Elektroniczne dokumenty pracownicze po zmianach w Kodeksie pracy 2026 – wyjaśnienia PIP

Nowelizacja wprowadza możliwość posługiwania się postacią elektroniczną w wielu czynnościach z zakresu prawa pracy – tam, gdzie dotychczas wymagano formy pisemnej. W praktyce oznacza to, że dyrektor szkoły lub pracownik administracji może przekazać pracownikowi informacje lub otrzymać wniosek również za pośrednictwem np. poczty e-mail – o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. Zmiany te wynikają z ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. i stanowią element szerszej cyfryzacji procesów kadrowych w oświacie.

Elektroniczne dokumenty pracownicze to wszelkie pisma, oświadczenia i informacje, które można przekazywać w postaci cyfrowej – z pominięciem formy pisemnej. Ustawodawca posługuje się pojęciem „postaci elektronicznej”, co obejmuje również komunikację drogą e-mailową, o ile można ustalić tożsamość nadawcy (np. pracownika lub pracodawcy).

W nowelizacji Kodeksu pracy z 2026 r. dopuszczono postać elektroniczną w wielu obszarach prawa pracy, m.in.:

• przekazywanie informacji o monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),
• informowanie o warunkach przejścia zakładu pracy (art. 231 § 3 k.p.),
• konsultacje ze związkami zawodowymi dotyczące zamiaru i przyczyny wypowiedzenia (art. 38 § 1–2 k.p.),
• rozkład czasu pracy (art. 129 § 3 k.p.),
• wnioski o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.),
• wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system weekendowy, ruchomy czas pracy,
• informacja o zatrudnieniu pracowników w porze nocnej (art. 151⁷ § 6 k.p.),
• potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP (art. 237⁴ § 3 k.p.).

W praktyce oznacza to, że pracownik może złożyć wniosek np. o urlop bezpłatny lub o ruchomy czas pracy przez e-mail, a pracodawca może w tej samej postaci udzielić odpowiedzi. Przekazywanie informacji o czasie pracy, obowiązującym rozkładzie, czy zatrudnieniu w nocy również może odbywać się cyfrowo.

Tak – zgodnie z nowymi przepisami, o ile możliwa jest identyfikacja nadawcy (np. podpis w treści maila, wysyłka z imiennej skrzynki służbowej), uznaje się, że pismo przekazano w postaci elektronicznej. Dotyczy to zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Warto jednak zadbać o archiwizację tych wiadomości oraz przejrzystą politykę wewnętrzną w tym zakresie.

Nowelizacja nie nakłada obowiązku korzystania z dokumentów elektronicznych – to możliwość, nie przymus. Jednak szkoły, które posiadają odpowiednie procedury i infrastrukturę, mogą już teraz korzystać z uproszczonych rozwiązań. Ważne jest przygotowanie regulaminów wewnętrznych oraz przeszkolenie pracowników w zakresie bezpiecznego przekazywania dokumentów cyfrowych.