Jakie dokumenty wewnątrzszkolne wymagają aktualizacji po zmianie przepisów

Bożena Winczewska

Bożena Winczewska

W latach 1995-2007 dyrektor Wydziału Wychowania i Kształcenia Specjalnego KO
Data publikacji: 22 sierpnia 2016 r.
Poleć znajomemu
Jakie dokumenty wewnątrzszkolne wymagają aktualizacji po zmianie przepisów
Dokument archiwalny

Inicjatorem wprowadzania zmian w dokumentacji wewnątrzszkolnej powinien być dyrektor szkoły, ponieważ to on jest odpowiedzialny za jej właściwe prowadzenie. Od początku roku szkolnego 2016/2017 wchodzi w życie kilka istotnych zmian, w związku z tym trzeba je uwzględnić w dokumentacji. Podpowiadamy, jakie dokumenty wymagają aktualizacji lub zmiany.

Zmiany w przepisach i ich konsekwencje w dokumentacji szkolnej

Wszystkie dokumenty powinny być systematycznie weryfikowane w aspekcie ich aktualności i przydatności, ale przede wszystkim sprawdzane pod względem ich zgodności z przepisami prawa. Częste nowelizacje aktów prawnych lub zastępowanie dotychczasowych nowymi wymaga śledzenia na bieżąco wprowadzanych zmian i dostosowywania do nich wewnątrzszkolnych dokumentów. Działania w tym zakresie polegać będą na wprowadzeniu zmian w istniejących dokumentach lub zastąpieniu starych dokumentów nowymi.

Obowiązek aktualizowania dokumentacji wewnątrzszkolnej i dostosowania jej do obowiązujących przepisów dotyczy zarówno szkół publicznych, jak i niepublicznych.

Zakres zmian

Dokumenty wymagające aktualizacji lub zmiany

Sposób dokonywania aktualizacji lub zmiany

Obowiązek szkolny dla 7-latków i odraczanie rozpoczęcia spełniania obowiązku szkolnego od 1 września 2016 r. (ustawa z 29 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw)

  • księga ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania

przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły,

  • księga uczniów,

  • arkusz ocen ucznia

W roku szkolnym 2016/2017, prawidłowo prowadzona księga ewidencji powinna:

  1. obejmować dane i informacje dot. wszystkich dzieci z roczników objętych rocznym przygotowaniem przedszkolnym i obowiązkiem szkolnym od roku szkolnego 2016/2017, wpisane do księgi na podstawie informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży przekazanej przez wójta gminy (burmistrza, prezydenta miasta), zgodnie z art. 14 ust. 3 i 3a, art. 15 ust. 2 oraz art. 19 ust. 2 ustawy o systemie oświaty,

  2. zawierać aktualne informacje o:

a) miejscu spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego i obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, w tym w oddziale przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej lub poza tym oddziałem, w związku z wydłużeniem terminu ich funkcjonowania w szkołach podstawowych. W okresie od 1 września 2016 r. do 31 sierpnia 2019 r. informacje o spełnianiu obowiązku przedszkolnego w oddziałach przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych powinny być uzupełniane w księdze na bieżąco (powstanie tego obowiązku ma potwierdzić odpowiedni zapis w zapowiadanej zmianie rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji szkolnej),

 

b) zwolnieniu z obowiązku odbycia rocznego przygotowania przedszkolnego, jeśli dziecko rozpoczęło naukę w szkole podstawowej w wieku 6 lat (art. 16 ust. 1, 1a i 2 ustawy o systemie oświaty),

 

c) odroczeniu rozpoczęcia spełniania obowiązku szkolnego, dla którego podstawą wpisu w roku szkolnym 2016/2017 może być przygotowana przez dyrektora szkoły po 31 sierpnia lista dzieci mieszkających w obwodzie szkoły, którym odroczył rozpoczęcie spełniania obowiązku szkolnego (art. 16 ust. 3 i 4 ustawy o systemie oświaty),

 

d) miejscu kontynuowania przygotowania przedszkolnego przez dziecko z odroczonym obowiązkiem szkolnym (art. 16 ust. 4c ustawy o systemie oświaty),

 

e) kontynuowaniu nauki w klasie I lub II przez uczniów szkoły podstawowej (odnosi się wyłącznie do roku szkolnego 2016/2017 i dotyczy tylko dzieci, które w wieku 6 lat zobowiązane były rozpocząć spełnianie obowiązku szkolnego) (art. 9 i art. 11 ustawy z 29 grudnia 2015 r.).


Osoba zobowiązana przez dyrektora do prowadzenia księgi ewidencji powinna na początku września dokonywać wpisów i aktualizować znajdujące się tam dane i informacje o dzieciach mieszkających w obwodzie szkoły i spełniających w niej ustawowe obowiązki. Informacje podlegające wpisowi dotyczące dzieci/uczniów spełniających obowiązki poza szkołą obwodową powinny być uzupełniane i aktualizowane w księdze niezwłocznie po otrzymaniu powiadomień od innych dyrektorów o przyjęciu dziecka/ucznia, spełnianiu obowiązku przedszkolnego lub szkolnego oraz o zmianach w tym zakresie, z uwzględnieniem nowych regulacji prawnych (art. 14b ust. 3 oraz art. 16 ust. 6 i 6a ustawy o systemie oświaty). Przepisy nie określają, w jakim czasie dyrektorzy powinni wywiązać się z tego obowiązku. Należy przyjąć, że informacje powinny być przekazane nie później niż do końca września, ponieważ w tym czasie większość spraw związanych ze spełnianiem obowiązków przez dzieci powinna być już rozstrzygnięta.

Informacje o dzieciach przyjętych w trakcie roku szkolnego powinny być przekazywane niezwłocznie i wpisywane do księgi na bieżąco. Uczniowie przyjęci do szkoły powinni być wpisami w księdze uczniów chronologicznie według dat rozpoczęcia nauki w danej szkole. Należy do niej wpisywać także uczniów, którzy:

  • realizują w danej szkole obowiązek szkolny, ale nie mieszkają w jej obwodzie, w takim przypadku powinna być wysłane do dyrektora szkoły obwodowej powiadomienie o spełnianiu obowiązku szkolnego w tej szkole,

  • realizują obowiązek szkolny jako 6-latki.

Arkusz ocen ucznia zakłada się bezpośrednio po przyjęciu ucznia do szkoły i prowadzi przez okres jego nauki w danej szkole. W arkuszu ocen ucznia kontynuującego naukę w klasie I lub II powinna znajdować się adnotacja informująca o tym fakcie, np. o treści: „Na podstawie wniosku rodzica z dnia …, zgodnie z art. 9 (klasa I) lub art. 11 (klasa II) ustawy z 29 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r., poz. 35) uczeń nie podlega klasyfikacji rocznej i promowaniu do klasy II (klasy III) szkoły podstawowej oraz nie otrzymuje świadectwa szkolnego promocyjnego. W roku szkolnym 2016/2017 uczeń będzie kontynuował naukę w klasie I (w klasie II) szkoły podstawowej”. Do arkusza należy dołączyć wniosek rodziców lub jego kserokopię. 6-latek zapisany do klasy I jako uczeń będzie podlegał przepisom dot. oceniania, klasyfikowania i promowania.

Nowe regulacje w przepisach rozdziału 3a Ocenianie, klasyfikowanie i promowanie uczniów w szkołach publicznych, w zakresie dotyczącym oceniania uczniów uczęszczających do szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy (ustawa z 23 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw)

  • wewnątrzszkolny system oceniania określony w statucie szkoły,

  • dziennik lekcyjny,

  • arkusz ocen ucznia

Oceny bieżące i oceny klasyfikacyjne sporządzane komputerowo w postaci wydruku podpisanego przez wychowawcę klasy, mogą być dołączane do dziennika lekcyjnego i arkusza ocen ucznia, co jest równoznaczne z wpisem do nich (§ 10 ust. 4 i § 15 ust. 3 rozporządzenia MEN z 29 sierpnia 2014 r.).

Od 1 września 2016 r zniesiony został obowiązek realizowania przez nauczycieli w ramach 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy (zatrudnionych w pełnym wymiarze), tzw. godzin karcianych w wymiarze określonym w art. 42 ust. 2 pkt 2 lit. a i b Karty Nauczyciela (ustawa z 18 marca 2016 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw)

  • przydział nauczycielom stałych prac i zajęć w ramach wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatkowo płatnych zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych,

  • dzienniki: lekcyjny, zajęć w świetlicy, innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy.

Dyrektor będzie mógł przydzielić nauczycielom dowolną liczbę godzin ponad obowiązkowe pensum, z zastrzeżeniem, że uwzględni również czas poświęcony na przygotowanie się do zajęć, samokształcenie i doskonaleniem zawodowe i nie przekroczy limitu 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy obowiązującego nauczyciela (np. nauczyciel, który realizuje 18 godzin pensum i 5 godzin ponadwymiarowych tygodniowo, ma jeszcze 17 godziny na realizację innych zadań i czynności w ramach 40-godzinnego tygodnia pracy). W realizacji tego zadania może być pomocne:

  • sporządzenie listy zajęć i czynności wynikających z zadań statutowych szkoły, obejmującej zajęcia opiekuńcze i wychowawcze uwzględniające potrzeby i zainteresowania uczniów,

  • sprawdzenie, czy dotychczas wykonywane przez nauczycieli zadania i obowiązki w ramach pensum wyczerpują tę listę,

  • przeanalizowanie, czy dotychczas prowadzone zajęcia dodatkowe realizujące potrzeby i zainteresowania uczniów zgodne są z ich rzeczywistymi potrzebami i zainteresowaniami.

Przygotowane zestawienie obejmujące zajęcia prowadzone bezpośrednio z uczniami lub na ich rzecz oraz inne zajęcia i czynności wynikające z zadań statutowych szkoły, dyrektor powinien przedstawić radzie pedagogicznej jako swoją propozycję i umożliwić jej zajęcie stanowiska w ramach jej kompetencji opiniujących (art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy o systemie oświaty). Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej wymaga, by dyrektor szkoły:

  1. przygotował nauczycieli do dokonania zmiany w sposobie prowadzenia dzienników zajęć – na zebraniu rady pedagogicznej rozpoczynającym nowy rok szkolny powinien poinformować ich:

a) zmianach w przepisach prawa,

 

b) wpływie tych zmian na działalność szkoły,

 

c) zadaniach dyrektora i nauczycieli w związku z tym zmianami,

 

d) sposobie dokumentowania zajęć prowadzonych z uczniami na nowych zasadach (bez konieczności rejestrowania wymiaru godzin karcianych),

  1. monitorował wprowadzanie zmian – zaplanował i przeprowadził, w trybie nadzoru pedagogicznego, kontrolę prawidłowości prowadzenia dzienników zajęć przez nauczycieli (§ 25 rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2015 r.).

Wpisywanie ocen z religii i etyki na świadectwa szkolne oraz wydawanie legitymacji uczniom

  • świadectwo szkolne promocyjne i ukończenia szkoły,

  • arkusz ocen ucznia,

  • ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły,

  • legitymacja szkolna

Od 1 września 2016 r. na świadectwie szkolnym promocyjnym i na świadectwie ukończenia szkoły, w miejscu przeznaczonym na wpisanie ocen klasyfikacyjnych z religii/etyki, nauczyciel powinien wpisywać:

  • poziomą kreskę, jeżeli uczeń nie uczęszczał na żadne z tych zajęć,

  • ocenę z religii albo etyki, jeżeli uczeń uczęszczał na jedne z tych zajęć, bez wskazywania, z jakich zajęć jest to ocena,

ocenę z religii i ocenę z etyki, jeżeli uczeń uczęszczał zarówno na zajęcia z religii, jak i zajęcia z etyki (§ 1 pkt 13d rozporządzenie MEN z 1 czerwca 2016 r.). Szkoły uprawnione do wydawania świadectw (publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych), wydają je na podstawie prowadzonej dokumentacji przebiegu nauczania. Przepis dotyczący wypełniania świadectw powinien być więc wprowadzony od początku roku szkolnego, ponieważ pomiędzy świadectwem a dziennikiem lekcyjnym i arkuszem ocen ucznia powinna być zachowana spójność. Zanim nauczyciele wypiszą świadectwa, muszą nauczyć się właściwie wypełniać arkusze ocen, by nie było konieczności dokonywania sprostowań błędów i omyłek na świadectwach. Świadectwa ukończenia szkoły zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie.

