akta osobowe pracowników szkoły

Nowy podział akt osobowych 2023 – dodatkowa część E dotycząca kontroli trzeźwości

Od 21 marca 2023 r. akta osobowe w szkole składają się z 5 części. Nowa część E akt osobowych dotyczy kontroli trzeźwości pracowników szkoły. Sprawdź, jakie dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości w szkole i przez jaki okres są gromadzone w aktach osobowych oraz do kiedy trzeba dostosować akta osobowe do nowych przepisów. Zobacz też jakie nowe dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych.

Certyfikaty ze szkoleń i webinariów w aktach osobowych pracownika

Certyfikaty ze szkoleń i webinariów – czy przechowywać w aktach osobowych pracownika?

Nauczyciele często z własnej inicjatywy biorą udział w webinariach i szkoleniach. Następnie przynoszą do szkoły zaświadczenia o udziale. Czy w teczce akt osobowych należy umieszczać zaświadczenia o ukończeniu takich szkoleń? Czy przepisy wskazują, które wskazują, co powinno zawierać takie zaświadczenie, aby uznać daną formę szkolenia jako doskonalenie zawodowe i umieścić je w teczce akt osobowych?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Czy w aktach osobowych przechowywać potwierdzenia udziału nauczyciela w kursach i szkoleniach?
Kto według przepisów prawa pracy decyduje o zasadach prowadzenia akt osobowych nauczyciela?
Czy w aktach osobowych trzeba przechowywać certyfikaty potwierdzające udział w webinariach lub kursach online?
Jak porządkować dokumenty potwierdzające udział nauczyciela w różnych formach doskonalenia zawodowego?

Dariusz Dwojewski
21 grudnia 2022 r.
Akta osobowe

Wniosek o przedłużenie umowy o pracę a akta osobowe

Archiwalny W której części akt osobowych przechowywać podanie o przedłużenie umowy o pracę?

Podanie pracownika o przedłużenie umowy o pracę należy przechowywać w aktach osobowych tego pracownika. Nie jest jednak oczywiste, w której ich części. Wszystko zależy bowiem od tego, czy z pracownikiem nawiązany zostanie nowy stosunek pracy czy na mocy porozumienia stron przedłużona będzie dotychczasowa umowa. Sprawdź szczegóły.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Do której części akt osobowych wpiąć podanie o przedłużenie umowy o pracę?
Czy podanie o przedłużenie umowy można traktować jak wniosek o zawarcie porozumienia zmieniającego?
Które dokumenty przechowywać w poszczególnych częściach akt osobowych?

Marta Wysocka
20 grudnia 2022 r.
Akta osobowe

W której części akt osobowych przechowywać zaświadczenie o niekaralności dostarczone po zatrudnieniu?

Pytanie: Nauczycielka dostarczyła zaświadczenie o niekaralności miesiąc po zatrudnieniu. Do której części akt osobowych należy je wpiąć – A czy B?

Akt zgonu w aktach osobowych pracownika szkoły

Pytanie: Czy jeśli pracownik umiera w czasie trwania stosunku pracy, w teczce akt osobowych można zamieścić jego akt zgonu?

Leszek Skupski
29 kwietnia 2022 r.
Akta osobowe

Akty stanu cywilnego w aktach osobowych pracowników szkoły

Potwierdzenie prawa do zwolnień od pracy w szkole takich jak urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop ojcowski czy tzw. urlop okolicznościowy wymaga potwierdzenia faktu narodzin dziecka, ślubu pracownika czy zgonu osoby bliskiej dla pracownika. Sprawdź, kiedy w aktach osobowych pracowników szkoły można przechowywać odpisy (kopie) aktów stanu cywilnego, a kiedy możliwe jest wyłącznie sporządzenie notatki z przedłożonego dokumentu.

