30 września to ważna data dla osób prowadzących kadry w szkołach i placówkach oświatowych. Do tego dnia pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednim roku. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina przy tym, że aby dochować terminu, wystarczy, by urlop zaległy rozpoczął się najpóźniej 30 września. W oświacie trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na podstawę zatrudnienia pracownika – inne zasady mogą mieć zastosowanie do pracowników administracji i obsługi, a inne do nauczycieli objętych Kartą Nauczyciela.

Kiedy urlop staje się urlopem zaległym?

Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu do końca roku, niewykorzystana część staje się od 1 stycznia urlopem zaległym. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić takiego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy części urlopu udzielanej na żądanie. PIP podkreśla jednocześnie, że obowiązek dotyczy udzielenia urlopu – według najczęściej przyjmowanej interpretacji wystarczy więc, aby pierwszy dzień zaległego urlopu przypadał najpóźniej 30 września.

Przykład Pracownik administracji szkoły ma 7 dni niewykorzystanego urlopu za 2025 r. Jeżeli rozpocznie korzystanie z tych 7 dni 30 września 2026 r., pracodawca dochowa terminu określonego w art. 168 Kodeksu pracy, mimo że część urlopu zostanie faktycznie wykorzystana już w październiku.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop zaległy bez jego zgody

To jedno z pytań, które regularnie pojawia się przed końcem września. PIP zwraca uwagę, że art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia zaległego urlopu, natomiast w przepisie nie zapisano wprost – tak jak w przypadku urlopu w okresie wypowiedzenia – że pracodawca może jednostronnie nakazać jego wykorzystanie.

Państwowa Inspekcja Pracy przywołuje jednak orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu i wyznaczyć termin jego wykorzystania. Jednocześnie PIP wskazuje, że w doktrynie i stanowiskach dotyczących tego zagadnienia pojawiały się również odmienne interpretacje.

Z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za kadry najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatem nie czekać z organizacją zaległych urlopów do ostatnich dni września. Już wcześniej warto poinformować pracowników o stanie urlopów i ustalić terminy ich wykorzystania.

Pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu – co powinna zrobić szkoła

Odpowiedzialność za prawidłowe udzielenie urlopu spoczywa na pracodawcy. Sam fakt, że pracownik nie wykazuje zainteresowania wykorzystaniem wolnego, nie powinien więc prowadzić do wieloletniego kumulowania urlopu.

W praktyce dział kadr może:

regularnie kontrolować stan niewykorzystanych urlopów;
z odpowiednim wyprzedzeniem przekazywać dyrektorowi informację o pracownikach posiadających zaległości;
przypominać pracownikom o konieczności ustalenia terminu urlopu;
dokumentować wnioski i decyzje dotyczące udzielania urlopu;
dopilnować, aby urlop zaległy został rozpoczęty najpóźniej 30 września.

PIP zwraca uwagę, że problemy pojawiają się szczególnie tam, gdzie pracodawcy nie wymagają pisemnych lub w inny sposób utrwalonych wniosków urlopowych. Może to utrudniać późniejsze ustalenie faktycznego wykorzystania urlopu.

Najpierw urlop zaległy, potem bieżący

Istotną wskazówką dla osób prowadzących ewidencję urlopową jest również kolejność rozliczania urlopu.

Jak wskazuje PIP, w pierwszej kolejności powinien być udzielany urlop zaległy, a dopiero po jego wykorzystaniu urlop bieżący. Przyjęcie odwrotnej kolejności mogłoby prowadzić do przedawnienia roszczenia o urlop z wcześniejszego okresu.

Warto zatem sprawdzić również ustawienia programu kadrowo-płacowego. System powinien prawidłowo pomniejszać w pierwszej kolejności pulę zaległego urlopu.

Czy urlop zaległy może się przedawnić

Tak. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po upływie trzech lat. W odniesieniu do urlopu wypoczynkowego obliczenie tego terminu wymaga jednak uwzględnienia momentu, do którego pracodawca miał obowiązek udzielić urlopu. PIP wskazuje, że przy urlopie objętym art. 168 Kodeksu pracy termin przedawnienia wiąże się z 30 września roku następującego po roku, za który przysługiwał urlop. Szczególne okoliczności, np. korzystanie z urlopu wychowawczego, mogą wpływać na bieg przedawnienia.

Nieudzielenie urlopu zaległego może oznaczać wysoką karę

Termin 30 września nie jest jedynie terminem organizacyjnym. PIP przypomina, że nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Według informacji PIP opublikowanej 25 września 2026 r. obecnie może za nie grozić grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. To kolejny argument za tym, aby kontrola urlopów była stałym elementem pracy działu kadrowego, a nie działaniem wykonywanym dopiero pod koniec września.

Źródło: