W 2026 r. w związku z podwyżkami minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych niezbędne jest dostosowanie wewnątrzzakładowych aktów prawnych. Sprawdź, kiedy i w jakim trybie należy przeprowadzić zmianę regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w szkołach.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

czy podwyżki wynagrodzeń zasadniczych w 2026 r. wymagają zmiany regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych,
kiedy regulamin wynagradzania przestaje być zgodny z przepisami rozporządzenia,
jakie są konsekwencje nieuwzględnienia nowych minimalnych stawek wynagrodzenia w regulaminie,
czy szkoła może ustalić wyższe stawki wynagrodzenia, niż przewidziane w rozporządzeniu,
w jakim trybie należy dokonać zmiany regulaminu – z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy i obowiązku uzgodnień ze związkami zawodowymi,
kiedy nie trzeba składać wypowiedzeń zmieniających, mimo zmiany warunków wynagradzania.

Kiedy konieczne są zmiany w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych

W regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych określa się:

wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych;
szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Można też uregulować w nim:

warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;
warunki i sposób przyznawania dodatków.

Jednocześnie minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych określają przepisy rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Okresowo stawki te są podwyższane. Ostatniej podwyżki dokonano rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 25 lutego 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Aktualne stawki wynoszą od 4806 zł do 6750 zł.

Podwyżki wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych a zmiana regulaminu wynagradzania

W przypadku nowelizacji rozporządzenia należy dokonać analizy treści regulaminu wynagradzania pracowników z punktu widzenia jego zgodności z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych i innymi. Przyjęte regulaminem rozwiązania mogą polegać na wskazaniu dla danego stanowiska konkretnej kategorii zaszeregowania, jak również ustaleniu ich widełkowo.

Zmiana regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych jest konieczna, gdy:

przewidziane w regulaminie maksymalne stawki wynagradzania zasadniczego na poszczególnych kategoriach zaszeregowania są niższe od określonych w znowelizowanych rozporządzeniu,
w regulaminie przewidziano minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i są one niższe od stawek ze znowelizowanego rozporządzenia.

Regulamin musi być dostosowany do nowych minimalnych stawek wynagrodzeń dla pracowników samorządowych

Regulamin wynagradzania nie może określać:

kategorii zaszeregowania na poziomie niższym niż wskazany w rozporządzeniu,
stawek wynagrodzenia zasadniczego poniżej stawek minimalnego wynagrodzenia zasadniczego z rozporządzenia dla danego kategorii zaszeregowania.

Z drugiej strony regulamin może przewidywać wyższe kategorie zaszeregowania dla poszczególnych stanowisk, jak również wyższe stawki niż minimalne z rozporządzenia.

Kształtując wysokość wynagrodzeń pracowników, należy uwzględniać posiadane środki, aby wydatki mieściły się w planie finansowym zatwierdzonym przez jednostkę samorządu terytorialnego.

Zmiana regulaminu wynagradzania – nie obędzie się bez uzgodnień z organizacją związkową

Zmiana regulaminu wynagradzania powinna zostać dokonana w trybie przyjętym dla jego wprowadzenia. Jeśli więc w danej szkole działa organizacja związkowa, wówczas na podstawie art. 77² § 4 Kodeksu pracy uzgadnia się z nią regulamin wynagradzania.

Konsultacji związkowej wymagają także zmiany regulaminu na korzyść pracowników.

Postanowienia regulaminu wynagradzania (jego zmiana) wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 Kodeksu pracy). Jest to 15. dzień od dnia ogłoszenia. Więcej na ten temat w artykule: Zmiany w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych a związki zawodowe

Zmiany na korzyść nie wymagają wypowiedzenia zmieniającego

Względem regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio przepisy o układach zbiorowych pracy (art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Oznacza to, że:

korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
postanowienia mniej korzystne dla pracowników wymagają zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Nie stosuje się wówczas przepisów ograniczających dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu (art. 241¹³ § 1 i § 2 w zw. z art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Jest to konsekwencja obowiązującej w prawie pracy zasady semiimperatywności norm prawa pracy.

Podsumowanie

W razie zmiany przepisów dotyczących płac pracowników niepedagogicznych należy dostosować stawki przewidziane w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych. Szkoła może również przewidzieć wyższe stawki, niż minimalne z rozporządzenia.

Przeczytaj także: Podwyżki dla pracowników samorządowych 2026 – ile wynosi wyrównanie wynagrodzenia od 1 stycznia 2026 r. i komu przysługuje