Praca zdalna w szkole – na nowych zasadach (cz. I)

W pierwszej kolejności sięgnijmy do nowej definicji pracy zdalnej. Otóż będzie to będzie praca wykonywana:

• całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania),
• w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. komunikator internetowy, e-mail, telefon, aplikacja do wideokonferencji).

Jak już wskazano, miejscem pracy zdalnej niekoniecznie musi być dom pracownika. Miejsce to będzie najpierw wskazywał sam pracownik, po czym będzie je uzgadniał z pracodawcą. Bez tego uzgodnienia nie będzie mowy o pracy zdalnej. Innymi słowy, pracownik nie będzie mógł sam zdecydować o miejscu pracy zdalnej.

Jak uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej? Otóż będzie to możliwe zarówno przy nawiązaniu stosunku pracy jak i w trakcie zatrudnienia. Przy czym w drugim przypadku uzgodnienie będzie mogło nastąpić:

• z inicjatywy pracodawcy,
• na wniosek pracownika (papierowy lub elektroniczny).

Forma pisemna uzgodnienia nie będzie tu jedyną obligatoryjną.

Pracownik będzie mógł wnioskować o pracę zdalną, jednak jego żądanie co do zasady nie będzie wiążące. Wyjątkiem będzie wniosek:

• pracownic w ciąży,
• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie wieku 4 lat,
• rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym (posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności).

W określonych przypadkach pracodawca będzie mógł zobligować pracownika do wykonywania pracy zdalnej – w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym z powodu siły wyższej (np. katastrofy naturalnej, wojny itp.) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe.

Pracownik będzie musiał jednak złożyć, papierowe lub elektroniczne oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej - bezpośrednio przed wydaniem wskazanego polecenia. Brak takiego oświadczenia lub jego późniejsze anulowanie wykluczy pracę zdalną. Polecenie pracy zdalnej będzie mógł też cofnąć sam pracodawca.

Z pracy zdalnej będzie mógł także zrezygnować zarówno pracownik jak i pracodawca. Wystarczy złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek będzie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej, w każdym czasie. W następstwie złożenia wniosku trzeba będzie ustalić termin powrotu do pracy stacjonarny, nie późniejszy niż 30-dniowy.

Szczegółowe zasady pracy zdalnej w danej szkole będą musiały być ustalone w porozumieniu zawieranym z organizacjami związkowymi:

• wszystkimi,
• jeżeli to niemożliwe – wyłącznie z reprezentatywnymi, zrzeszającymi co najmniej 5% pracowników zatrudnionych w danej szkole.

Co w braku porozumienia? Jeżeli nie zostanie ono zawarte w terminie 30 dni, wówczas pracodawca określi zasady pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia z organizacjami związkowymi. To samo dotyczy braku organizacji związkowych, z tym, że wtedy konieczne będzie porozumienie z przedstawicielem pracowników.

Porozumienie dotyczące pracy zdalnej powinno zawierać:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w związku z wykonywaniem pracę zdalną,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną (w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy),
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Rozpoczęcie wykonywania pracy zdalnej będzie oznaczało konieczność rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia dla pracownika. Dyrektor będzie musiał wskazać w niej także:

• jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną (np. filię szkoły),
• osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnioną do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (np. wicedyrektora).

Pracownik nie będzie mógł otrzymać wypowiedzenia z następujących przyczyn:

• odmowa wyrażenia zgody na zmianę warunków wykonywania pracy (czyli uzgodnienie między stronami umowy o pracę w trakcie zatrudnienia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej),
• wystąpienie z wiążącym wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika,
• zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika.

Omawiany projekt Kodeksu pracy odnosi się bardzo enigmatycznie do kwestii ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z pracą zdalną. Wiemy jedynie, że pracodawca będzie musiał określić zasady ochrony tych danych i poinformować o nich pracownika. Ten zaś powinien potwierdzić fakt zaznajomienia się z tymi regułami.

Pojęcie okazjonalnej pracy zdalnej pojawiło się już na początku prac nad nowymi przepisami. Co to takiego? Z okazjonalną pracą zdalną będziemy mieć do czynienia w przypadku pracy wykonywanej:

• wyłącznie na wniosek pracownika,
• przez okres łącznie nie dłuższy niż 24 dni w roku kalendarzowym.

Ideą tego rozwiązania jest doraźny i incydentalny charakter pracy zdalnej, stosownie do potrzeb pracownika. Tym samym okazjonalna praca zdalna będzie bardziej elastyczna.

W stosunku do zwykłej pracy zdalnej praca okazjonalna będzie nieco inaczej uregulowana. W przypadku pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalnie nie będą bowiem stosowane:

• porozumienie ani regulamin dotyczący wykonywania pracy zdalnej,
• obowiązek rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia,
• możliwość wycofania się z realizacji pracy zdalnej
• obowiązek pracodawcy pokrycia kosztów pracy zdalnej,
• obowiązek pracodawcy zapewnienia pomocy, a także materiałów i narzędzi pracy,
• zwolnienie z obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP.

Natomiast pracodawca nadal będzie musiał m.in. zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Poza tym będzie mógł taką pracę kontrolować, tak jak w przypadku zwykłej pracy zdalnej.

• Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw