akta osobowe nauczyciela

Od kilkunastu lat zwiększa się zakres weryfikacji niekaralności nauczycieli. Od wprowadzenia konieczności przedłożenia informacji z KRK przez nauczyciela podejmującego pracę w szkole, przez konieczność sprawdzenia w Centralnym Rejestrze Orzeczeń Dyscyplinarnych (CROD) czy nauczyciel nie był ukarany jedną z najcięższych kar dyscyplinarnych, po konieczność sprawdzenia czy dane nauczyciela nie widnieją w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Wątpliwości pojawiają się przy analizie akt osobowych nauczycieli. Sprawdź, od kiedy obowiązują poszczególne zobowiązania do dokumentowania niekaralności i niekaralności dyscyplinarnej nauczycieli.

W części D akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności dyscyplinarnej nauczycieli. Sprawdź, kiedy informację o ukaraniu nauczyciela karą dyscyplinarną usunąć z akt osobowych.   

W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem. Poświadczanie kopii bez wątpienia ma uzasadnienie, gdy oryginał istnieje w jednym egzemplarzu. A co w sytuacji, gdy certyfikaty potwierdzające udział w szkoleniu są przesyłane na e-maila i można je drukować nieskończoną ilość razy? Czy taki certyfikat to jest w ogóle dokument? Sprawdź, czy wydruki certyfikatów składanych do akt osobowych pracowników szkoły należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.

Potwierdzenie prawa do zwolnień od pracy w szkole takich jak urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop ojcowski czy tzw. urlop okolicznościowy wymaga potwierdzenia faktu narodzin dziecka, ślubu pracownika czy zgonu osoby bliskiej dla pracownika. Sprawdź, kiedy w aktach osobowych pracowników szkoły można przechowywać odpisy (kopie) aktów stanu cywilnego, a kiedy możliwe jest wyłącznie sporządzenie notatki z przedłożonego dokumentu.

Co do zasady w aktach osobowych pracodawca przechowuje kopie i odpisy dokumentów. Część dokumentacji pracowniczej może być jednak gromadzona w oryginale. Sprawdź, które dokumenty w aktach osobowych pracowników szkoły nie muszą być kopią. 

Postępująca cyfryzacja życia prywatnego i zawodowego powoduje coraz częstsze wykorzystywanie skanów dokumentów w miejsce przedkładania oryginałów. Sprawdź, czy do akt osobowych pracownika szkoły można włączyć przesłane skany świadectw pracy, czy też pracownik powinien okazać oryginały do wglądu.