Najpierw urlop zaległy, dopiero potem bieżący – przypomina Państwowa Inspekcja Pracy. Zapisy w planie urlopów lub w ewidencji czasu pracy, które odwracają tę kolejność, inspekcja uznaje za nieważne. Wyjaśniamy, co to oznacza w szkole i przedszkolu po upływie terminu 30 września 2026 r. i od kiedy liczyć przedawnienie niewykorzystanych dni.

Najpierw dni zaległe, potem bieżące

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów lub uzgodnionym z pracownikiem trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Z dniem 1 stycznia następnego roku niewykorzystana pula staje się urlopem zaległym – dotyczy to także dodatkowych urlopów, np. przysługujących osobom z co najmniej umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

W kolejnym roku pracownik ma więc do dyspozycji dwie pule: zaległą i bieżącą. Wątpliwość, którą wykorzystać jako pierwszą, rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12). Według Sądu udzielenie urlopu w następnym roku jest wyjątkiem od reguły udzielania go na bieżąco, dlatego – na zasadzie wnioskowania z mniejszego na większe – urlop zaległy należy udzielać przed bieżącym. Odwrotna kolejność groziłaby przedawnieniem części dni, a więc niepełnym wypoczynkiem pracownika.

Sąd podkreślił też, że kolejność wynika z samych przepisów. Zwyczaj zakładowy albo zarządzenie pracodawcy nakazujące wykorzystać najpierw urlop bieżący byłyby z nimi sprzeczne.

W artykule opublikowanym 25 września 2026 r. PIP wskazuje, że pracodawca zawsze powinien najpierw udzielać urlopu zaległego. Zapisy w ewidencji czasu pracy lub w planie urlopów przewidujące wcześniejsze wykorzystanie urlopu bieżącego inspekcja uznaje za nieważne.

Przykład. Pracownik administracji szkoły nie wykorzystał w 2025 r. 6 dni urlopu. W 2026 r. przysługuje mu 26 dni urlopu bieżącego. W marcu 2026 r. bierze 10 dni wolnego. Pierwsze 6 dni rozlicza się jako urlop zaległy za 2025 r., kolejne 4 – jako urlop bieżący za 2026 r.

Zasada wynika z celu urlopu: wypoczynek ma być wykorzystany w naturze, a ekwiwalent pieniężny nie zastępuje odpoczynku. Prawo do corocznych płatnych urlopów gwarantuje art. 66 ust. 2 Konstytucji RP, a Kodeks pracy określa ich wymiar i zasady wykorzystywania.

Kogo w szkole i przedszkolu dotyczy ta zasada

Kolejność ma praktyczne znaczenie wszędzie tam, gdzie urlop udziela się z rocznej puli – zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. Na zasadach Kodeksu pracy z urlopu korzystają w szkołach i przedszkolach samorządowych pracownicy niepedagogiczni oraz osoby zatrudnione na podstawie art. 15 Prawa oświatowego, a w placówkach niesamorządowych także nauczyciele (zob. Udzielanie urlopu wypoczynkowego pracownikom szkoły).

Planem urlopów w szkole lub placówce obejmuje się (zob. Plan urlopów w szkole – 7 wskazówek PIP dla dyrektorów):

pracowników niepedagogicznych,
nauczycieli pełniących funkcje kierownicze,
nauczycieli szkół i placówek nieferyjnych,
nauczycieli szkół i placówek prowadzonych przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego i organy administracji rządowej.

Sąd Najwyższy we wspomnianym wyroku z 2013 r. wskazał, że w planie urlopów powinny znaleźć się także urlopy zaległe. Więcej: Plan urlopów – czy obejmuje tylko bieżący czy także zaległy urlop wypoczynkowy.

Inaczej wygląda sytuacja nauczycieli szkół feryjnych. Przysługuje im urlop w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania (art. 64 ust. 1 Karty Nauczyciela). Jeśli z przyczyn wskazanych w przepisach nie mogli go wykorzystać w czasie ferii, mają prawo do urlopu uzupełniającego do 8 tygodni (zob. Urlop uzupełniający nauczyciela – wymiar, zasady udzielania i wynagrodzenie). Termin 30 września ma jednak znaczenie także dla nich – urlop uzupełniający powinien być udzielony do tego dnia niezależnie od tego, czy nauczyciel korzysta z urlopu na zasadach feryjnych, nieferyjnych czy kodeksowych (zob. Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września – konsekwencje).

Z artykułu dowiesz się:

Kolejność urlopów – dlaczego dni zaległe zawsze odliczasz z puli jako pierwsze.
Kogo to dotyczy – których pracowników szkoły i przedszkola obejmuje ta zasada.
Termin 30 września – czy wystarczyło, że pracownik rozpoczął urlop tego dnia.
Skierowanie na urlop – czy możesz wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody.
Przedawnienie – które urlopy przedawniły się 30 września 2026 r., a które przedawnią się w kolejnych latach.