Leszek Skupski
27 kwietnia 2022 r.
Akta osobowe

Udostępnienie akt osobowych nauczycieli na wniosek sekretarza gminy

Pytanie: Czy przepisy prawa nakładają obowiązek na dyrektora szkoły udostępnienia całej teczki akt osobowych nauczyciela na pisemny wniosek sekretarza gminy? Nie wskazano we wniosku celu, podstawy prawnej a także podstawy ich przetwarzania zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Czy sekretarz gminy ma do tego prawo?

Łukasz Zygmunt
25 kwietnia 2022 r.
Akta osobowe

Informacja o szkoleniu branżowym w aktach osobowych nauczycieli

Pytanie: Czy informację o zakresie i wymiarze odbytego szkolenia branżowego nauczyciela należy przechowywać w aktach osobowych ?

Oryginały dokumentów w aktach osobowych pracowników szkoły – kiedy dopuszczalne

Co do zasady w aktach osobowych pracodawca przechowuje kopie i odpisy dokumentów. Część dokumentacji pracowniczej może być jednak gromadzona w oryginale. Sprawdź, które dokumenty w aktach osobowych pracowników szkoły nie muszą być kopią.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Czy dyrektor szkoły może przechowywać w oryginale każdy dokument dostarczony przez swoich pracowników?
Które dokumenty w aktach osobowych pracowników szkoły mogą być przechowywane w oryginale?
W jakich sytuacjach pracodawca może przechowywać oryginały dokumentów?
Czym są kwestionariusze osobowe i dlaczego mogą być one przechowywane w oryginale w aktach osobowych?
Które wnioski pracowników mogą być przechowywane w aktach osobowych w oryginale?

Leszek Skupski
10 lutego 2022 r.
Akta osobowe

Adnotacja o usunięciu dokumentu z akt osobowych pracownika szkoły zamiast zmiany numeracji

Pytanie: Znalazłam błędnie wpięte do części B akt osobowych dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy. Czy mogę przełożyć je do części C, a w dotychczasowym miejscu ich przechowywania wpiąć adnotację, że zostały przeniesione do części C? Czy jednak konieczna jest zmiana numeracji w aktach osobowych?

Leszek Skupski
8 lutego 2022 r.
Akta osobowe

Wydanie kopii dokumentacji pracowniczej pod nieobecność pracownika kadr

Pytanie: Pracownik zwrócił się o wydanie kopii jego dokumentacji pracowniczej. Kto ma przygotować i wydać dokumenty, gdy pracownik kadr jest nieobecny w pracy z powodu choroby?

Wydanie kopii akt osobowych pracownika szkoły – w jakiej formie

Pytanie: Pracownik szkoły zawnioskował o udostępnienie kopii jego akt osobowych. W jakiej formie należy udostępnić jego akta?

Skany świadectw pracy w aktach osobowych pracowników szkoły

Postępująca cyfryzacja życia prywatnego i zawodowego powoduje coraz częstsze wykorzystywanie skanów dokumentów w miejsce przedkładania oryginałów. Sprawdź, czy do akt osobowych pracownika szkoły można włączyć przesłane skany świadectw pracy, czy też pracownik powinien okazać oryginały do wglądu.

Dwie umowy o pracę w jednej szkole a akta osobowe

Dwie umowy o pracę w jednej szkole – ile akt osobowych

W szkołach zdarza się, że są zawierane dwie umowy o pracę z jednym pracownikiem. W niektórych sytuacjach jest to nawet konieczne. Sprawdź, czy dwie umowy o pracę w jednej szkole oznaczają konieczność prowadzenia odrębnej dokumentacji pracowniczej dla każdej z nich.

Orzeczenia lekarskie w aktach osobowych pracowników szkoły

Skierowania na badania i orzeczenia lekarskie po badaniach profilaktycznych pracowników szkoły przechowuje się w aktach osobowych. Nie wszystkie jednak znajdują się w tej samej części dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jak gromadzić orzeczenia lekarza medycyny pracy w aktach osobowych pracowników szkoły.