5 wskazówek jak chronić dane osobowe w toku rekrutacji

Data publikacji: 21 kwietnia 2020 r.
Poleć znajomemu
5 wskazówek jak chronić dane osobowe w toku rekrutacji

Prowadząc rekrutację do szkół, przedszkoli i placówek, szkoły przetwarzają dane osobowe. Rodzi to pewne zagrożenia dla bezpieczeństwa tych danych, w szczególności gdy rekrutacja jest przeprowadzana elektronicznie. Przedstawiamy wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak w zgodzie z RODO przetwarzać dane osobowe uczniów i rodziców w trakcie rekrutacji.

Przetwarzaj tylko takie dane, które są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji

We wniosku o przyjęcie wskazane są następujące dane osobowe:

  • imię, nazwisko,
  • data urodzenia,
  • numer PESEL
  • adres miejsca zamieszkania.

Dodatkowe przetwarzane są również dane osobowe rodziców kandydata, w zakresie zależnym od tego, czy kandydat jest osobą pełnoletnią, czy też nie. Do wniosku załączane są dokumenty, które potwierdzają odpowiednio spełnianie przez kandydata określonych w ustawie kryteriów.

Jeśli liczba kandydatów okaże się większa niż przewidziana przez szkołę, wówczas do wniosku dołącza się dodatkowe dokumenty np.:

  • prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację lub aktu zgonu,
  • oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem,
  • oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata (jeżeli organ prowadzący określił kryterium dochodu na osobę w rodzinie kandydata).  

Czasami zaś konieczność złożenia dodatkowych dokumentów w procesie rekrutacji może wynikać ze specyfiki danej szkoły. W przypadku publicznej szkoły podstawowej o profilu sportowym do wniosku należy dołączyć także orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, świadczące o ich stanie zdrowia umożliwiającym podjęcie nauki w tychże szkołach.

Nie ma żadnych podstaw do zbierania takich danych, jak numer PESEL, numer i seria dowodu osobistego rodziców kandydata. Danych takich nie ma we wnioskach o przyjęcie.

Nie pozyskuj zgody rodziców

Przyjęcie do przedszkola lub szkoły odbywa się po przeprowadzeniu rekrutacji, w oparciu o wypełniony przez rodzica wniosek. Treść tego wniosku wskazana jest w art. 150 i 151 Prawa oświatowego. Dane osobowe wymienione w tym wniosku są przetwarzane w celu realizacji ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit c RODO). Tym samym błędem byłoby uzyskiwanie zgody rodziców (opiekunów prawnych) na przetwarzanie danych osobowych w tych wnioskach.

Spełnij obowiązek informacyjny w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie

W związku z rekrutacją organ prowadzący przedszkole lub szkołę pozyskuje dane osobowe dziecka i jego rodziców. Musi więc spełnić wobec rodziców i dzieci obowiązek informacyjny.

Jeżeli rekrutacja przeprowadzana jest z wykorzystaniem systemów informatycznych to można spełnić obowiązek informacyjny, przekazując informacje w formularzu elektronicznym.

Przekazywane informacje powinny przybrać przejrzystą, zrozumiałą i łatwo dostępną formę, zwłaszcza jeśli są kierowane do dzieci.

Dane osobowe przechowuj nie dłużej niż jest to konieczne

Dane osobowe pozyskane podczas postępowania rekrutacyjnego mogą być przechowywane:

  • nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły
  • przez rok – w przypadku nieprzyjęcia ucznia - chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Publikuj wyniki rekrutacji w internecie tylko w takim zakresie, w jakim wymagają  tego przepisy

Przepisy obligują dyrektora do podania wyników rekrutacji do publicznej wiadomości. Lista z wynikami powinna być umieszczona w widocznym miejscu, w siedzibie danego publicznego przedszkola lub szkoły. Przepisy ustanowione na okres zawieszenia funkcjonowania jednostek oświaty w czasie pandemii wymagają także publikacji na stronach internetowych szkół. Dodatkowo UODO zaleca indywidualne poinformowanie kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji, za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jak wskazuje UODO, list z wynikami rekrutacji nie należy publikować na portalu społecznościowym.

Na opublikowanej liście:

  • imię i nazwisko kandydata,
  • adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do szkoły/przedszkola.

Publikacja list z wynikami rekrutacji w internecie wiąże się z ryzykiem naruszenia ochrony danych. Dlatego administrator przed taką publikacją powinien dokonać analizy ryzyka.

Powinien także przetwarzać tylko te dane, jakie są wymagane w zakresie publikacji. Poza tym  po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty, należy usunąć listy przyjętych kandydatów ze strony internetowej i zamieścić je na tablicy ogłoszeń  w placówce.

Źródło:
  • Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).

Nagrody i wyróżnienia

Sprawdź inne serwisy

Epedagogika Poradnik Dyrektora Szkoły Strefa logopedy Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem kadry i finanse resql