Nowy układ akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Anna Trochimiuk

Anna Trochimiuk

Prawnik, redaktor i autor publikacji dotyczących spraw kadrowych w szkołach i placówkach oświatowych.
Data publikacji: 28 grudnia 2018 r.
Poleć znajomemu
Nowy układ akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. gromadzimy i przechowujemy już w inny sposób. Akta osobowe będą podzielone na cztery części, przy czym części A, B i C można będzie dodatkowo podzielić tematycznie. Sprawdź, jak zakładać i prowadzić akta osobowe według nowych przepisów.

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (2018 r., poz. 2369), które reguluje m.in. zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.

Akta osobowe podzielone na 4 części

CZĘŚĆ AKT OSOBOWYCH

ZAWARTOŚĆ

A

Oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

 

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

B

 Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika :

  • treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
  • przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
  • zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

 

potwierdzenie poinformowania pracownika o:

  • warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
  • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
  • ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

 

potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

świadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

  • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
  • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy);

 

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

C

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

kopię wydanego świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

D

Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną

odpis zawiadomienia o ukaraniu

inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 Możliwy wewnętrzny podział dokumentów zgromadzonych w danej części

Tak jak dotychczas, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Nowością jest rozwiązanie, zgodnie z którym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części (§4 ww. rozporządzenia).

Część D dzielimy na części dotyczące danej kary

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery (§4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Od 1 stycznia 2019 r. nowe zasady stosujemy do wszystkich pracowników

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostają w stosunku pracy akta do 31 grudnia 2018 r. prowadzi się na dotychczasowych zasadach, a nowy podział stosujemy do oświadczeń i dokumentów gromadzonych od 1 stycznia 2019 r. Oczywiście, można przeorganizować akta osobowe wszystkich pracowników i prowadzić je w całości zgodnie z nowym rozporządzeniem (§20 ww. rozporządzenia).

Anna Trochimiuk

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

wiper-pixel