje się punkt … w brzmieniu: „ ……………….………………”.

  1. Wprowadzając nowy zawód, należy w statucie (w miejscu, w którym wymienione są zawody, w których kształci szkoła) w paragrafie ... ust. ... po punkcie ... dodać punkt ... w brzmieniu określającym nazwę nowego zawodu.

Niewprowadzenie zmian w statucie może mieć dla dyrektora przykre konsekwencje. Jeżeli w trakcie przeprowadzanych kontroli lub w innych okolicznościach okaże się, że statut:

  • zawiera błędy,

  • nie jest aktualizowany,

odpowiedzialność poniesie dyrektor – za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji szkolnej. Wobec dyrektora mogą zostać zastosowane kary dyscyplinarne oraz finansowe, a w sytuacji dalszych zaniedbań – odwołanie ze stanowiska dyrektora.

Błędy w statucie, nieaktualne zapisy mogą powodować nieprawidłowości w pracy szkoły, podejmowanie niewłaściwych decyzji. Decyzje podejmowane przez nauczycieli oraz dyrektora szkoły w oparciu o taki statut, mogą być podważane.

Dokumenty do pobrania:

Bożena Winczewska, Małgorzata Celuch

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.
wiper-pixel