Nowy układ akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Anna Trochimiuk

Anna Trochimiuk

Prawnik, redaktor i autor publikacji dotyczących spraw kadrowych w szkołach i placówkach oświatowych.
Data publikacji: 28 grudnia 2018 r.
Poleć znajomemu
Nowy układ akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. gromadzimy i przechowujemy już w inny sposób. Akta osobowe będą podzielone na cztery części, przy czym części A, B i C można będzie dodatkowo podzielić tematycznie. Sprawdź, jak zakładać i prowadzić akta osobowe według nowych przepisów.

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (2018 r., poz. 2369), które reguluje m.in. zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.

Akta osobowe podzielone na 4 części

CZĘŚĆ AKT OSOBOWYCH

ZAWARTOŚĆ

A

Oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

 

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

B

 Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika :

  • treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
  • przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
  • zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

 

potwierdzenie poinformowania pracownika o:

  • warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
  • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
  • ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

 

potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

świadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

  • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
  • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy);

 

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

C

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

kopię wydanego świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

D

Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną

odpis zawiadomienia o ukaraniu

inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 Możliwy wewnętrzny podział dokumentów zgromadzonych w danej części

Tak jak dotychczas, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Nowością jest rozwiązanie, zgodnie z którym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części (§4 ww. rozporządzenia).

Część D dzielimy na części dotyczące danej kary

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery (§4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Od 1 stycznia 2019 r. nowe zasady stosujemy do wszystkich pracowników

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostają w stosunku pracy akta do 31 grudnia 2018 r. prowadzi się na dotychczasowych zasadach, a nowy podział stosujemy do oświadczeń i dokumentów gromadzonych od 1 stycznia 2019 r. Oczywiście, można przeorganizować akta osobowe wszystkich pracowników i prowadzić je w całości zgodnie z nowym rozporządzeniem (§20 ww. rozporządzenia).

Anna Trochimiuk

Sprawdź inne nasze serwisy

Karta Nauczyciela od A do Z Poradnik Dyrektora Szkoły Nadzór nad działalnością szkoły Kwadrans dla dyrektora szkoły Zarządzanie przedszkolem Portal BHP Ochrona danych osobowych

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.
wiper-pixel