Od roku szkolnego 2016/2017 dla uczniów szkół policealnych dla młodzieży i słuchaczy szkół dla dorosłych zostaje wprowadzony odrębny wzór legitymacji szkolnej (§ 1 pkt 14 lit. a rozporządzenia MEN z 1 czerwca 2016 r.). Dyrektorzy powinni zlecić sekretarzom szkół:

  • zamówienie nowych legitymacji szkolnych dla uczniów i słuchaczy tych szkół o symbolu 66b MEN-I/50b/2,

  • dokonanie wymiany legitymacji wydanych uczniom/słuchaczom na drukach według dotychczasowych wzorów nr 66 i 66a, na nowe legitymacje wydane na druku według wzoru nr 66b w terminie do 30 września, nieodpłatnie, za zwrotem starych legitymacji,

  • wpisanie do prowadzonej w szkole imiennej ewidencji legitymacji szkolnych: imienia (imion) i nazwiska ucznia/słuchacza, numeru PESEL, numer wydanej legitymacji, daty odbioru legitymacji,

oraz uzyskania podpisu ucznia/słuchacza.

Jakie zapisy statutu należy zaktualizować wraz z nowym rokiem szkolnym

Wraz z nowym rokiem szkolnym wchodzi w życie kilka zmian wprowadzonych nowymi przepisami. W związku z tym w zapisach statutu należy zaktualizować poniższe zapisy:

  1. Usunięcie zapisów dotyczących obowiązku prowadzenia zajęć wynikających z art. 42 Karty Nauczyciela (powinien to być jeden z punktów wśród obowiązków nauczyciela). Forma dokonania zmiany:

  • w § … uchyla się pkt …

  1. Usunięcie zapisów dotyczących sprawdzianu szóstoklasisty, w każdym miejscu, w którym się znajdują. Forma dokonania zmiany:

  • usuwa się § …

  • w § … usuwa się pkt …

  • w § … usuwa się zdanie: „ …………………………………”.

  1. Od roku szkolnego 2016/2017 możliwe będzie dostosowanie form i metod kształcenia do potrzeb rozwojowych i edukacyjnych oraz możliwości psychofizycznych uczniów mających trudności adaptacyjne i komunikacyjne związane z wcześniejszym kształceniem za granicą. Forma dokonania zmiany:

  • w § … po punkcie … dodaje się punkt … w brzmieniu: „ ……………….………………”.

  1. Wprowadzając nowy zawód, należy w statucie (w miejscu, w którym wymienione są zawody, w których kształci szkoła) w paragrafie ... ust. ... po punkcie ... dodać punkt ... w brzmieniu określającym nazwę nowego zawodu.

Niewprowadzenie zmian w statucie może mieć dla dyrektora przykre konsekwencje. Jeżeli w trakcie przeprowadzanych kontroli lub w innych okolicznościach okaże się, że statut:

  • zawiera błędy,

  • nie jest aktualizowany,

odpowiedzialność poniesie dyrektor – za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji szkolnej. Wobec dyrektora mogą zostać zastosowane kary dyscyplinarne oraz finansowe, a w sytuacji dalszych zaniedbań – odwołanie ze stanowiska dyrektora.

Błędy w statucie, nieaktualne zapisy mogą powodować nieprawidłowości w pracy szkoły, podejmowanie niewłaściwych decyzji. Decyzje podejmowane przez nauczycieli oraz dyrektora szkoły w oparciu o taki statut, mogą być podważane.

Dokumenty do pobrania:

Bożena Winczewska, Małgorzata Celuch

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

wiper-pixel