e-doręczenia w szkole
E-doręczenia w szkole i placówce oświatowej od 1 stycznia 2025 r. (cz. II)
Szkoły i placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego i organy administracji rządowej mają obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych od 1 stycznia 2025 r. Obowiązek stosowania e-doręczeń dotyczy korespondencji, w przypadku której wymagany jest dowód wysłania lub otrzymania. Od tej reguły istnieje jednak wiele wyjątków. W artykule wyjaśniamy, jak ustalić, czy w danym przypadku konieczna jest wysyłka korespondencji za pośrednictwem e-doręczeń w szkole.
E-doręczenia w szkole i placówce oświatowej – w celu uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru
E-doręczenia w swym założeniu mają być równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W związku z tym szkoły i placówki oświatowe zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego mają stosować e-doręczenia w zakresie korespondencji, która wymaga uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru na adres do doręczeń elektronicznych (art. 4 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
W ramach publicznej usługi doręczeń elektronicznych (PURDE) wystawiane będą:
1) dowód wysłania
2) dowód otrzymania – po:
a) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do e-doręczeń podmiotu niepublicznego,
b) wpłynięciu korespondencji na adres do e-doręczeń podmiotu publicznego,
c) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do e-doręczeń podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu (jest to tzw. fikcja doręczenia)
Z kolei w przypadku publicznej usługi hybrydowej (PUH) jako dowód otrzymania wystawiany będzie:
- dowód otrzymania w postaci EPO (elektronicznego potwierdzenia odbioru),
- dowód odrzucenia.
W obydwu przypadkach dowody będą generowane w plikach w formacie xml i pdf.
W drugiej części publikacji poświęconej e-doręczeniom w szkołach i placówkach oświatowych wskazujemy:
- jaką korespondencję należy wysyłać z wykorzystaniem e-doręczeń w szkole,
- kiedy nie stosować e-doręczeń,
- skąd pozyskać dane adresata,
- jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych.
O podstawowych pojęciach (m.in. PUH i PURDE) oraz wdrażaniu e-doręczeń w oświacie przeczytasz w pierwszej części artykułu.
E-doręczenia w szkole i placówce oświatowej od 1 stycznia 2025 r. (cz. I)
Już 1 stycznia 2025 r. szkoły i placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego będą musiały wdrożyć system e-doręczeń. Wprowadzenie e-doręczeń w szkole wymaga wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń, złożenia wniosku o założenie adresu do e-doręczeń i jego aktywacji. Czynności te należy wykonać w określonym w przepisach terminie wdrożenia.
Na czym polegają doręczenia elektroniczne
Doręczenia elektroniczne nazywane potocznie e-doręczeniami to usługa doręczenia korespondencji, które ma być równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Innymi słowy, e-doręczenia mają stanowić elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Celem e-doręczeń elektronicznych ma być zastąpienie dotychczasowego narzędzia ePUAP, ale także tradycyjnej papierowej korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub potwierdzenia odbioru.
Kto musi wdrożyć e-doręczenia w szkole i placówce oświatowej
Wdrożenie i stosowanie e-doręczeń jest obowiązkowe przede wszystkim w podmiotach publicznych. Obowiązek ten spoczywa w szczególności na szkołach i placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i organy administracji rządowej a także na tych organach prowadzących.
E-doręczeń nie wdrażają szkoły i placówki prowadzone przez inne podmioty niż jednostki samorządu terytorialnego i organy administracji rządowej. Obowiązek wdrożenia spoczywa jedynie na osobach lub organach prowadzących takie szkoły, jeżeli są wpisane do:
- rejestru przedsiębiorców w KRS,
- Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Z pierwszej części artykułu dotyczącego doręczeń elektronicznych w szkołach i placówkach oświatowych dowiesz się:
- jakie są terminy wdrażania e-doręczeń w szkołach i organach prowadzących,
- w jakim zakresie należy wdrożyć e-doręczenia,
- jak przygotować się do wdrożenia e-doręczeń,
- jak założyć adres do doręczeń elektronicznych,
- jak wyznaczyć administratora skrzynki do doręczeń.
Natomiast w kolejnym artykule z cyklu przeczytasz m.in. o tym, jaką korespondencję należy wysyłać z wykorzystaniem e-doręczeń w szkole, skąd pozyskać dane adresata, kiedy nie stosować e-doręczeń i jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych.
