Odpis na ZFŚS w jednostkach oświatowych – od naliczenia po ewidencję księgową

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia danego roku (art. 53 ust. 1 KN).

W roku 2021: Do ustalenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli w r 2021 roku stosuje się kwotę bazową obowiązującą 1 stycznia 2018 r., tj. 2.752,92 zł (art. 4 ustawy z 19 listopada 2020 r., dalej jako: ustawa okołobudżetowa).

W 2021 roku odpis na ZFŚS nauczycieli wynosi (2.752,92 zł 110%) 3.028,21 zł.

Dla nauczycieli będących:

• emerytami,
• rencistami lub
• nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne

dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 KN).

Odpis na emerytowanych nauczycieli wynosi 5% pobieranych świadczeń w skali roku.

Wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

W 2021 roku: Odpis podstawowy na ZFŚŚ w 2021 roku oblicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 roku, tj. 4.134,02 zł (art. 81ustawy okołobudżetowej, art. 5j ustawy o ZFŚS).

Odpis podstawowy na ZFŚS w 2021 roku wynosi 1.550,26 zł.

Nie zawsze na pracownika niepedagogicznego nalicza się odpis podstawowy. Ustawa o ZFŚS przewiduje bowiem zarówno obowiązkowe, jak i fakultatywne zwiększenia odpisów. Prezentuje to poniższa tabela.

Wszystkie środki ZFŚS stanowią jeden fundusz. Oznacza to, że bez względu na ilość i wysokości środków odpisu na fundusz jest jeden i nie podlega podziałowi. W związku z tym brak jest uzasadnienia do wydzielania funduszu np. odrębnie dla nauczycieli, odrębnie dla emerytowanych nauczycieli oraz odrębnie dla pracowników niepedagogicznych.

Konieczność gromadzenia środków funduszu na specjalnie otwartym w tym celu rachunku bankowym generuje koszty związane z prowadzeniem tego rachunku, takie jak m.in.: opłaty za prowadzenie rachunku, opłaty za wykonywanie przelewów itp. Koszty te obciążają pracodawcę, dlatego nie powinny obciążać zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy je pokrywać ze środków na bieżącą działalność jednostki – z rachunku podstawowego jednostki. W zależności od postanowień umowy o prowadzenie obsługi bankowej jednostki, bank może potrącać koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS ze środków zgromadzonych na rachunku bieżącym jednostki lub z rachunku ZFŚS – wtedy należy je niezwłocznie zrefundować ze środków przeznaczonych na wydatki, zgromadzonych na rachunku bieżącym jednostki. Oba rozwiązania są zgodne z prawem.

Środki funduszu (odpisy, zwiększenia) gromadzone są na odrębnych rachunku bankowym– pracodawca jest zobowiązany do przekazania równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do 30 września tego roku, z tym że:

• w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje się kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych.

Naliczenie i odprowadzenie odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych podlega ewidencji w księgach rachunkowych jednostki budżetowej (np. jednostka oświatowa) według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z 3 lutego 2020 r. Do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych służy konto 851 ,,Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Środki pieniężne zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, które są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, ewidencjonuje się na koncie 135 ,,Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia.”

Zapisów na koncie 135dokonuje się na podstawie dowodów bankowych, gdzie musi zachodzić pełna zgodność zapisów jednostki z zapisami bankowymi. Na stronie Wn konta 135księguje się wpływy środków na rachunek bankowy środków ZFŚS, zaś na stronie Ma konta 135 – rozchody tych środków. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgromadzonych na rachunku bankowym.

Wydatek związany z przekazaniem odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z rachunku podstawowego (bieżącego) na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien zostać zakwalifikowany do paragrafu 444 ,, Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

• Przykład 1.

Planowana liczba pracowników może się różnić od faktycznej liczby zatrudnionych, co powoduje zmianę kwoty należnego odpisu na ZFŚS. Z tego względu pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, najpóźniej do 31 grudnia danego roku, musi dokonać korekty odpisu na ten fundusz do rzeczywistego stanu przeciętnej liczby zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) w danym roku kalendarzowym, a tym samym dokonać korekty odprowadzonego odpisu.

Jeżeli w trakcie roku nastąpiły zmiany w zatrudnieniu, szkoła może dokonać korekty odpisu w trakcie roku, jednak nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku grudniowej weryfikacji przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników i dokonania ewentualnej korekty liczby zatrudnionych osób i w konsekwencji do dokonania korekty odpisu na ZFŚS – zob. przykład 2. Do sytuacji, które mogą być podstawą dokonania korekty odpisu na ZFŚS w trakcie roku, można zaliczyć m.in.:

1) śmierć pracownika/nauczyciela,

2) odejście z pracy pracownika/nauczyciela,

3) zatrudnienie nowego pracownika/nauczyciela,

4) zmiana „statusu” pracownika, np.:

• uzyskanie stopnia niepełnosprawności i wiążące się z tym zwiększenie odpisu,
• zatrudnienie nauczyciela w warunkach trudnych lub uciążliwych i wiążące się z tym zwiększenie odpisu,
• odejście w trakcie roku nauczyciela na emeryturę i wiążące się z tym zwiększenie odpisu dla nauczycieli emerytów i jednocześnie zmniejszenie odpisu dla nauczycieli (zmniejszenie etatu),
• odejście w trakcie roku pracownika niepedagogicznego na emeryturę i wiążące się z tym zmniejszenie odpisu itp.

KROK 1. Ustalić na początku roku prognozowaną liczbę zatrudnionych.

KROK 2. Obliczyć prognozowany odpis na ZFŚS.

KROK 3. Sporządzić plan finansowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

KROK 4. Przekazać część odpisu na ZFŚS na rachunek funduszu do dnia 31 maja (co najmniej 75%).

KROK 5. Przekazać drugą część odpisu na rachunek ZFŚS do dnia 30 września.

KROK 6. Naliczyć i odprowadzić w terminie z rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podatek dochodowy od świadczeń, które nie podlegają zwolnieniu.

KROK 7. W końcu roku dokonać korekty odpisu na ZFŚS.

KROK 8. Rozliczyć odpis (dokonać odpowiednich przelewów).

Kontrole przeprowadzane w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w szkołach, niejednokrotnie wykazują wiele nieprawidłowości w naliczaniu i dysponowaniu środkami ZFŚS, gromadzonymi na wyodrębnionym rachunku bankowym. Są to m.in.:

1. nieprawidłowe obliczenie wysokości odpisu oraz dokonanie jego korekty, w sytuacji gdy w trakcie roku wielkość zatrudnienia uległa zmianie,

2. nieprzestrzeganie terminów ustawowych w naliczaniu i rozliczaniu środków na rachunek ZFŚS,

3. przeznaczenie środków ZFŚS na cele inne niż określone w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

4. nieuwzględnienie w naliczeniu odpisu na ZFŚS pracowników przebywających np. na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, ojcowskich,

5. zawarte w regulaminie ZFŚS postanowienia, że emeryci i renciści korzystają z funduszu tylko do wysokości dokonanego na nich odpisu,

6. dokonywane z rachunku ZFŚS opłaty za przelewy bankowe dotyczące środków ZFŚS,

7. nieopodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych świadczenia urlopowego wypłacanego ze środków funduszu,

8. wypłata świadczenia urlopowego dla nauczycieli w pełnej wysokości bez uwzględnienia wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danej szkole.