Szkoły publiczne zobowiązane są prowadzić dokumentację przebiegu nauczania ustaloną przepisami i w określony w nich sposób. Nie „narzucają” one tworzenia procedury, która opisywałaby czynności niezbędne do wykonywania zadań związanych z dokumentowaniem procesu nauczania i wychowania. Dlatego o jej powstaniu i zawartości decyduje szkoła.

W procedurze – szczegółowy sposób postępowania

Procedura regulująca prowadzenie dokumentacji szkolnej powinna opisywać sposób postępowania, który powinien być przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności związanych z dokumentowaniem przebiegu nauczania. Powinna ona określić:

cel, jaki ma spełnić,
podstawy prawne, na jakich się opiera,
obszary, w jakich będzie stosowana, komu ma służyć i kto ma jej przestrzegać (zakres stosowania),
kto i za co odpowiada.

Przepisy regulujące prowadzenie dokumentacji

Kwestie prawidłowego prowadzenia dokumentacji szkolnej są dokładnie unormowane i ujednolicone w konkretnej regulacji prawnej:

w rozporządzeniu MEN z 25 sierpnia 2017 r. określającym katalog dokumentów wymaganych w publicznych szkołach ponadpodstawowe oraz sposób ich prowadzenia,
oraz w merytorycznie powiązanym z regulacjami dotyczącymi dokumentacji przebiegu nauczania rozporządzeniu w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków.

Dokumentację przebiegu nauczania stanowią:

księga uczniów (§ 4 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.),
dzienniki lekcyjne (§ 8 ww. rozporządzenia),
dzienniki innych zajęć, w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia uczniów (§ 11 ww. rozporządzenia),
dzienniki indywidualnego nauczania prowadzone dla uczniów objętych indywidualnym nauczaniem (§ 13 ww. rozporządzenia),
arkusze ocen ucznia (§ 14 ww. rozporządzenia),
księga arkuszy ocen uczniów (§ 15 ww. rozporządzenia),
dzienniki: pedagoga, psychologa, innych specjalistów zatrudnionych w szkole (§ 18 ww. rozporządzenia),

Zgodnie z § 17 rozporządzenia dokumentację stanowią także:

uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły;
zezwolenia dyrektora szkoły na indywidualny program lub tok nauki oraz na spełnianie obowiązku nauki poza szkołą,
protokoły egzaminów,
zaświadczenie o przebiegu nauczania ucznia.

Co może uszczegółowić procedura regulująca prowadzenie dokumentacji szkolnej

Procedura może uszczegółowić:

sposób prowadzenia poszczególnych dokumentów (systematyczne, z należytą starannością, zgodnie z przepisami itp.),
sposób przechowywania (w wyznaczonych miejscach, zabezpieczone przed zagubieniem i zniszczeniem, niewynoszone poza teren szkoły itp.),
sposób dokonywania sprostowania błędu i oczywistej pomyłki,
postępowanie w przypadku zniszczenia dokumentacji,
udostępnianie dokumentacji i ochrona danych osobowych,
terminy dokonywania wpisów, zakładania arkuszy ocen, przekazywania dokumentacji, wypisywania świadectw, wydawania legitymacji.

Bożena Winczewska