Od 1 stycznia 2019 r. na dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy składa się zestaw dokumentów obejmujących kartę ewidencji czasu pracy, a także wnioski, zgody oraz inne dokumenty włączane do ewidencji, zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jakie dokumenty związane z rozliczaniem czasu pracy należy gromadzić i pobierz wzór karty ewidencji czasu pracy.

Niezbędne elementy karty ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbie godzin nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przepisy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy, powinna ona zostać opracowana zgodnie z wymogami danego pracodawcy.

Pobierz przykład miesięcznej karty ewidencyjnej >>

Dokumenty niezbędne do prawidłowej ewidencji czasu pracy

Ponadto, w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy powinny być również gromadzone następujące dokumenty:

wnioski pracownika dotyczące:

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy),

dokumenty związane:

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy),
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

zgody:

pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);