Nowy podział akt osobowych 2023 – dodatkowa część E dotycząca kontroli trzeźwości

Od 21 lutego 2023 r. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników (art. 22(1c)§1 Kodeksu pracy). Nowe przepisy w sprawie kontroli trzeźwości pracowników przewidują, że informacje o dacie, godzinie i minucie badania pracownika przechowuje się w jego aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Jednocześnie, jeśli na pracownika zostanie nałożona kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna, informację o kontroli trzeźwości przechowuje się w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą (art. 22(1c)§6, §7 Kodeksu pracy).

W związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie są sklasyfikowane w żadnej obecnie obowiązujące części tych akt, dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości jest przechowywana w nowej części akt osobowych tj. części E.

W części E akt osobowych są przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) § 6 Kodeksu pracy),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 Kodeksu pracy),

c) informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1c) § 10 i art. 22 (1e) § 2 Kodeksu pracy),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2Kodeksu pracy).

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika mają być przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu z akt osobowych ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym częściom są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

Od 21 marca 2023 r. w części B akt osobowych należy także przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22(1c) § 12 i art. 22(1e) § 2 Kodeksu pracy.  Od 7 kwietnia 2023 r. w części B akt osobowych należy także zamieścić dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalne.