Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa stawka ustawowego minimalnego wynagrodzenia za pracę - 4 666 zł. Kwota ta przewyższa obecne stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego na licznych stanowiskach samorządowych. Oznacza to konieczność wyrównania wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych do poziomu minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wynagrodzenie zasadnicze niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę – dla niektórych pracowników niepedagogicznych

W przypadku aż XIV kategorii zaszeregowania pracowników samorządowych stawka minimalnego wynagrodzenia zasadniczego jest niższa od ustawowej płacy minimalnej. Dotyczy to większości stanowisk pracowników niepedagogicznych w szkołach (w tym także urzędniczych), w szczególności:

starszego specjalisty, specjalisty
specjalisty do spraw BHP,
samodzielnego referenta, referenta,
szefa kuchni, kucharza, pomocy kuchennej
sekretarki,
konserwatora,
woźnego,
palacza c.o.,
sprzątaczki,
pomocy nauczyciela,

Może więc okazać się, że na tych stanowiskach pracy wynagrodzenie zasadnicze pracownika będzie niższe od ustawowego minimalnego. Podobne niebezpieczeństwo dotyczy pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w szkołach i placówkach niesamorządowych w tym niepublicznych. Wynagrodzenie tych pracowników kształtowane jest indywidualnie w umowach o pracę bądź w regulaminach wynagradzania. Jak postąpić w takich przypadkach? Istnieją tu 3 możliwości.

W artykule wyjaśniamy:

jakie składniki wynagrodzenia i świadczenia pracowników niepedagogicznych są uwzględniane w ustawowej minimalnej płacy,
jak podwyższyć wynagrodzenie pracownika niepedagogicznego, aby osiągnąć poziom płacy minimalnej,
kiedy i jak wypłaca się wynagrodzenie do ustawowego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wysokość wynagrodzenia pracownika samorządowego - jakie składniki wliczane do płacy minimalnej

Pierwszy sposób to przyznanie pracownikowi dodatkowych składników pensji – innych niż wynagrodzenie zasadnicze. Należy jednak mieć na względzie, że nie każdy składnik wynagrodzenia jest zaliczany do minimalnej pensji. Zaliczeniu podlegają wyłącznie składniki pensji i inne świadczenia zaliczone do wynagrodzeń osobowych - według statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS. Są też pewne składniki wynagrodzenia i inne świadczenia, które wprost wyłączono z płacy minimalnej (art. 6 ust. 5 ustawy).

Składniki uwzględniane przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika samorządowego - w kontekście prawa do wynagrodzenia minimalnego

Składniki uwzględniane w płacy minimalnej	Składniki i świadczenia pomijane w płacy minimalnej
wynagrodzenie zasadnicze	dodatek za wieloletnią pracę
wynagrodzenie zasadnicze	dodatek za szczególne warunki pracy
dodatek funkcyjny	dodatek za pracę w porze nocnej
premia	wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
dodatek specjalny	odprawa emerytalno-rentowa
nagroda inna niż jubileuszowa	odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy	nagroda jubileuszowa
ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy	dodatkowe wynagrodzenie roczne
odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia	świadczenia z ZFŚS
	ekwiwalent za używanie odzieży i obuwia roboczego
	zwrot kosztów podróży służbowej

Przykład
Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku referenta przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4 350 zł. Jednocześnie ma on prawo do dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 10% (435 zł). W sumie jego wynagrodzenie wynosi więc 4785 zł. Dodatek za wieloletnią pracę nie jest jednak zaliczany do pensji minimalnej, dlatego w opisywanej sytuacji pracownikowi nie zapewniono poziomu płacy minimalnej. Możliwe jest jednak np. przyznanie pracownikowi premii regulaminowej lub dodatku funkcyjnego w kwocie minimum 250 zł, o ile oczywiście wynika to z regulaminu wynagradzania.

Wystarczy wzrost wysokości wynagrodzenia zasadniczego do poziomu minimalnego

Pamiętajmy, że stawki wynagrodzenia zasadniczego przewidziane w rozporządzeniu w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych są kwotami minimalnymi. W ujęciu prawnym nic nie stoi na przeszkodzie, aby przyznać wyższe stawki dla poszczególnych kategorii zaszeregowania. W tym celu należy znowelizować regulamin wynagradzania pracowników samorządowych.

Nowelizacja regulaminu wynagradzania (albo aneksowanie umów o prace w braku regulaminu w szkole) sprawdzi się z kolei w przypadku szkół i placówek niesamorządowych w tym niepublicznych.

Komu przysługuje wyrównanie wynagrodzenia do poziomu wynagrodzenia minimalnego

Trzecie z rozwiązań to ostateczność, która nie powinna być regułą. Należy je stosować wyjątkowo i krótkotrwale, jedynie w przypadku, gdy nie można zastosować żadnego z wyżej opisanych rozwiązań. Chodzi tu o wypłatę tzw. wyrównania do wynagrodzenia minimalnego (zwanego czasami także dodatkiem wyrównawczym). Otóż jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania.

Wydaje się, że rozwiązanie takie należy przez analogię zastosować także w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika niepedagogicznego nie osiągnęło poziomu minimalnego z innych przyczyn np. z powodu braku możliwości przyznania dodatków do wynagrodzenia albo podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego z uwagi na ograniczenia w regulaminie wynagradzania. Docelowo jednak należy dążyć do jak najszybszej zmiany regulaminu.

Jak obliczyć wysokość wyrównania

Wyrównanie dla pracowników zatrudnionych na pełny etat wypłaca się jako różnicę pomiędzy wynagrodzeniem należnym na podstawie umowy o pracę a ustawowym minimalnym wynagrodzeniem za pracę - w danym miesiącu. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość minimalnego wynagrodzenia ustala się w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu, biorąc za podstawę wysokość płacy minimalnej.

Z kolei pracownikom wynagradzanym na podstawie godzinowych stawek wynagrodzenia wyrównanie wypłaca się za każdą godzinę pracy. Wyrównanie jest wówczas różnicą między wysokością wynagrodzenia godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu przeliczoną na godzinę pracy. Rozliczenie godzinowe może dotyczyć przede wszystkim pracowników szkół i placówek niesamorządowych w tym niepublicznych.

Jak wypłacić wyrównanie do wysokości wynagrodzenia pracownika

Wyrównanie wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia. W przypadku pracowników samorządowych termin ten ustala się w regulaminie wynagradzania. Nie może być on późniejszy niż 10. dzień kolejnego miesiąca.